高校学生档案三阶管理对策研究

王希

高校学生档案管理有三个主要阶段，本文剖析了学生档案管理三阶段中存在的问题及产生的原因，并提出改善意见及建议，望能为高校学生档案管理工作提供参考。

高校学生档案是学生在校期间学习经历、思想品德、专业技能、身体状况等方面的文字记载材料，在校称学籍档案，毕业后即转为人事档案，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。大学生毕业后考研、考公务员、工作后转正定级获取干部身份、评定职称、工作调动、养老保险、计算工龄、办理居住证、住房补贴发放等都会用到档案。

高校学生档案管理大致分为3个主要阶段，新生入学初建档阶段;在校期间档案材料收集整理阶段;毕业前后档案材料收集整理及档案邮寄阶段。三阶段工作缺一不可，互相影响并促进。如何做好以上三个阶段的档案管理工作，确保学生档案的准确完整，避免给毕业生的职业发展带来困扰。是本文研究的主题。

1 档案管理三阶段现状及问题

1.1第一阶段

新生入学初建档阶段。大学生从进校开始由高校学生档案管理部门组织新生建档工作，新生建档的内容主要包含，录取通知书、入学原始档案、党团材料、入学登记表、入学体检表等材料。某高校连续3个年级的档案材料归档率统计数据表明

（1）部分檔案材料的上交率较低

从3个年份的档案材料上交率对比可见，不同材料的上交率差距较大，最高为2017年的入学登记表为98.91%，最低为2015年度的团员材料为56.85%;

（2）不同年份同一项材料上交率有差距

差距最为明显的是2015级与2017级学生的入学体检表上交率分别为93.33、81.30%，上交率相差12.03%;

1.2第二阶段

第二阶段即收集整理大学期间反映学生在校学习、生活及个人发展等材料，包括学生的心理健康、诚信档案、特长档案、各类活动获奖及社会实践情况等材料。第二阶段学生档案管理中存在的具有代表性问题主要有：

（1）档案材料整理上交的全面程度有差别

个别分院不注重及时收集学生培养过程中产生的材料，相比重视档案材料收集整理上交归档分院的学生，同样优秀的学生，档案材料充实程度相差甚远。档案材料不充实的学生，在就业单位考核人才中必将受到一定影响。

（2）档案材料中关于学生思想学习状态描述上个性不突出

学生档案材料中关于学生思想学习状态的描述具有客观真实性，应该是对每位个性鲜明的学生个体准确描述，而不是千人一面。而目前高校的辅导员不能100%按照这样的标准去认真为每位学生书写个性突出的鉴定。

1.3第三阶段

第三阶段即学生毕业前档案材料收集整理归档及毕业生档案邮寄、落户等。主要归档材料有：高等学校毕业生登记表、成绩单、学士学位申请表、党员材料、报到证白联等。毕业生档案材料整理齐全后组织统一邮寄。

此阶段的突出问题为：

①材料留存没有统一的执行准则

部分材料为手工填写，如《高等学校毕业生登记表》每位学生手填一份，归档后没有备份留存，档案转出后学校没有留存有关学生在校思想行为表现的任何材料，给之后校友档案材料查询带来困难。

②毕业生档案查收确认率不高

毕业生档案邮寄后的确认查收工作未能引起广大毕业生的高度重视。据不完全统计，某高校2015年、2016年、2017年毕业生档案查收确认率分别为61.7%、65.2%、72.1%，为数不少的毕业生毕业7、8年，甚至10多年后，面临升职、评职称或者购房等重要事件需要审核档案时，才到处寻找档案。

③相关部门对毕业生档案邮寄重视程度不高

政府层面对大学生档案邮寄渠道及邮寄方式的指导不甚给力，导致大学生档案在邮寄过程中出现丢失及损毁现象，给高校及毕业生带来很大困惑。

2 产生档案管理问题的主要原因

2.1高校学生档案管理相关制度及政策不尽完善

大学生档案材料中应包含哪些材料;学生毕业后高校应该留存哪些材料;毕业生档案邮寄的过程监控等等均没有统一的政策做支撑，尤其是自2015年大学生档案不再作为机密文件由机要局统一邮寄后，大学毕业生档案邮寄工作缺乏政策监控，造成丢失和损毁情况。

2.2档案作用及重要性宣传力度不到位

大学生档案的作用及重要性有哪些？大学生档案材料缺失对个人的职业生涯有哪些影响？档案基本知识宣传等没有得到广泛系统的宣传。抽样调查数据显示，刚入校的大学生，只有不到30%的同学在高考前接受过关于高考后档案去向问题的培训。毕业前的大学生接触过档案相关事宜的宣传虽然翻了一番，也才不过70%。

2.3档案管理部门与档案材料产生部门之间的沟通协作欠佳

档案管理人员缺乏主动了解各类学生活动信息的意识，教学及学生工作第一线的老师，未能全面了解学生参加各类学术及社会实践活动获得的荣誉及资料对学生职业发展的意义，高校学生档案管理普遍存在部门壁垒，有效的沟通协作更是无从谈起，局限于“做好自己的事，做好当前的事……”。

2.4档案管理的工具及方法未能得到及时升级及更新

相比我国高等教育的发展水平，高校学生档案管理在设施、设备及信息化方面比较滞后，设施设备陈旧，档案信息化建设推进缓慢，信息孤岛现象普遍存在，档案材料分散，收交难度大等问题长期得不到妥善解决。

3 解决档案管理问题的建议

3.1政府及教育主管部门

3.1.1完善制度及政策

各级教育主管部门、学生档案主管部门、人才中心、人事代理机构，要不断加强并完善学生档案管理，严格档案审查制度，尽快出台《高校学生档案管理规定》，并下发执行。

3.1.2加大对学生档案管理工作的指导监督力度

相关政府部门要通过下发文件、召开专题会议、深入实际考察等途径，加大对学生档案管理的指导监督力度，要严格落实责任部门，制定切实可行的工作落实方案，每年新生入学季及毕业季召开专题会议布置落实新生建档、毕业生档案材料收集标准及邮寄等工作，对学生档案管理中存在的问题出台相应的指导意见，提出具体标准。

3.2 高校档案管理及档案材料产生部门

3.2.1学生档案知识宣传的常规化，宣传渠道的多样化

学生档案管理部門要利用新生入学教育、班会、校园网、微信公众平台等渠道，广泛宣传学生档案的作用及重要性。另外，毕业生离校前夕，利用微信群、校园网、毕业典礼等渠道，给毕业生宣传档案在职业发展中的重要性，告知毕业生认真本人档案落户事宜。

3.2.2加强档案管理部门与档案材料产生部门的沟通及协作

学生档案管理人员应建立好与二级分院、教务处、校团委、学生社团、学生社区等部门的业务沟通及联系，及时掌握活动开展及材料产生的时间节点，并提出统一的材料上交要求及模板。

3.2.3充分发挥辅导员在档案书写中的重要作用。辅导员是学生在校期间思想、学习及生活状况的重要见证人，档案中要准确真实体现每个个性鲜明的学生个体形象，取决于辅导员的工作态度，因此，要求辅导员以认真负责的态度对每位学生在校期间的表现给出准确的评语。

3.2.4建立毕业生档案材料的备份机制

针对部分手写档案材料无备份的现状，由档案部门组织人力对部分纸质材料扫描并保存，确保毕业生离校后，有尽可能多的信息资料实现可查性，满足校友档案资料查询需求。

3.2.5重视学生档案信息化建设

与教学部门实现学生信息共享，授予档案材料产生部门相应的系统权限并提出数据更新及维护要求，教务处负责学籍变动情况更新，及各学期考试成绩录入;团委负责学生在社会实践活动及社团活动中现实表现及获奖情况录入;分院负责学生奖惩信息及实习鉴定的录入;资助中心负责导入学生奖助学金信息等，以上各种信息均可通过系统准确、安全、及时得到储存及调用。通过建立全校共同维护的学生档案管理系统数据库，有效解决学生在校期间档案资料分散，收交整理难度大，接交手续繁杂等矛盾。

高校学生档案管理复杂、庞大、系统，需要政府重视、领导支持、相关人员认真负责。望在社会各界的共同努力下，高校学生档案工作与时俱进，更加规范及完善。

（作者单位：西安欧亚学院 ）