事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究（2）

钟颖

摘 要：随着信息技术与互联网技术影响力的不断扩大，事业单位办公系统更显自动化的特征，为事业单位内外部交流提供无缝化信息沟通渠道。事业单位档案管理也注重与自动化办公相融合，构建智能档案管理机制，以有效提高管理效率。但是，档案管理实践尚未与事业单位办公系统实现高效整合，影响资源配置的合理性。基于此，本文以信息化为背景，对事业单位办公系统与智能档案管理的融合问题进行了深入的探讨，以期为事业单位良性发展创造更加优质的条件。

关键词：事业单位；办公系统；智能档案管理；融合

在科技的带动下，事业单位普遍实行了办公自动化，以信息技术与网络技术为依托，强化信息共享，各部门配合更显协同性，信息收集与处理的效率更高，在根本上大大提高了事业单位办公效率。事业单位档案管理事业也参与信息化建设，采用了数字化档案管理模式，构建了信息化档案管理平台，档案管理智能化发展迅速。由此可见，事业单位办公系统与档案管理的信息化建设都取得跨越式发展，但是，尚未实现高效整合。为此，既要正视融合的可行性，又要进行深入探讨，以实现二者共同进步与发展。

1 结合事业单位发展实际对办公系统与智能档案管理的概述

1.1 办公系统与智能档案管理融合的背景

针对办公系统与智能档案管理的融合，主要是以大数据为时代背景。从条件上分析，事业单位内部要具有成熟与完善的信息管理系统，满足信息共享平台构建的要求，拥有顺畅的信息交流通道，以此为依据，实现档案管理与办公系统的无缝对接，充分发挥数字化档案管理在档案收集整理中的优势，实现事业单位资源最优化配置。

1.2 办公系统与智能档案管理融合的内容

从整合内容上分析，办公系统与智能档案管理的融合涉及范围较广，既要进行信息资源的大范围再组织，又要对技术标准进行综合运用，探寻系统间的内在联系，融实体整合与虚拟资源整合于一体，更加充分发挥人才优势，保证岗位与人员配备的科学性与高效性。具体讲，信息资源的整合要以保密原则为前提，以保密级别为基础，合理进行档案信息的权限分配，保证信息共享的同时，增强信息安全性。技术标准整合的对象是智能档案管理系统中涉及的先进新技术，主要包含数据结构、数据库等。针对系统整合，目标是提升两个系统共存的兼容性。实体整合关注的是档案资源的存储空间等具体问题。人才配置整合更多重视的是档案管理人员所拥有的知识结构与体系。也就是说，整合背景下的人才既要掌握先进的信息知识与技术，又要拥有扎实的档案管理理论。

1.3 事业单位办公系统与智能档案管理融合发展的目标

针对事业单位办公系统与智能档案管理的整合，要遵守“统一领导与分层管理”的基本准则，强化对单位内部资源的合理调配，在维护两个系统基本功能的前提下，依托高素质的人员，达到对各种资源的高效利用。目前，虽然两个系统融合工作备受认可，但是，存在明显的分割性，也就是说，资源配置尚未集中，分散性较强，阻碍信息的顺畅交流。立足互联网时代，一旦信息出现闭塞情况，事业单位信息无法实现顺畅沟通，工作效率无法提升，与时代需求相差甚远。也就是说，只有有效清除办公系统与智能档案管理系统之间的信息闭塞与隔阂，事业单位服务社会的价值才能够得以实现。

2 事业单位办公系统与智能档案管理融合发展的基本原则

2.1 遵循统一化原则，力求操作与运行的标准性

目前，事业单位办公系统与智能档案管理系统之间存在差异性，集中体现在资源存储格式、信息处理手段、数据库类型等。正是文本结构与处理模式的差异制约了信息的交流。为此，规范化是办公系统与智能档案管理得以融合的前提。也就是说，要对相关标准进行统一，力求算法与数据库配置的一致性，促使不同部门之间应用一套操作规范，为信息交流创造有利的条件。

2.2 正确识别信息保密级别，提升信息共享的安全性与可靠性

对于事业单位管理系统，无论是办公系统还是智能档案管理系统，在对信息进行共享之前，都需要进行一系列整理与分析。针对事业单位的智能档案管理，信息在进行交流与传播之前，需要进行合理分类，确定保密层级。也就说，共享的信息要隸属相应保密级别范围之内，以保密规定为基础，合理进行信息分享，突出信息的条理性。

2.3 系统融合要易于掌握，操作尽显便捷性

对于事业单位，其涉猎的工作范畴较广，工作量繁重，依托办公自动化系统，能够实现对人力操作的有力缓解。办公系统与智能档案管理系统的融合在根本上是为了扩大资源共享性，以便更加有效地提升事业单位工作效率。基于此，二者在整合过程中，要贯彻操作便捷性原则，力求流程简洁高效，易于掌握。

3 如何加快事业单位办公系统与智能档案管理的融合

3.1 以基础设施整合为基础，强化系统设施的升级与更新

对于当前事业单位，其办公自动化系统普及率较高，同时，智能档案管理系统也完成了基础设施的升级。在两个系统中，基础设施类型较多，如服务器、计算机设备等，基础设施的整合是系统融合的首要工作。具体讲，基础设施的整合主要是要正视差异性，以技术升级为前提，加快设备升级改造与统一，提升更新速度，为信息交流平台的构建奠定物质基础，力求应用的安全性与可靠性。

3.2 重视人员培训与教育，促进管理人员专业能力与综合素养的全面提升

在办公系统与智能档案管理融合中，管理人员发挥主导作用，面对更高的技术性要求。依托互联网背景，事业单位管理人员需要具备较广的知识储备，融计算机技术、办公知识以及档案管理知识为一体。基于此，事业单位要重视人员培训与教育，应用多种培训方式，如行业交流会、外派学习等，实现人员专业能力与综合素养的增强，为工作效率的提升奠定坚实的基础。依托高素质的管理团才能加强信息的沟通与交流，保证高效性。

3.3 加强制度与机制融合，力求深度与广度

事业单位办公系统与智能档案管理的融合针对的是不同类型的资源信息，强化两个系统内信息的整合。对于事业单位的办公系统，其资源多以公开形式进行呈现，但是，档案管理却对保密性有着严格的规定。为此，为了促进两个系统的有机融合，需要以单位实际情况为基础，构建健全与完善的管理制度，囊括整合的规范、标准、操作流程等，强化两个系统的深度融合。

3.4 落实安全管理工作，创设更加可靠的融合环境

在事业单位内部，办公以及档案管理对安全性都提出较高的要求，信息安全性与可靠性十分关键，是实现系统融合不容忽视的内容。具体讲，事业单位在开展档案管理工作的时候，要重视区分档案保密级别，遵循保密规定，尤其是对于电子档案，需要依托防火墙、管理技术达到对病毒、黑客等行为有效抵制。为此，事业单位在办公系统与智能档案管理融合进程中，要落实安全管理工作，协调彼此安全级别，提升安全观念，为融合提供更加可靠的环境。

4 结束语

立足新的发展时期，信息时代势不可挡，事业单位办公系统与智能档案管理发展迅速，融合成为趋势，强化工作效率的全面提升。因此，要重视对事业单位办公系统与智能档案管理系统进行深入分析，遵循系统整合的基本原则，明确整合内容，构建针对性的发展策略，以先进管理制度为依托，加快基础设施的升级更新，重视人员培训与教育，落实安全管理思想，实现资源高效利用，强化事业单位信息共享与交流，为事业单位工作的顺利开展创造有利条件，推动整个事业单位实现健康与可持续发展。

参考文献

[1]于晶.浅谈事业单位办公系统与智能档案管理[J].通讯世界，2018，25（12）：314-315.

[2]张学良.机关事业单位办公自动化系统设计与实现探析[J].办公室业务，2017（14）：166.