高校大型贵重仪器设备开放共享保障体系建设—以西部地区某省属重点高校为例

于乐兵, 尹洪峰, 初士兴, 郭振宇, 顾慧敏

(西安建筑科技大学 实验室与设备管理处, 陕西 西安 710055)

大型贵重仪器设备的数量及利用水平是衡量高校办学实力的重要指标之一。随着我国综合国力的增强和对创新驱动发展的追求,政府与企业对于研究平台的投入越来越大,高校、研究院所和企业的研究条件得到极大改善。尽管如此,也很难有一所高校或一家企业实验室,仅凭自有的研究条件,能够完全满足其教学或研究人员的所有仪器设备需求,这就需要学校、企业、研究院所之间，以及单位内部不同的研究与教学单位之间实现仪器设备共享,以便物尽其用，尤其高校实验室更应如此。然而由于实验资源条件、仪器设备管理水平、实验技术队伍等方面差距较大,导致各高校开放共享实施效果不一,如何提高大型贵重仪器设备的使用效益是各高校面临的共同课题。本文在对近年来国内部分高校在大型贵重仪器设备开放共享模式及管理机制进行调研的基础上,深入分析我校大型贵重仪器设备开放共享面临的问题,提出了实施大型贵重仪器设备开放共享的具体措施。

1 设备开放共享存在的问题

1.1 管理体制机制不够健全

大型贵重仪器设备开放共享是一个系统工程,需要依靠各方的团结协作与共同努力,涉及到仪器设备管理部门、学院、实验室以及设备操作员(管理员)几个层级,理顺管理体制机制尤为重要[1]。目前我校大型贵重仪器设备的使用在各学院、各实验室、学科点、课题组分散管理,造成大型贵重仪器设备缺乏宏观统一管理,影响使用效率和效益,同时也造成大型贵重仪器设备重复购置现象的发生[2-5]。

1.2 长期形成的传统观念影响开放共享

很多高校的实验室及仪器设备长期以来都沿用分散式管理的传统方式,设备多用于本学院教师及学生的教学科研,学院间共用共享程度不高,开放力度较小,导致大型贵重仪器设备长期为某一学科或某一实验室服务。此外，部分教师受传统观念的束缚,共享意识不强,使相当数量的大型贵重仪器设备,特别是科研经费购置的仪器设备不能实现共享,仪器使用率偏低,甚至被长期闲置。由此可见不转变传统的思想观念,就无法建立资源共享的理念,更难以实现大型贵重仪器设备的开放共享[6]。

1.3 缺乏开放共享的相关制度保障和激励措施

建立科学、合理、可操作性强的开放共享管理制度和激励措施是实现大型仪器设备开放共享的先决条件,只有做到有章可循,才能保证设备开放共享的良性运行。激励机制是提高大型贵重仪器设备开放共享体系管理水平和运行效益的重要推动因素[7-8]。

1.4 设备使用效益考核评价机制不健全

目前对大型贵重仪器设备使用效益缺乏科学严格的考核。一方面,缺乏完整的考核机制和奖惩制度,或有制度却没严格执行,无法约束和激励提高大型贵重仪器设备的利用率。另一方面,考核体系不够科学,无法全面客观地考核设备的使用效益。

1.5 开放共享的信息化管理水平有待提高

随着大数据时代的到来,互联网、物联网、云计算、人工智能等先进技术推动了高校仪器设备管理信息化技术的发展[9]，促进了管理模式和管理手段的创新,提高了管理效率和服务质量。信息化管理平台是大型仪器设备开放共享管理的重要载体。需结合学校实际,制定仪器设备功能及服务对象清单,将大型贵重仪器设备纳入校级管理,建立统一管理、科学调配、资源优化的仪器设备使用平台和信息平台。

2 注重顶层设计,加强制度保障

制度建设是一个制定制度、执行制度并在实践中检验和完善制度的动态过程,在理论上没有终点。加强制度建设是保障大型贵重仪器设备实现开放共享、规范运行的有效手段。为了推进实验室开放共享,尤其是大型贵重仪器设备的开放共享,我校先后出台了“实验室开放共享管理办法”和“实验室技术服务管理办法”。

2.1 明确管理体制机制，加强制度建设

实验室与设备管理处是学校实验室开放共享和技术服务的管理部门,各学院主管院长(主任)负责本单位实验室技术服务工作及建立健全本单位实验室技术服务管理制度,实行项目责任制并严格实施,以确保服务质量。实验室是设备开放共享和技术服务活动的基层实施单位。

实验室对校内用户提供技术服务,须与委托方签订服务协议(或清单),内容应包括但不限于：委托方与实验室所在单位、服务项目、服务内容及要求、收费标准和计价机时数或样品数、收费总额等,服务协议(或清单)经双方签字并加盖单位公章后生效；实验室对校外用户提供技术服务,须与委托方签订服务合同,内容应包括但不限于：双方信息、服务清单、收费标准、数量及价款，服务方式和期限,结果验收和交付方式、地点、付款方式、双方的权利和义务、违约责任和解决争议的方法等,服务合同经学院审核,并加盖学校合同专用章后方为有效。

实验室与委托方签订服务合同或协议(清单)的同时,应进行严格、规范的登记管理,合同或协议(清单)、服务收费登记表须于每学期结束前由学院统一报实验室与设备管理处备案。

承担技术服务的工作人员,要严格遵守有关法律法规和标准,不得弄虚作假,要诚实守信,实事求是,对服务结果的真实性负责；要热情周到,努力提高服务质量和服务水平。

2.2 建立有偿使用机制

实验室技术服务收费实行统一领导,校、学院两级管理,集中核算的办法。学校对外出具盖有学校发票专用章或财务专用章的收费票据。实验室技术服务费用严格执行收支两条线管理,统一上缴学校财务部门,并按照学校教育服务收入管理办法等规定按比例使用。

实验室技术服务收费标准由各学院根据仪器设备、房屋、场地使用费,设备折旧费,材料消耗费,水电费,人工费和技术的难易程度等,参照市场价格,区分校内校外合理制定,报实验室与设备管理处审核,经校财经委员会批准后实施。各学院不得任意提高或降低收费标准。国家、行业和学校已有收费标准的按相关规定执行。学院可根据实际情况,对新入职的优秀青年教师在工作启动期内适当减免服务收费。

实验室技术服务收入的分配使用,以当年实际到款额为基数按比例进行,任何单位和个人不得私自收取现金或将服务收入转入校内外其他账户。

2.3 设立开放共享基金

为保证大型仪器开放共享机制的良性运行,鼓励教师多用、用好大型仪器,在制定完善的大型仪器收费办法的基础上,学校设立大型仪器开放共享基金。通过申报、确认等程序,将开放基金主要用于配套资助教师使用大型仪器所需耗材及维修等费用的支出。

2.4 制定奖惩措施

学校鼓励实验室在不影响教学、科研工作任务的前提下,积极开展技术服务,各学院及有关职能部门要支持实验室开展技术服务工作。学校对教学科研使用率较高且开展技术服务成绩显著的单位和个人,进行表彰奖励。

实验室技术服务活动要维护学校声誉,不得损害学校利益。对违反相关规定的实验室和个人,学校将依法依规追究责任；对服务质量差及因违规引发实验事故造成损失,给学校名誉带来不良影响的实验室和个人,须承担由此引起的经济和法律责任。

实验室技术服务过程中有下列行为之一的,所在学院实验室与设备管理年度业绩考核指标中的相应项目不得分,学校根据情节轻重给予当事人和相关人员处分：(1)未经批准私自开展项目服务的；(2)虚报、冒充以合作课题名义为校外提供分析测试的；(3)将校外分析样品假冒校内课题样品进行分析测试的；(4)虚报、瞒报、漏报服务收入或坐收坐支的；(5)其他损害学校利益的。

2.5 建立设备使用效益考核评价机制

仪器设备尤其是大型贵重仪器设备,学校重点考核其在学生培养和科学研究工作中的利用率。建立实验室开放共享和技术服务绩效动态通报制度,健全完善绩效考核指标体系,上下联动,层层推动,务求工作实效。对在教学科研工作中使用率低或长期闲置,又不开展技术服务的仪器设备,学校将在全校范围内及时调剂,以发挥其使用效益。

3 构建大型贵重仪器设备开放共享机制

3.1 建设校级分析测试中心

为了支撑学科建设、专业建设、人才培养、科学研究和对外服务,本着集中资金办大事的原则,对于专业需求多、设备价格高、对操作人员要求高的设备,纳入校级分析测试中心,学校进行集中管理,以便充分发挥设备效益。以前期大型分析测试设备及功能需求论证方案为基础,充分调研、科学论证,制定完善的中心设备购置方案,由学校统一部署安排,集中管理,更加有利于开放共享。与此同时,加强制度保障,优化场地安排,做好人员配备,建成面向学校和社会开放的大型设备共享测试平台、现代分析重要基地和学科交叉创新平台。

3.2 依托学院管理开放共享

鉴于目前学校大型贵重仪器设备管理现状,仪器设备主要放置在实验室,由学院统一管理,安排学院正常教学任务,学校可依托学院在原有管理模式不变的情况下实施对大型仪器设备的开放共享。具体流程为：大型贵重仪器设备开放共享平台前台网站发布各学院开放共享的大型设备信息,用户发出使用设备申请(申请人、项目、样品信息及申请时间),设备操作员对申请信息进行审核并安排,用户实际上机后设备操作员记录实际上机情况(包括上下机时间、费用、违约等)。这样对于专业性较强的大型设备通过网上发布信息,可以实现对外服务,促进其共享,提高设备使用率,充分发挥设备潜能。

4 搭建信息化管理平台,提供技术支撑

整个平台设计[10-12]分为前台网站和后台管理两部分。前台网站主要用于对大型贵重仪器设备信息的查询、浏览、预约及个人预约单的管理；后台管理主要是设备操作员(管理员)实施对前台预约网站发布的仪器设备的信息进行完善以及预约审核、使用登记、测试结果上传、违约记录管理和数据统计等操作。

4.1 前台网站

(1) 查询浏览仪器设备信息。登陆前台网站(http://sgch.xauat.edu.cn/dxyqweb),可查询、浏览开放共享的大型贵重仪器设备信息,包括仪器编号、仪器名称、所属学院、实验室、设备型号、状态、设备管理员、购置价格、安置地点、主要功能、主要技术指标、服务领域及范围、注意事项、样品要求、收费标准等；也可查看设备预约动态及预约排行；还可对自己的预约单进行追踪查询、管理及评价。平台发布的大型贵重仪器设备信息如图1所示。

(2) 预约大型设备。校内用户凭一卡通号及密码登录,校外用户首次登录需注册。预约人填写个人、实验、样品等信息及选择机时预约或样/次预约后提交,预约成功弹出操作员姓名、联系方式等信息。对机时预约的设备,用户按预约的时间段进行上机实验；对按样/次预约的设备,用户可根据审核发布后的预约单信息查看具体时间或与操作员电话沟通确定实验时间。

(3) 预约单管理。可查看待审核、审核退回、已发布、已退约、缴费完成、测试完成的预约单信息以及执行修改、删除、提交、退约等操作；也可下载管理员上传的测试结果信息,并对设备的使用或服务进行评价。

4.2 后台管理

(1) 仪器设备信息管理。对前台网站发布的大型贵重仪器设备信息进行维护管理,如基本信息(存放地点、功能、服务领域、技术指标、注意事项、样品要求、图片)维护、信息查看、开放机时设置、按样/次预约设置、收费标准设置等。

图1 平台发布的大型贵重仪器设备信息

(2) 网上预约单审核。对预约信息(人员信息、项目信息、预约时间)进行审核,确认后安排发布,对不能满足实验条件的预约信息予以驳回,同时需填写驳回理由；也可以对已发布的预约单进行上机时间的调整。

(3) 使用过程管理。列表默认显示所有已发布的未确认缴费的预约单信息,用户上机完成实验后,设备操作员需对实验实际上下机时间及收费情况据实记录,上下机时间将为大型贵重仪器设备利用率考核提供数据来源。记录完成后即可打印缴费单,一式两份,分别由实验室和财务处留存,通过点击“打印缴费单”按钮打印缴费单据,缴费单如图2所示。

(4) 测试结果上传。对已完成缴费的预约单,测试结果(电子版、非保密的测试结果)可上传至系统提供下载,并确认测试完成状态,用户通过前台网站可查看测试进度。

(5) 违约记录管理。对违约预约单(不按预约时间使用、不缴费等)进行记录,记录后该用户将不能预约所有设备,需在说明情况后方可重新授权。

(6) 查询与统计。可查询统计每台大型贵重仪器设备的效益收入及利用率统计情况。

图2 缴费单据样表

5 结语

高校大型贵重仪器设备开放共享随着人们观念的转变和一系列引导政策制度的出台,已取得长足的进步，但依然存在资源供求不平衡、重复购置和设备潜力未得到充分挖掘等问题。高校应充分整合大型贵重仪器设备优质资源,从根本上建立新的大型贵重仪器设备开放共享运行管理体制,在制度约束和政策引导下,大力推进大型贵重仪器设备的开放共享和对外服务,为高校人才培养、科学研究、社会服务提供强有力的支撑。