事业单位档案归档文件整理方法的思考

尹鑫

摘 要：档案是通过收集工作中的文件资料所获得的，它是实现档案管理工作的物质基础。档案收集质量的好坏直接影响以后各项工作的开展。事业单位档案归档文件的整理，更是影响着单位今后工作的开展。本文就事业单位档案归档文件整理的方法进行了分析，希望可以进一步提高事业单位档案整理工作的顺利进行，提升档案管理水平。

关键词：事业单位；档案归档；文件整理；方法

事业单位档案归档文件整理工作中，在收到文件资料后，以日期或类型等对现有的文件进行整理、归纳，形成一系列的文件资料。文件资料在收集到档案室后，就要运用科学的方法对文件资料进行整理、立卷归案、编号上架形成档案。要想做好档案的归档工作，就要先整理好文件，文件是档案的物质载体。档案归档文件整理方法是否科学合理直接影响着档案文件管理工作的开展。

一、事业单位档案归档文件整理的主要原则

第一，档案保管和利用的基本原则。在档案有序化管理过程中，应首先满足档案的安全性，其次要体现出档案的作用。目前，计算机技术已经应用到档案管理中，实现了将不同分类中同一事件的档案信息快速检索出来，成为迄今为止保持归档文件在档案信息中的联系的最有效方式，实现档案的成套应用。

第二，遵循文件形成规律原则。事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映情况了事业单位活动的历史面貌。文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思，在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整，要注意文件本身要完整、像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系点；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。

第三，档案保存工作的基础原则。在档案管理中，不论是本单位产生的，还是上级单位下发的相关材料和指示，都与文件材料来源产生了不可分割的联系。因此，保持文件的来源清晰，成为了档案保存工作的重要基础原则，包括文件的时间、内容等方面的联系，这样，才能体现出档案记录历史的特点。事业单位档案在形成过程中包含着很多他人的劳动成果，也能直接体现出档案之前的整理情况。因此，在事业单位档案保存工作中，应该做到不拆卷整理。部门整理归档的档案，应对原卷进行仔细研究和检索，对之前整理中的错误之处进行纠正，确保档案文件整理工作的有效进行。

二、事业单位档案归档文件整理的方法

事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等，具体的整理方法如下：

（一）文件资料整理的方法

首先，要实现文件保存价值的有效区分，对文件进行分卷整理。根据相关法律条文规定，处于不同保管期限的文件材料，要根据保管时间的长短来对其价值进行区分。其次，本单位内的党委文件要和行政文件材料相区分，并分别立卷存档。例如某市人社局，在收到或者拟定相关党委文件时，有指定工作人员对相关业务进行接手并处理，有效避免与行政事务文件混淆。再次，不同年份的档案文件不能一起立卷。另外，很多事业单位中存在加密档案，对于这种文件，工作人员应该与普通文件区分开，秘密文件中的规范和要求与普通档案要求不同，如果不进行分开立卷，可能会造成文件内容的泄露，为事业单位带来巨大损失。最后，对特殊载体的文件要和文字文件一样，进行统一的归档整理，这样可以保证特殊文件不受破坏。

（二）档案的分类方法

档案的分类主要是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。换言之是对整理好的文件进行保管、排架、存放等，即是对档案进行管理分层。这里所说的档案分类主要是指实体分类。在档案实体分类中，第一层是国家全部档案宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。第二层的分类是档案室内区分全宗。第三层的分類是全宗内档案分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位—案卷。归档文件材料的整理就是进行这样的分类。

（三）档案的编目方法

以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注，狭义的编目是指结归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制，档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页张号等，其中全宗号是档案室指定给每个全宗的代码，案卷号是档案室内案卷排列的顺序号，件号是卷内文件的顺序号。页（张）号是卷内每页文件的顺序号。

（四）信息化档案归档文件的整理方法

随着计算机技术的不断发展，事业单位实现了对档案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通过计算机，事业单位可以对相关档案管理软件进行下载和使用，之后对档案实施信息化电子管理。利用计算机，工作人员可以根据不同的时间、来源和部门等信息，将事业单位中的电子档案信息进行有效分类，并传送到相关文件夹中进行保存和管理，这样，可以提高档案的管理效率。通过这种管理方式，不仅有效缩短了管理时间，也实现了档案实际储存空间的节约。例如某事业单位通过使用信息化档案管理，节省出一间工作室，相关工作人员将工作室改装成了活动室，有效改善了事业单位的工作气氛，增加了职工之间的互相交流。

三、结语

总之，各个事业单位的情况不同，为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，不断完善档案归档文件整理工作的流程，促进整理工作顺利的进行，进而促进事业单位档案管理工作整体水平的提升。

参考文献：

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