大数据时代医院档案管理工作的新思路探究

金奚佳

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-099-02

摘 要 档案是记录医院各项工作的重要载体，包括医疗科研、医务人员管理等内容，可以分为病例、科研、人事、行政等多种类型。文章以医院档案管理为研究对象，就大数据时代医院档案管理工作的新思路进行探讨。

关键词 大数据时代 医院档案管理工作 新思路

医院档案记录了医院的医疗、管理、科研、人事等方面的内容，能够为医院管理、医疗科研等积累经验和提供病例资料等方面的支持，给医患纠纷提供有力的证据，为医师的诊断提供科学有效的参考依据。在大数据时代，医院必须在档案管理工作中注重思路的转化，找出存在的问题，才能有的放矢的加强对其的应用。

一、加强医院档案管理的重要意义

医院档案主要借助纸张、光盘等媒介，将医院的病例、医疗及日常管理等内容记载下来。档案管理可以记录医院的发展历程，是医院管理的重要内容之一，能够为医院的科研和医疗技术的提升提供可靠的依据。因此，作为医院，应该高度重视档案管理工作。精细化管理就是将医院的各项档案资料按照各个环节进行精准分类、精准存档和精准查询，从而提高档案管理的效率和质量。如某医院将各类档案进行分类，将医疗档案管理的流程进行优化设计，充分借助计算机网络信息技术等手段，可以建立健全医院档案数据库，这样就可以为医务人员提供可靠的数据信息支持，也能医务人员工作提供有效的参考。而从中就会形成大量的数据，利用大数据辅助档案管理，能更好地促进档案管理成效的提升。

二、大数据时代医院档案管理工作存在的主要问题

从当前医院档案管理来看，在大数据时代下，传统的档案管理工作已经难以适应时代发展的需要，主要是存在的管理比较粗放的问题，这就影响了医院管理的效率和质量。

（一）管理责任不明

有的医院对档案管理不够重视，管理比较混乱，主要体现在责任不明晰方面，存在着职能交叉、重叠等问题。如由于管理责任不明确，对病例等档案资料没有进行及时的分类收集，从而就很容易出现病例档案丢失的事情。当需要找这些病例资料时，就很难准确快速地找出来，降低了工作效率。有的对档案管理较为混乱，导致医生可以借鉴的档案资料比较少。

（二）管理效率低下

有的医院虽然安排了档案管理工作，但是由于缺乏科学有效地安排，因此，在医院档案的归档、立卷等方面不够认真负责，存在较大的随意性，这样就导致档案管理工作的效果较差。正因为档案管理效率低下，也就影响了档案管理在医院管理中的积极作用。如由于档案管理不到位，而导致在医疗研究中难以提供科学有效的参考依据。

（三）信息水平不够

由于对医院档案管理不够重视，办公条件较差，缺乏独立的档案管理场所，大多与办公室、仓库、档案阅览室混合在一起，存在较大的安全隐患。档案管理设施设备配备不到位，特别是在防火、防潮、防虫咬、防腐蚀和防盗窃等方面没有采取安全有效的措施。现在已经进入信息化时代，但是医院档案管理的信息技术水平比较落后，仍然只停留在纸质材料档案上，而没有充分借助计算机信息。加上纸质档案体积大，所占空间多，保存起来比较困难。有的因为在档案信息电子化建设方面比较滞后，导致纸质材料档案的内容与计算机信息相脱节。由于医院档案管理主要是采取人工的方式，导致档案管理工作效率较低，也就影响了医院其他工作的高效运行。

三、大数据时代医院档案管理工作的对策

大数据背景下，医院档案管理工作应一直坚持以数字化为重点，并创新档案管理模式为目标，切实注重以下工作的开展，才能更好地满足实际管理工作的需要。尤其是要在档案管理工作中发挥大数据的作用。

（一）完善制度，科学管理

档案管理要实行全程动态化。一是坚持事前谋划为先。要做到任何一项工作，都需要科学全面地谋划，做好充分准备，为后续管理奠定坚实的基础，这样才能确保档案管理工作取得实实在在的效果。针对不同档案类型的隐私程度不同，制定相应的制度，将公开和涉密类档案的查阅权限予以区别，科学分级分类，还要合理安排查阅过程中的控制。二是坚持事中控制为主。要根据医院各个工作的流程，科學制定档案管理的具体流程，确保档案管理科学化、高效化运作。在档案管理过程中，要突出重点，针对重点岗位、重要手术、关键部位、薄弱环节，采取全程化重点跟踪，确保各块档案资料收集更加及时完备。可以采取先尝试运行，根据运行中出现的具体问题，再进行调整和逐步完善，使得所制定的制度更为科学高效。三是事后控制为要。针对各块工程的流程不同，加强档案后续管理的方式方法也不尽相同。要切实做好档案资料的登记、收集和整理，在后续工作中，要切实做好档案查询、借阅、保管、销毁和保密等工作。

（二）加大投入，强化保障

作为医院的决策高层人员，应该充分认识到医院档案管理的重要性和必要性，从而高度重视医院的档案管理工作。一是加大经济投入，改善医院档案管理条件。配齐配强医院档案工作所需的档案室、档案柜、保密柜，做好防火防潮防盗防腐蚀等方面的硬件设施建设。二是注重信息建设，加大医院档案无纸化管理。配备档案管理所需的计算机网络信息技术所需的硬件设施，建好医院档案数据库，借助档案信息系统，可以实现精准、快速、完好的信息存储，且能够多处备份，能够实现一键式精准查询，比纸质档案的查询要方便许多。三是加强档案信息化管理人才队伍建设。提高档案工作人员的工资福利待遇，将致力于从事档案工作的优秀人才吸纳到医院档案管理队伍中来，实行绩效管理，对于工作认真负责、表现突出的，予以一定的奖励。对于表现不好的，则要予以严格惩罚。同时，要加强对档案人才的培养，做好培训规划，强化培训过程管理，以确保培训取得实实在在的效果。

（三）加快医院档案信息化建设进程

大数据背景下，医院档案的信息化建设应一直坚持以数字化为重点。首先将数字化当作医院档案管理的发展方向，并同时以医院档案的网络化为基础，把医院档案信息化资源的整合和可视化当作目的。其次相关部门，在以数字化资源为核心的前提也，还需将视野放在完善管理体系方面中来，不断提高医院档案管理能力，利用构建图文一体的医院档案管理登记模式，良好的提高医院档案应用率。除此之外，在以数字化为资源核心前提下，还需保证统计业务实现办公自动化，在此基础上，实现部门内信息资源共享。但是在内部信息资源共享的同时，为确保数据信息的安全，还要建立相应的保障机制，切实加强对大数据的安全管理，并加强云计算技术的应用，构建安全的信息系统机制和完善的云安全系统，才能更好地促进信息化进程的加快。此外，信息安全是一个持续不懈的工程，所以我们必须在信息化建设中发挥自身的优势，切实强化大数据档案管理工作的开展，以适应新时代发展的新需求。

（四）大数据时代下创新医院档案管理模式

伴随着医改的不断深入和实施，必须对过去医院档案管理方式进行创新，医院档案管理需朝着信息化管理发展。创建庞大规模的数据资源系统与数据处理系统。构建医院档案管理的数字化模型，用全新的方式，通过对庞大数据进行分析，得到档案部门特有的一种全新型的服务功能。因此，大数据背景下，医院档案实现信息化管理还需对现有信息资源进行合理整合。在重视信息资源整合过程中，首先，需从根本上解决，医院档案信息化管理中信息零散的问题，在此过程中，如想保证医院档案管理能更高效，便需对整体格局进行优化，只有解决资源零散问题，才可以提升管理效率。其次，工作人员在对信息资源进行整合的过程中，还需重视强化档案管理结构性，尽量防止信息的零散性和不確定性，对工作进行不断总结，只有这样才能不断进步，并将医院档案管理工作充分的做好，逐渐不断完善，并同时，提升医院档案管理的信息化发展。最后，在利用大数据加强对档案管理时，需要借助大数据分析工具，加强对档案的分析，并结合档案分析的结果，找出在档案管理工作中存在的不足，并结合存在的不足，切实加强对其的优化和完善。比如在档案数据上传到云系统过程中，经常存在上传时间较慢的问题，需要在基于大数据的传输机制的完善，加上带宽速度的支持，能有效的促进档案上传、备份、下载、删除和修改等工作的便利性提升。

（五）对软件和硬件需加强管理

大数据背景下，医院档案管理的信息化需对软件和硬件的管理不断加强。首先，工作人员需大力开发新软件、新技术，同时还需从技术上解决信息技术中的各种问题，有效改进信息管理滞后的相关问题，从而应用新技术和新软件不断优化医院档案信息化。除此之外，对于软硬件设备需加强管理，管理中需以先进设备使用技术为基础确保医院档案信息化管理的高效性，对基础设施加强整合，可以确保管理稳定性。另一方现，在对软硬件进行管理时，还需对数据进行处理，由此可以节约大量时间，从而更有效的提升医院档案管理的效果。

四、结语

综上所述，精细化管理是医院档案管理发展的必然趋势。加强精细化管理，有利于增强管理的针对性和有效性，减少医院档案管理的人力资源浪费，提高管理的效率和质量。因此，在医院档案管理中实行精细化管理，就要完善管理制度，优化管理的硬件和软件条件，改进管理的方式方法，尤其要发挥计算机信息化建设的优势。

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