财务共享服务中心业务处理效率管理研究

连斐

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-105-02

摘 要 本文从财务共享服务中心的运营现状出发，研究影响其业务处理效率的主要因素，从流程优化、岗位分工、处理标准、与成员单位沟通、信息系统建设等方面提出了解决方案，有助于共享中心提高业务处理效率、提升服务水平。

关键词 财务共享 业务处理 效率管理

财务共享服务中心，作为大数据时代财务管理信息化应用的创新，犹如雨后春笋般在国内迅速发展，在财务共享服务运营尚未成熟阶段，业务处理的成本、速度和质量直接影响整个财务共享服务中心的价值和未来发展，优化业务处理效率的管理对提高财务共享服务中心的服务水平有决定性的影响。

一、现状及存在的问题

（一）运营现状

财务共享服务中心实施运营主要是基于企业实施统一的系统平台、统一的操作流程以及统一的会计核算方法。财务共享服务中心需要依靠网络信息技术发起并推动，其运营需要依赖一套高效集成的IT信息系统，通过信息系统实现会计业务线上审批受控、会计凭证自动生成、财务管理集中高效、财务信息实时分析等多种财务功能。财务共享服务中心的业务范围，主要包括费用报销、成本核算、资金收付款等会计核算业务，此外还有资金结算、发票管理、总账生成报表、归档管理电子档案、收集分析財务信息数据等辅助管理工作。财务共享服务中心内部运作的关键流程中，审核经济业务会计核算、进行资金结算是其中最为重要的职能。财务共享服务中心从会计核算职能正在逐步向业财一体化的方向发展。

（二）存在的问题

财务共享服务中心上线后，业务处理效率的问题会带来负面影响：其一，新的流程运作模式下，所有职员的角色都发生了转变。上线初期，各个岗位角色转换仍处于磨合期，未能按照岗位职责履行相应的审核和监督责任屡有发生，有关人员业务还不精，动作起来比较缓慢，各个环节衔接不够紧密，导致业务处理效率较低。其二，财务共享服务中心上线后，所有业务都需要按照标准处理。共享中心作业人员由于工作经验等各方面有差异，审核业务需要进行会计职业判断时标准及尺度不够统一，导致同样的业务处理效率不同、处理结果不一致。此外，上线后，所有成员单位的业务都要按照规章制度中的统一标准执行，导致业务处理不规范的单位上线后对部分规范化要求不适应，影响业务处理效率。其三，业务处理效率不好考量，作业的数量和质量需要综合考虑。在业务处理时尽管处理得快、耗时少对于流程运作来讲是有益的，但是要综合考虑管控风险保证业务处理的质量，只有将业务处理的时效控制在合理的区间，才能真正意义上提高业务处理的效率。

二、主要影响因素

从财务共享服务中心成立框架到运营模式，从其依赖的信息技术到日常的管理体系，影响业务处理效率的因素是多维的，归纳为以下几个方面：

（一）流程优化程度

流程优化，是财务共享服务中心高效运作的基础。首先，流程节点设计优化。在符合内控制度要求的前提下，工作流程的设置应精简、优化，冗余的流程会耗费资源，影响业务处理的效率。其次，组织架构设计优化。财务共享服务中心设置权责清晰、分工明确的组织架构，才能够保证流程顺畅、高质高效完成，如果内部部门机构职能重叠，导致业务处理存在扯皮推诿的现象，不仅业务处理的效率受到影响，业务处理的质量也无法保证。再次，岗位分工优化。财务共享服务中心组织内部按照流程、业务模块分工明确，可以最大程度实现科学配置人力资源，提高共享中心内部竞争力，规范业务处理行为，提高工作效率。

（二）业务标准化程度

业务标准化程度高，是成熟运营的财务共享服务中心的标志。首先，财务核算标准化。统一的会计政策、会计核算办法是财务共享服务中心成功上线的基础，如果会计核算在政策及基本要求方面存在差异，会较大程度影响业务会计处理的效率。其次，规章制度标准化。上线财务共享服务的成员单位应执行集团统一的规章制度，个体内控制度应与集团整体制度大同小异，避免出现相悖的规定。再次，其他各业务部门业务标准化。财务共享服务中心负责处理各部门提供的经济业务，如果业务部门管理不够统一、规范，也将使业务处理的效率大打折扣。

（三）系统自动化程度

财务信息系统自动化，是财务共享服务中心赖以运营的平台支撑。首先，系统操作易用性。稳定、安全、易于操作的财务信息系统，是财务共享服务中心发挥职能的基本保证。如果系统运行频繁维护、出现漏洞、难于操作或操作繁琐，影响企业内部用户的系统体验，进而对业务处理效率产生负面影响。其次，系统功能多样性。从企业各项经济业务数据的采集、处理到分析利用，财务信息系统多样化的应用将数据转化成信息， 丰富的系统功能有助于信息的查询，便于提高业务处理的效率。再次，相关系统联动性。财务信息系统的架构、功能及与其他业务系统的集成，是企业信息系统规划的重要内容， 与业务端业务财务一体化运作，能够实现端到端流程效率与流程自动化的提升，为业务处理提供及时、有用的信息支持。

三、管理主要措施

建立完整的运营管理机制，对企业各项经济活动进行全面分析和设计，不断优化、创新工作流程和方式方法，有利于财务共享服务中心的稳定运营和持续改进，促进业务处理低成本、高效率、高满意度完成。

（一）流程优化机制

流程管理是财务共享服务中心的重要职能之一，设立专门的流程优化团队，建立长效的流程优化机制，包括流程的设计、范围、层级、功能需求、对流程定期考核等。业务处理规则变化、系统升级优化、企业经济环境或内控制度发生变化等一系列因素都将面临流程再造的需求，财务共享服务中心需要长期的、持续的进行分析，去除流程中冗余的环节，让工作流程中的节点得到精简和优化。根据流程执行情况持续跟踪、反馈，围绕企业实际管理需求，不断优化流程、不断检验流程并加以修正，通过流程管理循环的实施，建立最适合企业的、最适合财务共享服务中心的业务流程，提高业务处理效率。

（二）岗位分工权责明晰

明确细致的专业化分工，能够提高组织效率。按照不同的业务流程和业务内容设置岗位，不同的岗位负责分工内的业务，对业务的会计核算、内控制度、常见问题、频发性错误能够比较熟练的掌握，将业务做熟、做精、做专，在业务处理时能够直击重点关注事项，按标准熟练处理业务，提高作业效率。此外，建立有效的内部考核机制，对共享中心业务处理人员实施绩效考核，对职员从操作提单量、业务完成周期、业务完成准确率等多方面考评，进一步提高工作积极性。

（三）业务处理标准的制定

对不断细化的工作内容制定相应的业务处理标准，有利于职员在作业时有据可依、有章可循，提高质量和效率。一方面，根据企业内控制度等要求制定详尽的作业标准，形成标准化文档。如审核经济业务时要按照不同的业务类别规定不同的审核要点，详细列明审核时应关注的重点事项，以及审核必须完成的规定动作等。另一方面，按照业务处理标准测试各类业务处理所耗用的时间，利用统计学原理计算作业时效的合理区间，以便于及时排查因消极怠工延长作业时间或不关注质量盲目缩短作业时间等问题，及时进行整改，促进业务效率提升。

（四）与成员单位沟通

积极与共享中心服务的成员单位交流，建立沟通机制，提升服务水平。其一，共享中心应完善员工操作手册、报账指南等指导性文档，加大宣传和培训财务基本业务方面的内容，减少使用财务专业用语，便于业务人员操作应用；其二，根据业务人员的常见系统操作、业务咨询等方面的问题进行分类整理，按时间发布常见问题答疑或提示，既可以给业务人员同样问题统一的回复，又便于业务人员的问题得到及时解答。其三，定期与成员单位就发现的问题、现场管理需求等内容，以书面资料或会议的形式进行沟通，提升业务操作规范，促进实现财务管理工作的需求。

（五）信息系统的建设

功能完善、运行平稳的信息系统是保证财务共享中心高效运作的强有力基础。其一，信息技术的充分应用。财务机器人是信息技术在财务领域的最新应用，利用财务机器人完成大量重复的流程标准化程度高的业务处理，比如与银行对账，可以节约工作成本，提升工作效率。其二，系统功能完善和扩展。增加系统可延伸的各类数据查询、利用系统设置强化内部控制等，能够优化用户体验。系统功能的扩展，比如总账自动生成报表、资金收付银企直连，增值税进销项发票管理与税务局直连等，可以直接简化人工操作，流程自动化程度较高，可以极大提升业务处理效率。其三，与业务系统互动互通。增加财务信息系统的融合度，实现与各业务系统的数据交互，利于在事前规范业务，使财务信息系统变成企业整体信息系统的有机组成部分。

综上，提高财务共享服务中心业务处理效率，能够释放更多的人力从事更高附加值的工作，促进财务人员转型，提升财务共享服务中心的运营价值，为企业管理提供良好的支撐，持续为企业发展助力。

参考文献：

[1] 陈虎，陈东升.财务共享服务案例集[M].中国财政经济出版社，2019.

[2] 柏宇.财务共享模式下内部控制问题研究[J].纳税，2018（4）：152.

[3] 荆峰.大数据时代的财务共享问题研究[J].财会研究，2018：95.