数字化档案在档案管理工作中的作用及展望

李霭芬

摘 要：随着我国信息化产业的高速发展，信息技术在各个行业的运用已经越来越普遍，其对行业变革所带来的影响也是空前的。在这个大背景下，作为企事业单位基础工作之一的档案管理，也需要跟随时代发展的步伐来实现数字化管理，并以此来促进单位自身的发展。本文就数字化档案在档案管理工作中的应用作出了分析并给出了相对应的策略，做出了其发展的未来展望。

关键词：数字化档案；企事业单位；档案管理

随着网络通讯技术、移动存储技术、扫描技术等引入档案管理，数字化档案这种新型档案信息形态进入了档案管理的视域。相较于传统形态的档案，数字化档案借助电子信息技术进行管理，形成一个有序结构的信息库，具有传递简单、查找方便、节省空间以及资料保存完好等特点，便于实现资源共享。目前国内很多企事业单位已经开始接触和应用到了实际工作当中，其带来的便捷和高效性是以往所无法想象的，得到了大多数单位的高度重视，尽管在建设初期需要投入大量的人力和财力，但是其带来的回报是巨大的。

1 数字化档案管理概述

“数字化档案管理是一种运行在高速宽带网络上的、可跨库检索的海量数字化信息资源库群，对有价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集，进行数字化加工存储和管理，实施知识增值，并提供基于网络的电子存取服务。”就目前数字化档案的源文件层面来看，数字化档案主要由两种源文件形态构成，一种是将纸质文档通过扫描转变为数字化媒介录入到计算机数据库中，另一种是最初就是以数字形式保存的文字、图像、声音、动画等多种形态的数字信息。使用数字技术能够存储海量信息，用户可以通过网络不受时间和地域限制，高效方便地查询、检索信息并获得信息服务。通过数字化档案管理，可极大提升档案管理工作效果，促使档案信息更好的应用于企事业单位生产、经营和管理之中。

2 数字化档案顺应社会和时代发展需求

随着时代的发展，人们的生活和工作节奏不断加快，档案管理工作也不例外，数字化档案管理可以使各项工作的开展更为高效。并且，目前公众需要社会各个领域各项工作更为透明化，为了顺应这一社会发展趋势，满足公众对于信息共享的迫切需要，数字化档案管理势在必行。档案管理部门也需要数字化档案来为公众提供更加便捷高效的信息服务。以往纸质档案保存时间短、保存难度大，查找工作量大，如果想要在纸质档案室中找到需要的信息如大海捞针，但是应用了数字化档案管理之后，公众甚至在家就可以轻松获取到所需要的档案信息。

3 数字化档案在档案管理工作中的作用

3.1 提高档案管理工作效率

计算机可以储存大量信息是人们都已熟知的事实，数字化档案管理将档案信息以数字化形态进行存储，跟传统的纸质档案相比，数字化档案管理将档案扫描并记录保存到计算机中，节省了空间，使得档案能够完整的保存下来。相应的，运用计算机运算效率高的特点，可以简化档案管理工作步骤，节省工作人员建档、录档和存档的时间。不仅如此，数字化档案存储通常不会出现，在管理中漏掉某些档案而使单位蒙受巨大的损失的情况，在很大程度上提升了工作的准确率和安全性。并且，在查找数字化档案时，可以借助档案数据平台在计算机上进行检索，也使得档案管理的检索任务效率得到了很大程度的提升。

3.2 降低档案管理成本

数字化的档案管理不仅能够提高工作效率，在资源节省方面也发挥着非常重要的作用，能够为企事业单位节省经济成本。与以往的纸质档案相比，数字化的档案只需要存储到计算机的硬盘当中，减少了大量纸质的消耗。举个简单的例子，理论上来说10T的硬盘可以存储5万亿个字节，以采用64位处理器的电脑来看，5万亿个字节约等于6250亿个字，《红楼梦》全书73万字，10T的硬盘大约可以存储85万本《红楼梦》。如果用以往的纸质存储方式，其消耗是显而易见的巨大。而且移动硬盘的便携性和机械硬盘的不易损坏性都具有他们独特的优势，可以用来处理各种不同类型的档案存储工作，使档案的存储管理工作开展更为顺利和高效。不仅如此，以往的纸质档案在长时间的存储后，会出现潮湿和虫蛀等损坏和损毁现象，会对企事业单位所需的信息造成非常大的损失，也需要投入更多的人力和财力进行后期的维护工作，但是数字化的档案却不会出现这些问题。

3.3 推进档案管理信息共享

共享性是信息的基本特征之一，而信息社会是社会成员充分共享信息的社会，只有通过共享，信息这一战略资源才能得到最大限度的开发和利用，并为社会的发展发揮应有的作用。运用数字化手段进行快速高效的信息交流，实现档案信息资源的共享，已成为当前档案使用的新趋势。数字化的档案管理能够为档案信息的共享带来便捷，使单位内部各部门之间的档案信息资源得到有效的整合，而随着大数据、云计算技术的发展，不同单位，不同区域之间的档案信息资源也能够互相的交流，数字化的档案管理系统可以为社会各界提供良好的档案资源平台，节省许多的不必要的时间，极大提升档案信息资源的利用率。

4 数字化档案的发展展望

就目前的档案发展趋势来看，档案管理工作开始逐渐朝着信息化和服务化和资源共享方向发展。所以，要把握好数字档案发展的具体形式，才能更好的开发和发展数字化的档案管理工作，以此来发挥出档案管理的优势。物联网、云计算技术以及大数据技术的成熟，已为建设数字化档案管理平台建设提供了技术保障，档案信息资源能够实现高效互联，档案信息资源共享平台与其他业务协调发展与集成，平台性能优化实践将指导档案信息化业务流程优化、档案信息资源高效管理和档案信息服务实现多元化。

5 结语

综上所述，随着我国科学技术和经济水平的高速发展，档案工作也要随着时代的发展而进一步的迈入数字化的发展中。数字化的档案管理工作不仅能促进工作效率的提升，也能进一步的提高工作质量和节省运作成本，使得档案管理工作发挥最大的作用。

参考文献

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