高校档案工作规范化、标准化管理思考

赵梅娟

摘 要：随着现代科技水平的不断发展，日益庞大和完善的信息资源体系不断促使高校档案的革新，档案的存在形式也发生着质的改变，正在逐步向电子化、自动化方向转变。为顺应21世界新科技、新人才等目标，档案管理的问题也逐渐凸现出来，我国各大高校目前的档案管理水平还处于比较初级和基础的阶段，很难适应经济信息化的大时代背景，加之档案管理人员的专业素质不高，各大高校对档案管理工作的重视程度不够，认为管理档案只是保存，很少用到等等。为此，系统地进行高校档案建设，完善档案管理体制及各项制度，推动各大院校的档案工作更加规范、标准地进行，就显得尤为重要，这也是本文所主要探讨的。

关键词：高校档案 规范化 标准化

中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）06-00-01

前言

目前我国高校的档案管理水平尚不理想，处于最基础的起步阶段。基于这个现状，我们要更加明确档案管理工作的目标，尽快明确与发达国家在档案管理方面的差距，认识到自身的不足和缺陷，面对当今档案管理给我们带来的新机遇和新挑战，找到解决档案管理不善这一问题的方法和策略，在短时间内推进我国档案管理工作的提升，缩短与先进管理者的距离，尽快切实的推进档案的规范化和标准化进程，笔者将对此问题的一点思考进行探讨，为高校提升档案管理工作质量提供参考。

一、高校档案管理的规范化、标准化的内涵和重大意义

我国各大高校巨大的档案库，不仅不是冗杂的负担，而是我国教育事业的一笔重要财富。对档案进行分类，就是进行档案的聚焦，更便于保存和查阅，使得档案体系更加完整。首先，标准化、规范化的管理可以应用电脑进行管理，降低档案管理的成本，节约人力管理的成本。其次，对于传统的档案管理人员和技术水平，要进行一次革新，管理人员要不断学习新生事物，使自己具备较高的网络科技水平，不断提高自己的职业素养、政治素养，培养良好的职业操守。再次，标准和规范化的档案管理，使得档案管理更加简单和高效，具备了先进的档案管理方法和技术，可以使得原来繁重冗杂的分类和整理工作变得整齐划一，加大了档案的存储容量，提高了查询的便捷性、逻辑性和准确性。

二、高校档案工作存在的问题

1.管理制度不健全、管理标准不统一

我国高校档案管理制度的不健全、管理标准的不统一，是各大高校普遍面临的比较严重的问题。在档案管理的过程中，需要对档案进行分门别类的处理，根据档案的价值，进行等级分类，比如划分为一颗星到五颗星的档案类型，运用不同的管理标准和办法进行妥善保管。然而，各大高校的现状却是档案常常有所遗漏，且没有明确的问责制度。具体到档案管理办法，尚没有明确的流程及步骤，档案管理人员的培训没有进行过系统的专业培训，管理环境混乱，管理人员缺乏科学有效的管理方法，对于档案的管理目标是极不明确的。

2.管理人员素质水平偏低

由于高校对档案工作的重视程度不足，很难招到高素质的档案管理人员，档案管理者的队伍当中鱼龙混杂，有一些不能给档案进行正确的分类，不能理解一个专业术语在不同环境背景下的意义，使得档案分类进行的很混乱。还有一些档案管理工作的从业人员，根本没有进行过系统和专业的训练和培训，对纸质版的档案不会进行妥善有效的保管，造成档案的损毁、污迹等，使原始档案受到了二次破环。对于电子版的档案分类管理，更是有部分管理人员缺乏计算机的操作能力，没有这方面的专业知识和素养，造成保存不利以及电子资料的丢失。

3.监管的缺乏

基于我国各大高校档案管理的现状，很多档案管理从业者都是非专业人员，很难自己进行有效的判断和管理，因此，只是凭借这条例和制度，很难约束从业者，使档案的规范化、标准化难以推行和实现。

三、高校档案规范化、标准化的具体措施及实施策略

1.明确管理目标，建立健全档案管理制度

做任何事都有规矩，档案的管理也不例外。《档案法》的出现，规范了档案管理工作，为其标准化和规范化提供了法律依据，让档案管理工作有据可循，有法可依。随着信息化脚步的加快，我国各大高校也需要尽快完善自身的档案管理体制和制度，比如档案修订制度、档案特色管理等，对档案的调用和借阅进行等级制度，防止档案在存储和传阅过程中的丢失，对档案管理进行明确的责任划分，决不能留有灰色地带，模棱两可无法问责。

2.提高档案管理队伍素质水平

档案管理人员的专业素养，对于所管辖档案的专业知识和业务水平，对待工作的热情程度，都很大程度地影响着档案管理工作的好坏。一个合格的高校档案管理人员，应该不断学习和充实自己，在專业领域具备较高的素质，同时，个人能力也很重要，要能够正确分析档案管理工作中遇到的问题，并且具备探讨和解决问题的能力和方法。档案管理者要热爱档案管理这份工作，始终如一的保持着极大的热情，不断地给自己充电，学习最新的专业知识，所谓“活到老学到老”，思想上要与时俱进，紧跟时代的步伐，始终保持在从业队伍的前列，抱着这样的初心去投身于档案工作，这样，档案管理的工作效率会得到稳定的提升，也有助于档案管理的专业化、规范化。

3.提高案卷质量，电子档案与纸质资料共存

信息时代的到来使得档案工作的规范化和标准化日益成为重中之重。案卷和硬件的质量提高，对于档案的妥善保存有着重大意义。只有对文书卷宗进行系统的规范化管理，才能将其归入档案，方便日后的查阅及检索。对于电子档案的管理，不仅需要较强的专业知识，还需要坚实的网络计算机基础。对于电子档案，要与纸质版文书一一对应，保存归档后将原始凭证，即文书，归还，以备日后参考溯源。

结语

综上可知，我国各高校档案管理工作现阶段的主要目标很明确，要改善长期以来的管理漏洞，制定完善的系统的管理体系和管理制度，把高校档案工作的重要性加深加固，提升档案管理从业人员的专业素质也业务水平，打造更加全面的管理队伍，从而把高校档案管理工作向标准化、规范化推进。

参考文件

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