浅析大数据档案信息化建设及其开发保护和利用

赵婷

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-185-02

摘 要 现下是信息经济高速发展是时代，各行各业或多或少都与信息化沾边，信息化无论是从技术研发或实际应用方面都得到了社会的关注，人们对信息化建设的要求也在日益增加。在信息经济发展的时代背景下，大数据的应用也越发频繁，且带来了很可观的成果效益，因此人们对大数据技术的应用越发重视，管理领域希望利用大数据的相关技术对档案进行信息化管理，改革传统档案管理存在的不足之处，建立信息化的管理体系。大数据档案信息化建设对管理领域而言是非常好的发展机遇，能够很大程度的提高档案管理的管理水平，最终推动经济效益，本文以信息经济发展的时代背景下大数据档案信息化为研究对象，介绍大数据档案信息化的基本情况，以及大数据档案信息化的发展趋势等做出概述，希望能够为大数据档案信息化提出有益建议，促进我国信息经济社会的发展。

关键词 大数据档案信息化 建设与开发 保护和利用

一、大数据档案信息化建设的相关介绍

（一）大数据与档案信息化的简介

大数据是需要新的处理模式才有更强的决策力以及洞察力，一次来适应多变、海量、高增长率的信息资产，是一种规模大到在获取、管理、分析等方面已经远远超出传统的数据库的能力范围。大数据具有海量的数据规模与快速的数据流转，多样的数据类型和价值密度低的四大特点。大数据主要目标不是掌握海量的数据信息，二是对这些海量的数据信息进行专业化的处理，将含义特殊、性质相差无几的数据归类化整合。总的来说，如果将大数据比作产业，那么大数据这种产业最终的目的就是提高对数据的“加工能力”，以此来实现大数据这种产业的经济效益，提高对数据的“加工能力”，是大数据的最终目的。

档案信息化就是在国家相关部门对档案管理活动进行统一的规划与组织，将传统的档案管理活动全面应用现代信息技术，利用现代信息技术对档案资源进行管理工作以此为社会提供服务。档案信息化是将传统的档案管理活动转变为信息化管理的过程，将实体转变为信息，在转变的过程中，需要不断的应用大数据技术，结合现代信息化技术，大力的提高我国档案信息化的管理水平。

（二）档案信息化建设的内涵

在档案管理工作中应用现代化的信息技术，对档案资源进行整合、管理与提供服务。档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术手段，再结合现代化的管理手段进行档案信息化建设。档案信息化的目的是为了服务全社会，最终目标就是为了发展档案管理业务，提高现代化档案管理的水平，充分利用档案资源存在的潜在能力，从而更好的促进企业的发展。档案信息化在建设过程中要及时的做出相应的调整工作，让档案信息化建设水平能够在信息经济发展的社会背景下得到更好的发展与创新。

二、大数据档案信息化建设的发展建议

（一）创新发展理念，加强规划指导工作

要想做好大数据档案信息化建设工作，首要工作就是树立大档案的理念，加大理念的传播力度，让各行各业都能够接受并对发展理念有一定的了解与认知，根据企业自身的特色与发展的实际情况制定不同的档案管理体系，要对档案管理体系做创新，每个企业的实际情况都是有所差距的，档案管理体系都大同小异就缺少针对性，出现问题也不能得到很好的解决。要加强互联网在档案管理中的应用，实时进行更新，对优质的信息技术采取应用，存在漏洞的信息技术则需要不断的进行完善。企业必须要将大数据档案信息化建设列入发展战略中的首要目标，充分考虑大数据档案信息化建设与企业自身发展的协调性与衔接性，系统更新要及时，做好维修与升级的工作。要加强大数据档案信息化的管理理念的力度，让企业的全体员工都具有参与意识，让企业全体员工认识到档案信息化建设并不是一个部门或一些人的指责，而是企业全体员工的职责，需要企业全体员工都参与到档案信息化建设工作当中。

（二）加大档案信息化管理软件的开发力度

不同企业的实际情况是不同的，同一套信息化管理软件的使用程度也是不一样的，所以企业要根据自身的实际情况以及实际需要，积极开发适用于企业自身档案信息化管理工作的软件技术。在开发软件技术时一定要遵循安全稳定的原则，确保档案数据的安全性，不被非法分子盗取用作其他用途，保密工作一定要准备充分，还要确保档案数据的完整性，确保档案数据不破坏、损毁，杜绝信息泄漏的风险，开创企业独立的网络，不与外界的公用网络进行相连接，在提取档案数据的时候一定要做好身份认证工作，确保身份信息准确无误之后才可进行档案数据调取，要设置非涉密档案，防止不法分子盗用档案数据，也可以防护病毒的恶意攻击，确保软件与档案数据的安全，不断研发新软件技术，不给不法分子一丝机会。

（三）强化资源体系，完善存在的不足之处

大数据档案信息化建设讲究的是数据的整合工作，要提高对数据的“加工能力”。企业要健全档案信息系统的中心数据库，确保中心数据库不出状况可以正常的运行，还需要加强搜索引擎的强化工作，加大档案信息在企业发展中的利用率，重点关注服务范围与服务质量，确保服务的高质量。还要将档案资源进行科学、合理的分配利用，扩大档案资源的收集范围，丰富档案资源信息。

（四）加强大数据在档案管理中的应用

经济的不断发展，传统的档案管理模式以及难以满足企业的发展模式，因此企业要对传统的档案管理模式进行调整與创新，逐渐将传统的实质性档案管理转移到信息化的新时代档案管理模式，利用信息化将新档案数据进行信息丰富，大力研发大数据档案信息化的新型管理模式。企业要尽快完成对相关部门档案数字化的工作，将原有的纸质档案进行录入工作，按照统计学原理进行档案资料的分类，除此之外，企业还需要引入国内外先进的档案管理系统进行分析工作，并且积极研究先进的档案管理系统完善自身管理系统存在的不足之处，争取早日研发出属于企业自身的优质档案管理系统。最后在使用的过程中还要进行一系列的分析工作并加强管理手段，确保整合的档案数据的真实性与可靠性。

（五）提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案信息化建设中的关键因素，因此要全面提高档案管理人员的综合素质，确保档案信息化建设的管理工作有序的展开，企业必须要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，不断更新档案管理人员的相关知识库，确保档案管理人员的管理意识与管理能力共同发展，档案管理人员不仅要有现代信息技术知识，还要有过硬的专业知识，相关部门要培养复合型的专业人才，不断加强人才培训工作，改善档案管理人员的知识结构，最终达到满足企业发展的需求，适应新时代档案管理工作的需要。

三、档案信息化的开发保护和利用

（一）明确档案信息化开发保护和作用的重要性

档案资源是一个企业的基础性信息资源，里面包含着一个企业大大小小的经济活动以及经济资源，档案资源管理在企业发展的过程中起到十分重要的作用，但传统的档案信息管理模式已经难以满足当前社会发展的进度，因此要不断完善传统纸质档案的管理工作，逐渐将管理工作的重心转移到数字化方面的发展。企业一定要认识到档案信息化开发保护与利用的重要性，要充分了解档案信息化对企业发展的作用，提高整体素质，做好档案信息化开发保护与利用的相关工作，有选择性的选择重点关注对象，促进企业的稳步发展。

（二）健全相应的法律法规体系

要重视档案信息化的宣传工作，加强法律法规体系的建设工作，分析当前相关的法规法律体系存在的不足之处，不断建立并加之完善，健全的法律法规体系有利于档案信息化管理的资源合理配置以及资源整合工作的完成。我国的相关部门要加强完善法律法规，统一管理档案信息资源，确保我国档案信息资源有标准的条例可依，帮助企业发挥自身的优势，实现信息资源共享，促进我国档案信息化的发展。

（三）思维创新，加强档案信息化的开发保护与利用

在大数据档案信息化建设的同时企业要适时抢抓机遇，促进档案信息化管理资源的开发，对传统的管理思维进行创新工作，不断拓展数字化信息资源的传播途径，加强档案信息化开发保护与利用工作，政府要加强改革力度，让互联网手段与信息资源管理相结合，从而满足市场需求。政府相关部门还要完善档案信息化的管理制度，对档案信息资源进行整合工作，利用创新思维重新开启档案信息化管理的服务新方式，让档案信息化管理面向全社會，不再只是为特定的人群服务。

（四）加强档案信息化的服务意识

档案管理工作在企业发展中有非常重要的意义，并且有一定的特殊性，档案管理人员要不断提高自身的综合素质与专业技能，要明确档案信息化的最终目的是为了服务客户，要牢记服务理念，时刻谨记档案管理的意识，主动的向客户提供服务，将档案信息化建设的潜在价值最大化的利用，如果出现特殊情况，需要及时的转变思维，积极创新服务方式，让档案信息化的建设能够满足客户与社会的需求，促进企业档案信息化的发展。

四、结语

简单的文字记录已经不能满足当下高速发展的信息经济社会，越来越繁重的信息让传统的档案管理模式难以喘息，大数据档案信息化建设就成了代替这些信息进行整合工作的便捷方式，目前越来越多的行业在档案管理上运用大数据档案信息化的管理模式，通过档案信息化的管理模式对档案资源进行有效的梳理并且小有成效，发展大数据档案信息化是档案管理今后发展的必然趋势，我们要全面建设档案信息化，提高档案信息化的管理水平，通过目前档案管理的实际情况进行分析并结合大数据技术，希望进一步推进档案信息化的建设历程。

参考文献：

[1] 邱海峰.耐火材料行业大数据建设研究[A].2015耐火材料综合学术年会（第十三届全国不定形耐火材料学术会议和2015耐火原料学术交流会）论文集（4）[C].2015.

[2] 南卓铜，李新，王亮绪，丁永建，祝忠明，吴立宗.中国西部环境与生态科学数据中心在线共享平台的设计与实现[J].冰川冻土，2010（05）.

[3] 李国杰，程学旗.大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域--大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012（06）.

[4] 林珠英.信息化环境下学术交流的优劣势分析及建议[A].信息时代的学术交流——中国科协第四届学术交流理论研讨会论文集[C].2009.