事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究

张明慧

摘 要：目前，为了提升工作效率，业内人士开始考虑将两者的工作进行融合，但在实际融合过程中依旧面临一系列困难，导致不断出现重复工作及资源浪费的情况，既增加了工作量，也降低了工作效率，因此研究事业单位办公系统与智能档案管理的融合问题具有重要的现实意义。

关键词：事业单位；办公系统；智能档案

1 事业单位办公系统与智能档案管理的融合现状

1.1 格式规范不统一

通常情况下，事业单位办公系统的内容结构较为复杂，其包含信息存储格式、数据类型结构、信息算法等，与智能档案管理工作相比，二者差别较为明显。其中，主要的差别体现在文本的格式方面，两者格式的差异极大，妨碍了相互间信息交流与转换。因此，两者在进行融合时，要实现格式规范化。通过统一化的格式标准，达成一致的数据算法，建立同一个应用数据库，具体在格式、实际操作及相关程序方面实现统一的目标，从而使两者间的操作规范趋于统一，最终实现融合的效果。

1.2 信息共享化缓慢

目前，事业单位办公系统和智能化档案管理融合，开始向信息共享化转变，然而两者信息共享化较为缓慢。实现信息共享方面的工作流程大致分为资源搜集、分析、整理及归类几个方面，特别是事业单位的智能档案管理，在达成信息交流共享的基础上实现档案信息的优化归类与整理，做好相应的保密分级差异，在系统保密级别范围内实现信息的优化流转，但是，两者信息性质存在差异，导致两者信息共享化极为缓慢，难以找到有效共享的结合点。

1.3 操作流程不统一

事业单位工作范围广，相应的工作量也明显增多，在办公工具的运用上，对自动化系统的运用已经越来越成熟，比如OA软件，工作人员对该软件的操作已经非常熟练。目前，为了促进事业单位办公系统和智能档案管理實现融合，为了实现资源共享目标，事业单位开始促使两者融合。但是，两者在操作流程上还不够统一，因此，要想实现这一目标，事业单位必须要求整个操作过程坚持统一化原则，在应用程序层面上维持统一，实施简单、明确、统一的操作流程，最终发挥出两者融合的作用与价值。

2 事业单位办公系统与智能档案管理融合存在的问题

2.1 办公软硬件存在差异

尽管我国事业单位内早已实现信息化、自动化操作，但办公系统和智能档案管理仍属于两个不同的工作类型。所采用的办公操作设备虽然都无外乎计算机、服务器及相关扫描设备等，但在设备的型号、功能及内设软件上存在明显差异，导致两者始终处于不同的工作条线。因此，要想实现办公系统和智能档案管理的融合，事业单位要解决办公操作设备的差异问题，这是实现两者融合的开端。

2.2 人才专业发展存在差异

事业单位需要聘请专业人才开展办公系统与智能档案管理融合工作，由于两者属于不同工作类型，不管是档案管理还是办公操作都要求工作人员必须掌握相应的技术，从而导致两者对人才需求的专业偏向相差甚远，相关人才在专业发展方面呈现出明显的差异性。因此，在办公系统与智能档案管理的融合工作中，人才的个人专业素质水平呈现两极分化，导致两者的融合出现人才紧缺的情况，主要体现为缺少综合性人才。

2.3 管理制度方面存在差异

由于事业单位办公系统与智能档案管理工作的具体性质存在显著差异，比如办公系统工作性质通常为公开性，而智能档案管理者则一般为保密性。因此，由于工作性质的不同，所制定和实施的管理制度也存在明显的差异，这种差异主要体现在工作开展的规范要求、标准设定、操作流程及监督事项等方面。因此，制度差异导致事业单位办公系统与智能档案管理难以深度融合，很难继续构建一套统一的管理制度。

2.4 工作标准不统一

一般情况下，事业单位开展办公系统和智能档案管理相关工作，都是以相应的标准为前提。尽管我国已经出台了《电子文件名词术语》《中国档案机读目录格式》等标准文书，为我国事业单位交流信息提供了标准，但其中的多数标准都属于推荐类标准，并不符合事业单位的发展实际。因此，事业单位很容易出现擅自修改标准以符合自身发展实际的情况，一些单位工作人员甚至对标准一无所知。

2.5 安全级别不对等

由于事业单位办公系统和智能档案管理工作性质的差异，使两者在信息安全级别设定上存在明显差异。比如，与办公系统相比，档案管理的保密级别明显更高，因此针对电子档案的安全保障成为开展工作的重点，而办公系统虽然也存在一定的安全范围，但安全级别明显没有档案管理高。相比之下，事业单位的办公系统在安全级别上呈现出明显的不对等情况，势必会影响两者的融合。

3 事业单位办公系统与智能档案管理融合的对策

3.1 优化整合办公软硬件

目前，国内事业单位中早已普及办公系统，相应的智能档案管理系统也随之实现优化升级。因此，要想实现两者融合，事业单位需要在基础设施层面加以整合，像服务器、计算机设备、扫描设备等，均属于此类基础设施类型，此类基础设计融合是开展整个融合工作的重要基础。在基础设施的升级方面，事业单位具体可借助技术、设备的优化升级实现统一融合，通过更新和升级基础设施，为建设信息交流平台奠定坚实的基础，为信息安全传输提供保障。此外，事业单位应积极借助相关专业软件开发真正符合自身发展的融合系统，并借助技术升级和补充的形式最终实现资源有机融合。

3.2 加大人才整合力度

事业单位要想实现办公系统和智能档案管理的融合发展，就必须借助人才的力量来实现，在整个过程中，不管是档案管理还是相应的办公操作，都要满足相应的技术性。目前，互联网发展迅猛，对于人才的要求越来越严格，要求其必须掌握计算机技术、办公理论知识及档案管理水平及相关法律知识等，从而才能胜任档案管理工作。因此，事业单位应当做好培训工作，通过外出学习、同行沟通及培训班学习等方式切实提升工作人员的个人素质，达到提升工作效率的目的。

3.3 制定完善的管理制度

事业单位要想实现办公系统和智能档案的融合，需要将两者的资源信息加以融合。单位内的办公系统资源一般是以一种公开的形式呈现的，而单位的档案管理则具备明显的保密性。因此，要想实现两者的优化融合，事业单位必须结合自身实际情况制定完善的管理制度。其中，制度融合的内容具体为统一制定两者的规范、标准及操作流程，从而才能切实实现两者的深度融合。

3.4 建设统一化标准

事业单位要想实现办公系统和智能档案管理融合，就必须建立统一的标准。虽然我国对档案管理格式和电子文件术语做了明确规定，给大多数事业单位进行信息建设交流时提供了参考，但是仔细查看可以发现，其中罗列的诸多标准更多属于推荐类标准，单位内不同部门之间都可结合部门发展实际进行修缮调整，部门员工可能对此标准一无所知，严重削弱了国家标准的推行约束力。因此，事业单位要想实现办公系统和智能档案管理融合，必须要实施统一、标准化的内容。

3.5 全面增强安全意识

保护电子档案安全，不但需要设置访问拦截防火墙，同时还需设定相应的管理约束制度，主要针对系统病毒、黑客攻击及人为、自然破坏，等等。因此，事业单位在办公系统与智能档案管理融合的过程中，应当高度重视办公及档案信息的安全工作，促使两者协调安全级别，增强安全意识，保障两者互为融合。

参考文献

[1]于晶.浅谈事业单位办公系统与智能档案管理[J].通讯世界，2018（12）.

[2]张娜，王斌.基于智能搜索的电子档案管理系统的设计与实现[J].通讯世界，2018（9）.

[3]李欣欣.现代高效档案系统智能管理构建[J].价值工程，2015（36）.