如何做好档案安全工作

于丽

摘 要：随着中国特色社会主义建设日新月异的发展，我国档案事业得到了前所未有的迅速发展。然而，在我国档案管理体系中，由于档案资源数量庞大、管理层次复杂、发展不尽平衡等原因，一些地方档案事业管理还存在诸多问题而档案安全就是其中之一。下面，笔者结合全国档案安全体系会议精神，特别是档案安全体系建设的主要任务，对档案安全工作作出以下几点思考。

关键词：档案安全；工作；措施

随着中国特色社会主义建设日新月异的发展，我国档案事业得到了前所未有的迅速发展。然而，在我国档案管理体系中，由于档案资源数量庞大、管理层次复杂、发展不尽平衡等原因，一些地方档案事业管理还存在诸多问题而档案安全就是其中之一。下面，笔者结合全国档案安全体系会议精神，特别是档案安全体系建设的主要任务，对档案安全工作作出以下几点思考：

1 增强档案安全工作责任意识

档案安全是档案部门义不容辞的责任，必须摆上重要议事日程，上下共同努力，切实履职尽责。第一，要全面落实安全责任制。维护档案安全，不仅是直接从事档案的接收、保管、利用的工作人员的责任，与档案工作相关的保障性岗位如技术、后勤、保卫的工作人员以及计算机的硬件设备和软件开发维护人员，也都有保证档案安全的责任和义务，要形成安全工作的全员合力，使档案工作的全员全岗都成为档案安全的第一责任人。第二，加大档案安全管理的力度。认真组织档案工作安全检查，深入档案馆室，掌握档案安全情况，针对存在的安全问题，采取有效措施，坚决予以整改。第三，组织开展档案安全主题教育活动，强化档案工作人员安全意识。认真学习贯彻全国档案安全体系建设工作会议精神，牢固树立“档案安全事关党和国家根本利益”的思想，树立“安全第一”、“安全问题无所不在”、“安全问题人人有责”的理念，把档案安全上升到战略高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。

2 将安全工作贯穿于档案管理的全过程

一是必须始终坚持把档案安全视作档案工作的生命线，把档案安全工作放在档案工作的首位；二是必须始终坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，努力避免和减少各种外来因素对档案安全的不利影响；三是必须始终坚持安全督查与制度建设相结合，努力把各种可能的安全隐患消灭在萌芽状态；四是必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用。与此同时，就要求各级各类档案馆做好以下几项工作：加强档案馆库建设，加强制度建设和内部管理，加强档案安全设备设施建设，加强档案保管、利用安全管理，加强档案数字化建设，加强档案接收征集工作，各级档案部门要高度重视档案安全工作，建立应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，制定《档案馆突发事件应急处理预案》，经常开展演练，提高应急处置执行能力。同时，为把好档案开放利用关口，还要切实建立档案开放利用审核机制。一是对拟开放档案进行审核和审批。凡未开放的档案，要按规定先审核后提供，严防不利于国家安全和国家利益以及公民利益的不应公开档案被公开利用。二是对拟在网上公开的信息进行审核和审批。政府公开信息及相关信息，各单位要严格按照规定认真审核、审批，切实杜绝各种不应上网公开的信息上网发布。

3 保证电子文件安全

要严格按照《电子文件管理办法》的要求，认真管理电子文件，保证电子文件安全。一是制定归档范围；二是统一技术应用标准，在全国标准尚未出台之前，尽可能地使用兼容性强、适应范围广的硬件和软件，以利于下一步同全国档案统一标准接轨使用；三是建立本地区电子文件中心，通过在线接收、离线接收等方式，对本馆接收范围内的各单位的电子文件，进行集中保存，集中备份；四是严格执行电子文件安全备份，所有应归档保存的电子文件至少有一套异地备份，所有划入永久保存的重要电子文件，尽快转换成纸质或缩微胶卷异质保存；五是加强对电子文件信息系统和载体的安全检测，按照国家规定的信息安全分级、等级标准建立电子文件的信息系统和安全防护体系，加强涉密计算机及涉密载体的安全保密措施，对电子文件的存储介质进行验证和认证，保证存储介质长期可用。

4 做好档案的安全备份工作

一是切实开展档案备份工作。按照国家档案局的要求，县以上档案馆对电子文件进行全面备份，对其他档案按其重要程度，循序渐进地全面备份。二是实行远距离、跨区域的异地存放。副省级市以上已建立异地备份库的国家综合档案馆，应把本单位的重份档案或已复制档案的至少一套送往异地库存放备份。三是落实档案备份制度。建立健全并进一步扩大实行馆际之间互为备份制度，省辖市档案馆参照副省级市以上档案馆的做法，互结档案备份对子，互为对方提供异地备份库。各省级档案局应制定省辖市档案馆异地备份的具体方案，并督促推进实施。认真组织档案备份交接工作，保证档案实体及档案信息的安全。切实加强备份复制件和备份数据维护，保证备份档案和数据安全。目前，就档案备份工作来说尚需进一步研究和探讨。省市对接、互建备份库，技术支撑尚有保障。省辖市及县（市、区）的备份库建设，从科技力量的投入方面尚参差不齐，对安全的备份工作难免有些隐患，特别是技术实力不对等的同级别县（市、区），更对档案备份安全提出了质疑。省市档案部门应组织力量对拟备份的档案馆进行检查，确认在技术上能够承担备份的资质要求。对暂时尚无技术条件相当的备份对接县（市、区），由省市档案部门联系协調具体的单位和相关事宜。

5 提升档案管理人员的整体素质

一是档案馆工作人员的应急培训。在各档案馆制定应急预案的基础上，定期或不定期地组织全员培训，旨在提高档案工作人员应急处置、执行能力。二是档案执法人员的培训。通过培养出一支高素质的档案执法队伍，切实监督各级档案馆、综合档案室做好安全防护工作，督促各单位严格执行《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》中的各项规定，及时排除各种安全保密隐患。三是档案局（馆）长培训。主要是采取观摩学习的形式，采取走出去，请进来的方式，吸取兄弟省市在档案安保工作中的先进经验，并应用于档案安全体系建设的实践中。