浅谈知识管理在企业档案管理中的应用

杨子樱

摘要：本文以浅谈知识管理在企业档案管理中的应用为主要阐述，结合当下知识管理和档案管理以及知识管理在企业档案管理中的应用方法为主要依据，从知识管理在档案管理工作流程的具体使用、知识管理在档案收集中的有效实施、知识管理在档案管理开发和利用的使用这几方面进行深入探讨和分析，其目的在于加强知识管理在企业档案管理中的运作效率。

关键词：知识管理;档案管理;开发和利用;信息收集

中图分类号：G271

文献识别码：A

文章编号：1001-828X（2019）010-0071-01

引言

我国经济发展不断提升，信息对人们生活和工作具有一定价值，对企业未来发展起着不可忽视的价值。以信息技术和互联网为基础对现代工作形式进行创新，将其不断应用到企业不同领域和行业中，是现在企业档案管理的重点内容。档案信息管理能够通过信息技术的发展实现数据的统一化管理和控制，是档案管理工作朝着信息化管理方向发展的主要依据，是对档案价值有效升华的体现，也是对档案管理有效拓展的过程，可以促进档案事业的进步和发展。

一、知识管理和档案管理介绍

知识管理主要以人为中心进行，在实际管理中要针对突出的知识进行研究和管理，融入信息技术创新为发展基础和目标进行，投入全新管理理念和思想。在现在管理形式影响下，想要对档案实施信息化管理，需要结合时代发展潮流和趋势进行，改进基本措施和方法，为档案管理创造有利条件。知识资源融合体系是对企业中所有数据进行收集和整理，知识管理和档案管理的基本功能如下：第一，准确、及时，可以全面收集企业的所有相关数据和知识。第二，通过科学处理，可以将其转化为一种统一格式和形式的数据，将知识和信息变得更加程序化和有序化。第三，可以将处理后的资源和信息全部有机保存在数据库内，知识资源服务体系基本功能就是对企业不同部门和人员提供可以使用的信息和知识，为其提供更加便利的信息入口和出口等，而且，也可以不断接受和吸收外界服务反馈内容[1]。

档案一般是由文件和档案组合而成，针对文件进行合理管理，知识管理是对知识进行反复研究和分析，是文件的关键性工作，知识是档案管理中重要组成部分。知识一般分为显性和隐性两种，显性知识也称之为编码知识，人们可以依据口头传输、教科书、文献、多媒体以及视听等方式获取基本信息，在使用语言、文字和数据库等通过编码形式进行合理有效传播，便于人们学习。现在档案管理是知识管理范围的一个重要内容，所以可以称之为知识管理形式。文件、档案是档案管理和知识管理所要面对的管理对象，由于信息技术和科学的发展，管理途径和形式也在不断变化和改进，在管理中对象出现看重叠现象。

知识管理和档案管理都属于信息管理体系，在信息资源管理角度上分析，知识管理和档案管理都是对数据进行更加深层次的研究和处理的过程。对信息管理进行完善，使得信息更加全面和合理，提升信息管理模式。档案管理主要是纸质信息和网络信息，要对网络信息进行有效开发和利用。纸网络档案管理主要是对档案信息通过信息技术对其进行收集、整合、保存等，使得信息可以合理有序保管起来，确保企业档案管理更加安全。

二、知识管理在企业档案管理中的应用方法

1.知识管理在档案管理工作流程的具体使用

知识管理在档案管理工作中的收集信息、整理数据、统计等不同步骤中得以广泛应用，是一种比较普及的工作内容。现在出现很多企业、政府机构、单位、研究结构等都在使用办公自动化（Office Automation，简称OA）系统实现办公工作，主要针对企业文件、会议等内容进行管理的一套流程，在实际工作中已经将大部分信息和数据转化为档案管理[2]。在办公系统中深入管理就需要将知识管理变为工作基本职能，重组档案为基本业务管理，对所有相关数据和信息进行系统化整理，借助现代化信息对其进行服务和管理，实现档案信息化、数字化管理，将档案室创建的更加先进化，使用创新理念进行管理，增强企业档案信息利用，是将知识管理纳入到档案管理中的一个重要过程。

2.知识管理在档案收集中有效实施

在企业档案信息管理过程中，已经出现了越来越多档案载体，一些知识书籍、图表、图像、音乐、电子文档等不同形式，使得方案形式更加新颖和创新，主要以动态形式展现在人们面前，对不同类型和内容的资源和信息进行全方位收集，是档案管理中重要组成部分[3]。文书档案管理可以使用传统形式进行，电子档案则需要目录收集整理，无法脱离信息技术进行收集和管理，通过检索形式进行判断和确定查询地质等，依据检索地质在档案资源中收集和查询相对应的信息和档案内容。

3.知识管理在档案管理开发和利用的使用

档案信息开发形式多种多样，不断提升和增多，档案信息的整合和出现使得企业利用率在不断提升。档案信息开发服务可以将工作分为分享、独享和共享等三种不同类型，信息共享中信息可以被广泛使用，不需要考虑和分析信息的安全性和秘密性，可以将档案信息通过信息技术上传给企业中所有终端用户。档案分享则是指信息的分类，依据一定标准和规则对其进行分类处理，在对其进行归纳和总结等，依据用户实际需求进行开发和研制，此部门信息不包含企业重要安全性信息内容。

三、结语

以知識管理为基础的档案管理是现在档案管理的主要形式，在管理过程中要有效使用信息技术，结合时代需求和管理能力对档案进行管理，以此实现档案信息的分享和有效管理，为档案数据模式提供有利条件。企业档案管理要具备一定知识特点，为企业提供基本知识内容和资源，对企业未来发展和档案管理具有不可忽视的价值和作用。和处理的过程。对信息管理进行完善，使得信息更加全面和合理，

参考文献：

[1]杜克.知识管理在企业档案管理中的应用[J].机电兵船档案，2016（3）：10-11.

[2]徐和华.知识管理背景下企业档案管理模式[J].中小企业管理与科技：中旬刊，2016（2）：55-55.

[3]常金玲，宋鹏杰.面向知识管理的企业档案管理创新发展[J].兰台世界，2016（23）.