网上报销系统与防范企业财务管理风险策略研究

/中国运载火箭技术研究院

对于现代化企业而言，资金是支撑其良性运营及健康发展的重要因素，企业要想实现健康发展，就必须保证资金周转的灵活性与科学性。在资金周转过程中，报销是常见的财务活动，而传统报销工作周期较长，审批项目较多，工作效率相对低下。因此，采用先进的网上报销系统可以有效弥补其缺陷与不足，通过网上报销系统不仅可以实现财务管理的科学性，同时能够不断强化财务管理中显现或隐现的风险防范。

一、网上报销系统对于企业财务管理的优化效果

智能化管理手段在现代企业管理工作中的作用愈突出，财务管理中数据信息收集应用中的全面性、准确性与及时性就愈重要。传统的报销工作方法在数据采集与信息处理方面存在明显的滞后性，很大程度上会影响财务管理工作的效率与质量。随着信息技术的高速发展，网上报销系统的应用也愈发灵活高效，它不仅能很好地满足企业报销工作流程与高效财务管理工作的实际需求，促进现代企业实现高效化和个性化发展，同时也可以有效推动企业财务工作向支持型及管理型方向发展，提高财务管理工作质量，完善现代企业财务管理机制，减少财务管理中的重复工作，充分发挥财务管理工作在推动企业长远发展方面的巨大价值。充分利用信息系统实现报销工作与财务管理工作的“一条龙”式处理，能够切实起到强化预算控制、促进企业资金优化配置、强化企业财务监控与经营风险管控的重要目标。

网上报销系统可作为数据信息收集平台发挥其重要价值，对网络财务报销内容进行模块化整合，并通过网上报销平台实现对财务报销的一体化管理，通过该系统实现财务报销数据信息的共享与集成，为企业强化内部控制发挥辅助作用。

二、网上报销系统应用中存在的风险

1．网上报销系统的自身缺陷

在网上报销系统中，数据信息的填列理解难度较高，会计凭证的生成智能水平较低。许多企业中的报销人员由于自身财务知识积累有所不足，在进行网上报销凭证填列时往往存在错误填列的问题，难以严格按照费用报销的具体内容与具体项目精准选择相应的经济分类科目，影响费用报销工作效率及工作质量。

网上报销系统的业务编码工作具备一致性规则，网上报销系统是否成熟稳定会对会计凭证生成效率及智能水平造成限制。现阶段的企业网上报销系统在智能生成报销凭证方面尚未实现全面自动化与智能化，还需要会计人员及财务管理人员的有效调整，具体表现为在渠道不同的情况下资金支付的不同难以与会计科目支出类型精准对应，也无法实现网上报销系统与企业财务账务处理之间的精准衔接。

2．传统费用报销模式的不足

现阶段，网上报销系统依旧采用后置审批模式，财务审批模式较为单一，导致网上报销系统工作效率不高。网上报销财务审批工作的后置性会使财务报销人员及经费项目负责任人对于企业财务制度的把控不够全面与精准，有可能存在对前期信息录入、财务审批环节的忽视，当发现前期错误问题时又要求重新整理、更正并弥补错漏，导致财务管理工作效率低下。

在运用网上报销系统时，传统的企业财务管理风险依旧存在，主要是由于财务制度完善性不足、财务风险意识淡薄等影响财务管理工作的开展。财务管理工作中，财务风险防范及风险控制是其重要职责，而个别中小企业在财务管理工作过程中存在主观意识较强的问题，这些企业的财务管理人员按照自身工作经验及管理经验进行财务管理决策，影响了财务管理决策的客观性。企业的财务风险控制意识不够全面，将会影响企业财务风险管理体系的系统性与全面性。如果不能建立正确的财务风险价值理念，就会导致企业财务风险管理能力低下，从而影响企业财务管理工作的科学开展。

三、网上报销系统对企业财务管理的风险防范策略

1．采取有效措施弥补网上报销系统的既有缺陷

针对网上报销系统报销信息填列方面存在的问题，可采用向导式填列方法，以避免财务管理人员专业性不足所导致的信息填列问题，对会计核算标准及会计核算行为加以规范。应当设计直观、简洁的信息录入界面，根据报销内容及报销额度等具体信息，由系统向使用者进行提示，引导使用者正确填写费用报销信息。

网上报销系统设计与建设时，还要对会计核算标准加以统一，对会计核算流程进行规范，优化管理，确保报销行为、报销模式及报销信息的标准化。系统应当根据具体的报销信息自动摘取其关键信息，包括科目、额度、支付方式等，生成智能化凭证，切实提高费用报销及会计核算的精准性。

针对传统费用报销模式中的固有缺陷与问题，应当制定前置化财务审核工作模式，建设手机财务预审模式。在整体审批流程的第一个环节就开展财务审批工作，只有切实保证财务预先审核通过，才可向下一个审核阶段进行推送。前置化的费用报销审批模式的应用，可以有效避免由于费用报销审批项目的缺失而导致的费用审批工作效率低等问题，以减少二次录入及二次审批等重复性工作。

2．建立明确的财务管理风险管理思路

与人工报销工作模式相比，网上报销系统的应用依旧存在一定缺陷与不足，还需要通过具备系统性与严谨性的财务管理制度对网上报销系统中存在的问题加以弥补，有效降低企业财务风险。首先，企业应当以网上报销系统的整体布局为基础，对网上报销系统的功能定位加以明确。网上报销系统的设计与应用，需要充分考量该系统与其他系统之间的相互协调和数据支持，强化数据信息的共享与应用，避免出现信息孤岛问题。

其次，企业还应从整体层面合理规划管理系统的布局及功能要求，对相应功能进行集成整合，为该功能模块与其他软件系统之间建立全面衔接。网上报销系统的应用，是企业财务管理信息系统的重要组成部分，要对企业中各种财务费用报销中的信息填报、信息审批、预算配置、预算监管等功能的实际需求加以有效解决，并结合银行智能支付系统及智能化凭证系统，以实现便捷支付与自动制证。企业所需的财务管理信息系统规模越大，就需要投入更多的时间成本以完成系统设备与系统建设。但在整体布局的过程中，应当突出其前瞻性，以切实保证系统的实用价值，这就要求在网上报销系统规划与建设之前要进行科学论证，以有效避免系统建设缺乏创新性或资源不必要消耗等问题。

3．从系统设计开发环节开展风险控制

对于企业而言，外购网上报销系统相较于自行开发或自行主导系统设计的难度较高，在许多情况下外购网上报销系统的设计与应用并不能够充分满足企业费用报销的真实需求。因此，企业可基于自身的实际需求主导系统开发与设计工作，明确财务管理风险内部控制的具体要求，明确系统授权管理的具体权限，尽量减少或消除人为因素对于系统设计及应用的影响。

在系统设计与开发环节，应当充分考量数据的可靠性及全面性，避免数据信息出现失真或遗漏现象，为后期的信息数据精准传递提供保障。系统设计与开发应该切实保证系统具备后期的可调整性，以确保网上报销系统具备系统运行流畅、界面友好便捷、系统保密安全、数据信息共享等功能优势。网上报销系统还应当具备较强的信息全过程跟踪功能，切实保证网上报销系统报销流程的标准化及流畅化，使得网上报销系统为信息数据共享与集成提供重要平台。在进行二次软件开发过程中，要加强信息系统开发的全过程跟踪管理，做到专人沟通、专人跟进，确保按时保质完成。针对财务管理人员因专业性水平不足所导致的费用报销工作难以有效推动的问题，企业在进行网上报销系统设计与开发之后可组织财务部门及相关岗位人员开展专题讨论、技术培训与专业教育工作，以全面提高相关人员的专业水平与系统应用能力。

4．从系统运行应用环节开展风险控制

对于企业的网上报销系统而言，用户的登录及访问应当以账号与密码作为身份认证信息。登录权限不同，数据信息的查询范围也有所不同。企业应当强化对于数据信息的安全管理，限制人员访问权限，因此也要求企业充分明确信息数据安全性的重要性，要求企业内部员工强化信息保护，注重信息安全，避免随意泄露数据信息的现象，以及因个人泄漏密码造成违规操作给企业或个人造成的损失，一旦出现这种问题，则应当及时采取有效措施进行问责。网上报销系统的应用，应当与智能化网上支付系统、自动化自动制证系统之间实现全面衔接，共同搭建系统化的网上报销系统闭环管理平台，对费用报销于系统制证的数据信息进行互相核对，为数据信息的一致性及统一性提供保障。

网上报销系统的应用，还可以合理利用大数据挖掘与分析技术，实时收集财务数据，从费用报销的整个环节入手强化数据信息的共享与集成。从业务立项时，就开展经费预算信息的跟踪收集，时刻关注经费预算的管理与控制工作，以加强经费预算管理与有效控制，确保经费预算管理工作能够全面落实，为企业的财务管理与决策提供支撑和帮助，有效规避财务风险，全面提高企业财务管理质量及财务管理工作效率。另外，在系统运行时，为了切实提高系统应用效果，强化企业财务管理工作质量，还应当做好系统维护及风险管控。

5．优化网络报销工作

网络报销推广过程中，个别企业存在难以取得票据电子复印件的问题，而这些企业对于票据复印件的重视主要是由于企业对于报销票据的内部审计工作要求细致，但在实际工作中企业不具备商业金融机构的软件及硬件条件，在报销时纸质票据与电子票据难以完整对应，基于此，企业可基于凭证附件开展电子采集工作。

同时，个别企业目前尚未实现网上签批。针对这种问题，企业应要求报销经办人向企业财务部门提供单据的电子附件，经过审阅之后进行签批。为此网上报销系统应具备“数字签名”功能，以满足领导干部的网上签批需求，同时也可有效规避“伪造印章”等问题。另外，网络报销技术的应用，还可以避免财务报销过程中存在的信息不对称问题，企业应根据具体工作要求绘制网络报销流程图，并对具体报销流程进行细致化讲解，员工可通过企业官网或者社交平台进行下载并浏览。企业海需开展透明化管理，定期宣讲财务报销政策等，以优化网络报销工作。

6．保证网上报销规范性

网上报销系统的建设与应用，还要充分保障企业报销业务开展的规范性，以保证信息传递的流畅性。

报销单规范。报销单的填写工作极为重要，直接影响费用报销工作的开展。网上报销系统中报销单的信息填写需具备容错控制，报销单格式统一，可有效避免费用报销出现格式不统一的问题。

费用标准规范。对各种费用标准进行系统化定义，当费用超出规定标准时，系统会自动提示告警，以有效避免费用报销超标的问题。

差旅补贴标准。在网上报销系统中对差旅补贴标准加以规范，可有效避免差旅补贴标准不一的现象。