探讨基于OAIS的数字档案系统建设

摘 要：在我国，数字信息领域的实践项目相对匮乏，特别是跨领域或者跨地域的实践项目，在很大程度上为数字信息化发展带来挑战。本文从数字档案系统建设过程中的技术问题、数字档案系统建设过程中的管理问题以及数字档案系统建设过程中的法律问题三个方面入手，对数字档案系统建设过程中的重难点问题展开分析。在此基础上，对基于OAIS的数字档案系统建设策略提出具体建议。

关键词：OAIS；数字档案系统；功能框架

社会成员之间，除了借助资产、契约、人事以及技术等纽带实现连接之外，一般还会借助信息作为媒介，在信息网络的支持下实现成员之间的有效联系，进而达到信息资源共享的目的。在信息时代，随着信息技术的高度发展及其在人们工作生活中的渗透，在很大程度上改变了人们的生产生活方式，也以此产生了庞大的数据信息。如何采取科学有效的措施对这些数据进行收集和处理，成为重要课题。

1 OAIS的基本內容分析

1.1 OAIS信息模型整合提出了信息包概念

OAIS全称为开放式档案信息系统模型，早在1995年应国际标准化组织需求，美国国家航空与航天局空间系统咨询委员会，针对数字资源存取标准以及长期保存的诸多概念和参考框架，展开了开发工作。OAIS信息模型整合提出了信息包概念，不仅明确了数字档案系统信息流中输入、运转以及输出的结构，同时也是这个信息管理模型的核心所在。信息包具体可以细分为提交信息包、分发信息包和存档信息包三类，其中提交信息包主要是信息生产者提供给OAIS的信息包；存档信息包中涉及一系列完整的保存描述信息，属于OAIS可识别的存储内容范畴；分发信息包主要是结合使用者的实际需求，为其提供相应的存档信息包。

1.2 OAIS的数字存档系统整体功能框架的设计与实现

OAIS定义六项功能实体，主要包括摄入模块、档案存储模块、数据管理模块、保存规划模块、存取模块以及档案存储模块。在具体的数字存档系统中，上述六项功能的存在为整体功能框架的设计与实现提供了较为完整的高层概念框架模型。数字档案系统建设过程中，OAIS摄入模块主要是指从信息生产者那里接收与提交信息包，并对信息包内容实施质量确认，最终生成标准数据格式与存档信息包。OAIS摄入模块负责对信息的接收与处理，在此基础上为提交信息在档案系统中的存储与管理提供便利。档案存储模块负责对信息包的存储、维护与检索，同时可以为相关功能的实现提供必要的保障。数据管理模块负责执行数据库的更新以及对档案数据库的管理，通过对管理数据的检索获取查询报告。系统管理模块主要是针对整体档案系统提供相应的操纵管理，从而促进系统运行效率的提升。保持规划模块负责对OAIS环境的检测，同时可以针对目标用户的变化提出相应的评估。存取模块依据信息等级分类以及用户权限，与使用者实现通讯并接受请求[1]。

2 数字档案系统建设过程中的重难点问题

2.1 数字档案系统建设过程中的技术问题

在科学技术水平不断提升的背景下，电子资源的数字化必须依赖于科学的软硬件。而软硬件使用过程中的升级需求以及新旧版本的兼容问题，均在一定程度上加大了数字档案系统的建设难度。从数字档案系统建设的实际情况来看，数字档案系统的存储成本不断降低，进而直接影响到旧版本资源的存取，一旦出现处理不当的问题，则会导致资源失去使用价值。受到技术迭代这一因素的影响，会使得数字档案系统构建方案施行速度无法配合技术变革的步伐，导致“建成即过时”现象的出现。另一方面，数字档案系统建设中的技术问题还体现在格式多样这一方面，主要与信息输入端采取多种软件生产数据有着直接的关系。在信息格式资源间的数据交换过程中，如果面临的文件格式多样，会直接降低数据利用效率，对于数字档案系统的服务水平也会产生影响。

2.2 数字档案系统建设过程中的管理问题

数字档案系统建设过程中，其管理工作的重要性不可忽视。在具体的管理过程中，一般需要从宏观规划、组织以及控制几个方面来实现。这一过程中，数字档案系统建设中存在的管理问题，主要表现为标准不明确和维护成本过高两个部分。数字档案系统的建设，往往需要综合考虑使用标准的问题，但是现阶段数字档案系统尚未形成针对性、统一化的参考标准。究其原因，与数字档案系统涉及范围广泛以及行业跨度大等因素有关。此外，数字信息利用与管理，在很大程度上需要依赖与各类设备，长此以往，技术变革与设备维护均需要较多的成本投入。

2.3 数字档案系统建设过程中的法律问题

数字档案系统建设过程中除了技术问题与管理问题之外，还会遇到法律问题。一直以来，数字档案的建设直接影响着社会文明的传承与发展，受到国家的高度重视与大力支持，因此为了切实保证数字档案系统中相关信息的存储安全性与应用安全性，往往需要依靠法律制度的有力支撑。但是当前国家尚未针对数字档案系统制定相应的法律。虽然在司法等相关领域中强化了对网络信息取证的认可，但是还难以满足数字档案建设的实际需求。此外，数字档案系统相关立法工作，也会受到多种程序与时间的限制，与数字信息较快的变革速度相比，数字档案信息系统立法工作与制度保障工作逐渐发展成为其建设中的关键性问题。

3 基于OAIS的数字档案系统建设策略

3.1 遵循“整体出发，分层建设”的原则

基于OAIS的数字档案系统建设，其总体建设思路应该遵循“整体出发，分层建设”的原则，同时切实保证数字档案系统建设的网络化、科学化与规范化。第一，做好数字档案系统建设的整体规划，从全局角度出发对数字档案系统涉及到的管理体制、功能模型、标准规范、运行模式、组织变革以及数据结构等内容，实施科学的统筹规

划[2]。比如：参考OAIS框架，结合对应领域特征表现，设置专门的管理机构，同时确定顶层框架，从而有计划、有层次的推动数字档案系统建设，并实现对数字档案系统的监管指导。第二，统一数字档案系统建设标准。想要实现数字档案系统各分层个体之间的信息共享与资源交换，统一数字档案系统建设标准和建立完善的规范体系尤为重要。期间，规范标准的建设应该遵循国际与国家档案信息化建设标准，同时综合体现机构与行业业务的需求，尽可能做到简洁明了，从而为标准的统一执行创造便利条件。第三，试点探索。数字档案系统建设任务本身具有一定的复杂性特征，难以做到一步到位。这种情况下，可以在建设过程中选择某些单位机构作为试点，通过先行试点这样方式不断探索出适合数字档案系统建设的技术方案。这一方式不仅可以为系统整体建设提供必要的范式作为，同时有利于数字档案系统建设方案的优化和完善。

3.2 以“纵横结合”的方式实现系统建设管理

在数字档案系统建设工作中，“纵横结合”这一策略的实施，主要在于数字档案系统的分层构建和纵向管理系统的构建两个部分。其中分层构建的目标为实现数字档案系统中各个层次不同的定位与需求，而纵向管理系统的构建，需要综合考虑数字档案系统整体的管控要求，在此基础上满足各个层平台之间的信息共享需求。对此，笔者认为，为了保证数字档案系统建设的科学性与合理性，在具体的实施环节中可以全面遵循“集中管理、单点构建”这一基本原则[3]。

“集中管理、单点构建”原则在数字档案系统建设中的应用，也可以将其理解为“一体多点化”，这样的管理系统构建方式不仅可以提升多级权限控制的效率，在结合用户角色所展现对应权限视图完成相应的查询、浏览、打印以及下载等任务中，也同样发挥着在极其重要的作用。在数字档案系统信息接收、移交、利用以及鉴定等环节中，借助一体多点化的管理模式，有利于进一步拓展工作流引擎，促进串行、并行、分支以及合流的灵活性。

3.3 加强数字档案系统的组织保障与制度保障

在数字档案系统建设过程中，加强数字档案系統的组织保障与制度保障，是有效应对数字档案系统建设中存在的相关法律问题的关键。数字档案系统建设是一项庞大的系统工程，从启动开始一直到完成，具有显著的跨越时间长、人才需求大以及协调资源多等特征。对此，需要有专门的机构配合实施合理的监督与指导。第一，数字档案系统建设中组织保障的实现，需要从成立专门的组织保障领导小组这一方面入手，以此来为组织资源协调工作的开展创造便利条件。同时，组织保障领导小组班子可以通过对数字档案系统建设各项内容的监督与指导，从而达到宏观把握各项工作有序进行的目的。此外，结合数字档案系统建设的基本要求，成立专家小组，由专家小组复杂完成数字档案系统建设方案的制定工作，可以为数字档案系统建设工作的开展提供必要的技术支持与业务支持。比如：在数字档案系统建设期间，专家小组在充分掌握项目相关标准的基础上，结合实际情况和参考OAIS架构，建立完善的数字档案系统模型。第二，数字档案系统建设中制度保障的实现。建立健全数字档案系统管理制度，可以为相关管理措施的全面落实提供制度保障，在遵循“制度先行”的管理原则下，有效推进相关工作持续稳定进行[4]。比如：结合数字档案系统建设的基本情况，合理规划宏观制度、业务制度以及监督制度等的建设，并将相关制度的建立与数字档案系统的建设相结合，使得管理制度可以充分体现出数字档案系统建设考核验收等内容。

4 总结

综上所述，在科学技术水平不断提升和数字信息化高速发展的背景下，数字档案系统建设逐渐引起高度关注。从数字档案系统建设的实际情况分析来看，通过理论与实践两者的有机结合，才能不断发现问题和解决问题，进而为数字档案系统结构多元化的实现奠定坚实的基础，为档案基础工作信息化管理工作的高效开展打造良好的格局。这有这样，才能更好地提升档案管理的效率，发挥档案系统的功能。

参考文献

[1]陈杰.SOP视角下南水北调中线干线工程数字档案管理系统建设思考[J].兰台世界，2019（01）：46-48.

[2]宣莲，秦子龙.基于OAIS的数字档案系统建设研究[J].办公自动化，2017，22（10）：29-32.

[3]纪晓博.基于OAIS参考模型的档案信息管理系统的设计与实现[D].中国科学院大学（工程管理与信息技术学院），2016.

[4]张伟夫.基于OAIS档案信息系统设计参考模型的中国地名数字档案馆建设构想[J].中国地名，2014（01）：60-63.

作者简介

高琪（1980-），男，浙江省绍兴市，本科，毕业于上海同济大学，助理馆员，研究方向：文书档案电子化、档案信息系统。