高校学生资助管理系统的设计与实现

张朝晖,王 罡,高淑娟,陈恩桃

(上海交通大学 a.网络信息中心;b.学生工作指导委员会,上海 200240)

0 引 言

学生资助工作是实现教育公平、促进社会和谐发展的重要举措。目前我国高校中，受资助学生人数不断扩大，资助水平也在逐渐提高[1]，全国各高校已形成“奖、助、贷、减、免、补”的六位一体的多元化学生资助体系，学生资助管理所涉及的工作量大面广[2]。然而,各高校受资助学生数量众多、资助种类多样、资助总额庞大，现有基于手工和半自动化的学生资助管理工作越来越难以适应新发展状况。大部分高校尚未健全学生资助工作的信息化管理系统，学生资助管理工作还依赖于人工操作和文字传达，不仅任务繁重，而且出错率较高；部分高校初步建立的信息化系统也存在着资助信息零碎、纸质化流程过多、系统功能模块缺失、未能实现多部门协调等问题[3-4]。因此，高校学生资助管理工作的信息化建设成为一种必然趋势。

1 系统设计

1.1 系统设计理念

系统整体架构如图1所示。该系统包括基础、流程、业务平台三大部分，以现有的统一身份认证、统一授权为基础，以可视化流程平台为依托，以数据共享为技术支撑，面向精细化业务管理，将高校学生资助管理工作涉及的各个方面集合为一个整体的信息库。系统设计充分利用基于流程平台的柔性开发技术，在实现灵活、高效、可视化的流程设计与建设的同时，与业务平台的数据管理形成清晰、合理的边界，为高校学生资助管理工作提供决策、运行、互动的信息化系统。

图1 高校学生资助系统整体逻辑架构图

1.2 基础平台

基础平台基于高校现有的统一身份认证体系(例上海交通大学jaccount体系)登录流程平台和业务平台,利用统一身份可以在Web应用中实现单点登录，即用户在一个浏览器会话期内只需要登录一次[8]。统一授权系统是在统一身份认证体系的基础上建立起来的统一管理流程平台和业务平台的权限和角色的通用平台，管理员可以在统一授权系统中通过一门式服务的入口直接管理用户在流程平台和业务平台的访问/操作权限[9]。通过统一授权，根据具体需求，管理员可动态设置用户组或单个用户各自的访问权限，进而实现对用户对于各功能模块的操作权限。这样可以有效解决系统范围广、权限分配复杂的问题。基于学生资助管理工作的复杂性，根据系统使用主体的不同定位将用户角色划分为：学生、院系辅导员、院系领导、学生资助管理工作主管、系统管理员及其他人员。

1.3 流程平台

(1)工作流。工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，是一种重要的人机协同工作形式，它将工作和参与者分解成定义清晰的任务和角色，使工作任务流转于不同权限的角色用户之间，按照一定的规则和过程来传递与执行这些任务并对它们进行实时监控，从而实现协同办公，使得具有固定流程的业务可以进行全自动化或半自动化的执行[10-11]。合理运用工作流技术，有助于提升工作效率，实现数据整合与共享，从而实现业务工作的流程化、规范化和科学化。例如，建立的工作流平台基于先进的自定义工作流引擎,使用统一的页面显示风格,并具有对数据的正确性和完整性进行验证，对系统的保密数据进行加密，防止SQL注入攻击等功能；采用全功能的表单开发工具与处理引擎,可以实现任意类型表单的可视化、零代码开发，并实现高效率、高交互处理。

应用工作流技术，可为学生资助管理工作信息化建设提供强大的技术支撑。学生资助管理系统流程平台功能模块图如图2所示。系统采用可视化流程开发工具与处理引擎,包含在线提交申请表单、逐级审批和发放等业务流程，并对申请处理情况提供了简单易用的实时监控机制，采集数据准确，形成一个科学化、精细化、规划化的工作平台,简化各类资助认定程序,缩短评定周期,增加透明度。平台将“奖、助、贷、减、免、补”等业务申请审批流程作为数据产生、确认、修正的有效途径,并以此保障数据质量。通过采用基于工作流技术的流程平台，实现了跨层级、跨系统、跨部门、跨业务的信息共享和协同工作,减少了资助申请审批过程中的重复和协调,实现了流程审批功能的规范化、标准化和高效化。

图2 高校学生资助管理系统流程平台功能模块

(2)流程审批实例。流程平台主要包括学生信息采集、家庭经济困难学生申请审批、困难补助申请审批、学费减免申请审批、勤工助学申请审批、研究生助教申请审批、研究生奖助发放申请审批、助学金申请审批、奖学金申请审批等功能。限于篇幅下面以困难补助的申请审批为例，阐述基于工作流机制的学生资助管理系统中的流程设计。困难补助流程如图3所示。

图3 高校学生资助管理系统流程平台-困难补助申请流程

学生通过统一身份认证登录基础平台,验证成功后进入系统,在一门式服务大厅，填写困难补助申请表单提交院系辅导员审核；院系辅导员收到提示邮件后，登录一门式服务大厅的待办事项，对学生进行综合评估，如果情况属实,表格信息填写无误，则审核通过；如果不通过，退回学生重新填写；对于不符合要求的申请，院系辅导员可通过系统反馈未申请成功的原因，对申请表填写有误的学生提出修改申请意见。学生通过流程平台看到院系辅导员的反馈信息及申请审批的结果。院系辅导员审核通过后提交院系领导审批。如果该学生是留学生，则提交留学生主管老师审核，非留学生提交学生工作负责人审核。学生资助管理工作主管部门对申请表进行最终审核。

1.4 业务平台

如图4所示，根据用户需求分析,业务平台主要包括困难学生、奖助学金、勤工助学、福利领取、商业保险、学费减免和系统管理等功能模块。

图4 高校学生资助管理系统-业务平台功能模块图

平台通过数据集成、共享和调用等方式,实现学生资助信息的动态管理，实现如下功能:

(1)困难学生管理。学生通过流程平台申请审批后的数据信息存入数据库，院系辅导员和学生资助管理工作主管在业务平台根据条件可进行查询、分层列表相关信息，可搜索、查看所有学生的相关信息，其结果可以通过Excel表格导出，并可对困难学生进行删除修改等维护操作。学生可随时查看自己递交申请的审核或反馈结果，同时也可通过公告栏查看了解学校关于学生资助工作的相关信息。

(2)奖助学金管理。学生资助管理工作主管登录业务平台，设置奖助学金申请、评审条件，发布奖助学金通知公告，让所有学生能够第一时间了解到相关信息，使资助申请做到公开透明。根据设定的检索条件的不同，对获取奖助学金的学生信息进行查询统计，通过快速操作，用Excel表格导出学生的相关信息。平台具备对奖助学金学生名单进行删除修改等维护功能。学生可通过业务平台查询具体相应学期的个人申请和获得的奖助学金情况。

(3)勤工助学管理。学生资助管理工作主管登录业务平台，进行上岗证、聘用单位、上岗信息和工资单管理等操作，并可对学生名单进行删除修改等维护操作；根据学校提供的各种工作机会，进行岗位发布，可以新增、修改和删除岗位。对申请成功的学生信息进行查询，可通过快速操作，用Excel表格导出学生的相关信息。学生可通过业务平台查询具体相应学期的个人申请和获得勤工助学岗位的情况。

(4)福利管理。学生资助管理工作主管部门登录业务平台，维护发放的福利名称以及福利发放起止时间，现场对福利领取进行动态管理；对福利领取情况查询，包括班级领取情况和延期学生领取情况；可通过快速操作，用Excel表格导出福利领取的相关信息。平台具备邮件通知功能：在福利领取查询中，管理员通过福利名称、院系和领取情况查询出福利未领班级情况，进行邮件通知。

(5)商业保险管理。学生资助管理工作主管登录业务平台，导入商业保险投保初审名单(学生处可单个添加和删除学生名单),可按批次维护学生申请页面的投保告知书，投保告知书每年更新一次，学生处可自行修改内容；发布商业保险贷款等信息，对申请成功的名单进行查询统计导出，亦可实现对名单进行修改删除等管理功能。院系辅导员可查看本人数据权限范围内的学生商业保险投保信息。

(6)学费减免管理。学生资助管理工作主管登录业务管理平台，设定学费减免批次并发布，对申请成功的学费减免名单进行查询统计，亦可对名单进行修改删除等管理操作；可通过快速操作，用Excel表格导出学生的相关信息。学生可以通过业务平台查询具体相应学期的个人申请和获得的学费减免情况。

(7)权限管理。系统管理员登录业务平台，根据用户类型的不同，对各功能模块的权限进行设置。

1.5 数据共享

系统内部流程平台和业务平台以及数据库之间的实现数据交互共享之外，系统通过校级共享数据库ODS[14],可调用学校财务系统相关数据，并可调用本科教务系统和研究生系统的相关数据，例如学生的学籍状态、成绩基点等数据，使管理人员能全面、准确地了解学生的动态信息，为学生资助管理真实有效提供支撑，更好地将审核认定过程中的多种因素融入同一个指标体系中,而且使各类资助申请审核程序化、规范化、精细化，大大提高工作效率。

2 系统实现

2.1 系统框架设计

为使系统具有良好用户体验并方便系统维护，系统采用 B/S 结构，各类用户不需安装任何客户端，只需使用浏览器即可实现资助项目的网上申请与审核等操作。系统采用Java EE的三层架构体系[15],为提高用户使用的易用性以及系统运行维护的可靠性和高效性，系统采用Java编程语言和服务器端Java技术开发，以Jsp + Spring MVC + Hibernate技术实现，表现层、业务层、持久层等几个部分。详见图5。

图5 高校学生资助系统技术架构图

2.2 流程平台和业务平台的交互

基于流程平台的一门式服务中心，是在业务平台系统和终端用户界面之间增加了一层面向服务的机制，可以屏蔽后端业务管理系统的复杂性和逻辑，以统一的方式面向终端用户。流程平台和业务平台之间，通过标准化的Messenger标准的事件驱动模型,实现流程平台和业务平台以及数据库之间的交互。图6为流程平台的Messenger界面，事件驱动通过调用业务平台的Java逻辑代码，实现了流程平台系统模型与实际的业务工作模型的一一对应，简单而且容易理解。

图6 高校学生资助系统流程平台的Messenger界面

2.3 应用效果

该系统自2018年10月投入使用，在线流程审批减少了纸质文件周转的环节，在线一条龙即可完成以往跑几幢楼的事务，真正做到信息多跑路，学生少跑路。对其中的勤工助学模块的952个流程申请案件进行了数据分析。从后台数据库获取的包括流水号、流程名称、申请人、申请时间、批准时间、审核时间等的原始数据。从申请发起后4 h以内完成审批197件，占比21%；24 h以内完成审批481件，占比51%。以上数据显示，该系统的导入大大缩短了勤工助学申请审批周期，提高了工作效率。

3 结 语

在Java EE体系下基于可视化工作流和Web数据管理的学生资助管理系统，通过高效、便捷、精准、安全的数据采集和共享，在线提交申请和审批，解决了之前审批周期长、线下流程多、项目查询繁、过程监控难等问题，有效实现学生资助工作的公开化、规范化、高效化和简单化，有助于使高校学生资助政策最大限度地发挥激励和助困作用。实践数据表明,该系统的导入对于缩短审批时间，提高管理效率起到了预期的效果,对于高校学生信息化建设具有一定的借鉴作用。