论企业出租办公用房的风险及内部控制

雷文婷

摘要：企业办公用房是指企业的办公用房屋。办公房屋较新、环境较好、设备较齐全的属于高标准写字楼，办公房屋一般、环境条件一般的属于普通办公用房。我国现在有许多的企业因政策影响、生产经营环境变化、以及本单位业务结构调整而出现了一定数量的闲置办公用房，拥有大量闲置办公用房的企业，对于如何利用这些现有资源，增加本企业的现金流，加速资金周转，为本企业带来利润，越发受到很多企业的重视。很多拥有闲置办公用房的企业选择了对外出租业务，这些年我国办公用房租赁业不断壮大起来，同时这些业务也产生了一些风险。在日常工作中，有很多企业仍然把工作重心放在如何做好本企业的主营业务上，并不想花大量的时间和大量的经历去挖掘出租本单位闲置办公用房业务方面的经营潜力，对办公用房出租业务的日常管理不够重视，忽视了内部控制，给企业带来了诸多方面的风险。本文对企业出租办公用房内部控制中存在的主要风险点进行分析，并提出了如何规避出租风险、加强企业内部控制的控制措施。

关键词：出租办公用房;内控风险点;内控措施

一、企业出租办公用房业务简介

随着我国经济的发展和房地产市场的愈演愈热，出租办公用房业务已成为企业增加收入、调节利润的一种重要的手段。相比起出卖、转让、置换等其他盘活资产的方式，有着操作灵活和简单方便等优势，得到了许多拥有闲置办公用房企业的重视和采用。

二、定义

（1）出租业务的定义

出租是指在双方约定的期限内，出租人将使用权让与承租人，以获取承租人租金的经营活动。其主要特征是出租人转让出租期限内的使用权，而承租人以取得使用权为代价支付租金。从客观事实来讲，出租合同通常以收取和金为目标。出租业务是以合同期限内出租人获取利益为目的将使用权转让给承租人的经济活动。

（2）企业出和办公用房业务的定义

企业出租办公用房业务是指企业作为出租人以向承租人收取租金为目的，将本企业闲置的办公用房使用权向承租人转让。企业所有权无变化，属于经营性出租的业务范畴。由于不涉及所有权的变化，企业办公用房出租业务的出租期限远比办公用房的使用年限要短。

三、企业出租办公用房的内部控制风险点

当企业作为办公用房的出租方时，看似简单的租赁关系，会涉及到各种各样的风险。企业出租办公用房的一般流程是：制定出租计划——风险评定—建立管理制度—租金定价—审批—签订合同—租金收取—会计核算等等。全過程一般由财务和负责办公用房出租业务的各业务部门协同完成。其中，办公用房出租的日常管理一般由各业务部门负责，租金的收取、核算由财务部门负责。企业日常的出租活动中，存在着各式各样的风险，现根据出租力、公用房整个活动的基本管理流程指出内部控制中存在的主要风险点：

（1）出租制度不健全导致的风险

由于很多企业的主营业务并非是出租办公用房业务，企业负责出租业务的具体人员并不具备专业的出租理论知识和实际经验，从而使企业不能制定出出租办公用房业务的有效管理制度和办法。更有些企业忽视制度的建设，觉得完全没必要把时间、精力浪费在制度建设中，导致了办公用房出租业务在出租前、出租过程中、出租后均得不到有效管理和监督。产生不必要的纠纷和经济损失。例如企业在出租期间未能有科学详细的制度管理力、法，对出租的办公用房缺乏监控或监控不力，未能按规定进行必须的维修和保养，加之承租方对办公用房使用不当，从而造成办公用房的非正常毁损，办公环境的破坏甚至人员的人身安全。

（2）租金定价方面导致的风险

出租力、公用房企业制定最终出租价格前未成立专门的租金定价小组，未结合当前出租市场对出租的办公用房进行详细的市场调查，未对测算出的租金进行有效评估，最终出租价格的确定随意性大。经办人不经领导审批，私自将办公用房进行低价出租，租金过低，造成企业损失。

租金水平远低于市场公允价格主要有两方面原因，一是由于经办人可以从市场公允价和给承租人的出租价格差额中赚取一部分差价;二是通过签订补充协议或办公用房的转租或获取差额租金。

（3）出租合同导致风险

出租力、公用房企业未能与承租方及时签订书面合同导致的风险;办公用房出租合同内容是否有效、合法导致的风险;双方权利义务不明确，容易发生纠纷导致的风险等。

（4）出租交易中导致的风险

出租办公用房交易过程不透明，未能采取公开招标或是议标的方式进行招租，出租交易过程不透明，重要环节及价格未能得到定价小组认可，大额资金未能进行集体决策，出租结果暗箱操作。

（5）违规截留收入导致的风险

出租收入不入账、体外循环，或是收入直接支用;业务部门瞒报、漏报出租办公用房，造成企业收入流失;截留转移部分收入不纳入财务核算，形成小金库;出现一系列违规违纪现象。有些出租合同已到期，但承租方未与出租企业续租，扔占用出租的办公用房，让企业蒙受收入损失。

（6）租金收取过程中导致的风险

由于缺乏对承租人的资信诚信调查或合同双方租金收取时间不明确等，加之出租人租金收取的不及时，可能导致承租人逃租。

另外，承租人进行转租的风险主要有三种，一方面，出租企业与次承租人无租赁合同关系，发生了办公用房毁损等情况造成追偿困难。另一方面，次承租人已向承租人付清租金，而承租人恶意拖欠租金或次承租人恶意拖欠租金导致承租人无法及时支付租金。再一方面，次承租人改变承租办公用房的用途给出租力、公用房企业租金收取带来了风险。

（7）财务核算不真实、不准确导致的风险

出于对利润、奖金提成的考虑，有的企业虚增、截留、多计或少计收入造成一定的财务风险。出租办公用房企业财务部门进行出租核算时租金收入没有按权责发生制原则列账，造成租金收入的波动性大、企业出租力、公用房账实不符，出租业务经营成果没有得到真实体现。

四、针对内部控制中存在的主要风险点，提出加强内部控制的控制措施

针对当前企业办公用房出租管理内部控控制中所面临的诸多风险点，为加强企业出租办公用房业务的管理，现提出如何规避风险、如何加强企业内部控制的控制措施，以为企业进行有效的风险控制与防范。

（1）出租计划、方案方面控制

1.出租计划的编制

办公用房出租企业依据当前市场情况、办公用房现状，编制出和办公用房的计划，报经部门、单位领导审批。

2.出租方案的审定批准

办公用房出租企业应组织有关部门对拟出租力、公用房等标的物进行可行性研究、论证，编制出租方案，对出租方案报单位领导审定、批准。

3.发布出租信息，征集意向承租方

按照“公开、公平、公正”的原则，在网络或其他出租平台发布出租办公用房信息，广泛征集意向承租方。

（2）管理制度方面控制

1.加强书面控制

办公用房出租企业要加强“书面文件控制”，为防范违规行为的发生，应建立健全办公用房出租管理制度、建立安全管理责任体系，做到逐级授权，分级制定出租办公用房业务的内部管理规定、管理办法及具体管理细则，明确各职能部门的工作流程和工作任务，

规范化办公用房出租业务，办公用房出租业务的整个流程中，各个环节企业均应作出统一的规定，例如统一合同文本内容、格式、统一审批程序，统一出租期限、统一交易方式等。规定在出租力、公用房时要填制统一的出租申请表，申请表内容包括但不限于出租力、公用房的时间、办公用房所在位置、办公用房使用面积、办公用房新！日程度、出租底价等，合同文本中还应规定随市场行情房租逐年递增的内容，避免因市场租金水平上涨而造成企业租金收入损失。

2.加强授权审批控制

办公用房出租企业应制定授权审批制度，在办公用房出租过程中明确各岗位、各部门的相关职责范围，审批流程和各自应承担的责任。

（3）租金定价方面控制

企业应在对出租办公用房相关事项进行市场调查、合理评估后，由业务部门、财务等部门确定相关人员，成立租金定价小组，合理确定待出租办公用房的出租价格和承租人范围。

1.确定出租价格的总体思路

如何客观公正地评估测算出租办公用房价格，关系到该经济行为双方的切身利益。通过对出租价格的合理测算，可以加强对出租祖产的管理力度，有效避免租金偏低的现象，避免资产流失，提高资产出租效益。

有确凿证据证明有市场出租价格的，应以市场出租价格作为企业出租价格;没有确凿证据证明有市场出租价格的，以基准租金价格加之调整后作为出租价格。

2.测算办公用房基准出租价格

办公用房出租定价较为复杂，地理位置、房屋新旧、楼层高低、周围环境等都直接影响出租价格。位于商业发达、交通便利的一线地区，在房产网上有很大的信息量，出租价格可采用房产网上位置相近、年限接近的出租信息来确定，原则上不低于信息网上价格的85%。若位于商业经济欠发达，地理位置偏僻、交通不方便等，房产网上信息量较少的地区，无法获取网上价格来确定出租价格，也可按照一线地区出租价格，相应降低20%～30%。

在测算拟出租力、公用房的基准出租价格时，应根据拟出租的办公用房所在位置约500米范围内相同或相近办公用房的现行出租价格进行测算;

3.确定最终出租价格

确定出基准出租价格后，在此基础上再根据出租办公用房的地理位置、當时租赁市场情况、出租风险大小等对出租价格再进行调整，最终确定办公用房的出租价格。

最终出租价格应包含：基准出租价格、管理费、其他费用、利润、房产税、营业税金及附加等。

（4）出租合同方面控制

办公用房出租企业应加强“风险防范控制”，重点防范出租合同风险。应规范办公用房出租行为，加强出租合同管理，保证出租相关的法律文件完备。

出和合同签订前的控制是办公用房出租业务风险控制的首要前提，企业应广泛收集承租者经济偿还能力，经营项目等相关信息，对承租者进行相关资信调查和风险评估，并根据评估结果制定是否需要承租者预交和金、是否需要交付押金或提供财产担保等。

办公用房出租前，应按照《合同法》的有关规定和承租人签订规范的出和合同。要在出租合同中明确双方的权利和义务，加强各自的责任感。出租合同的内容主要包括：出租办公用房的基本情况，出和期限，出租价格、年递增率，租金收取时间、收取方式、双方权利与义务、合同变更、解除、纠纷处理方法、押金、违约责任等。

针对过去出和合同的梳理，企业出台新的出和管理办法时，对其中不符合相关办法的合同应及时与租赁方协商，对于尚未到期的合同，应该将合约到期之后再依照新的出租管理办法实施。企业出租办公用房的期限，原则上以三年内的短期出租为主。

（5）租金收取方面控制

办公用房出租企业还应加强“风险防范控制”，重点防范欠租风险。

对出租的办公用房租金征收应有一个部门扎口负责，年初应根据出租合同的要求制定租金收取计划，督促承租方按时交付租金，做到既按序时进度，又要体现实事求是。办公用房出租企业的财务部门依据收到的租金及时做相关的账务处理。

企业要重视办公用房出租业务的欠款风险控制，对逾期欠款要执行分级审批制度，规定欠款催收部门，制定催收制度、方法、措施，要按欠款催收制度及时组织催收，明确催收责任人，将催收责任落实到具体人员。

（6）会计核算方面控制

办公用房出租企业要加强会计核算管理。

要求企业加强会计基础工作规范，严格遵守国家统一的会计制度，保证办公用房出租业务整个过程的真实完整。

办公用房出和企业财务相关部门应根据合同内容，按照会计准则的规定，在符合收入确认原则的情况下，按照权责发生制原则按月确认出租收入。对出租办公用房的收入应及时计入单位法定账，并按有关规定，用于办公用房的更新、维修和保养。

（7）档案管理方面

1.建立台账

出租企业对出租的办公用房应建立专门的台账，有专门部门负责统计登记，并进行科学合理的分类登记，以便于查找、利用和管理。台账内容包括但不限于：承租方名称、出租办公用房的基本情况、数量、出租价格、出租期限、押金、预付款、租金收取方式、管理责任人情况等。每月按台账制作应收租金详细表格作为会计入账的依据。

2.建立档案

办公用房出租企业应建立承租方档案，定期对档案进行维护、管理;定期对承租方的基本情况进行核查，评估承租方信用等级，编制承租方信用评估报告，将评估结果及时报知企业相关部门。

3.定期检查

企业要对出租的办公用房建立日常管理制度和定期清查制度。

财务和各相关部门应对出租的办公用房进行定期检查，检查承租方是否按合同相关规定履行，保证出租的办公用房完好，发现异常情况应及时制定应对措施并向有关领导报告。

企业应对出租的办公用房进行定期检查，检查是否存在出租合同已到期但承租方扔占用办公用房的情况。还要定期对出租的办公用房进行清查盘点，账实核对，做到账实相符。

（8）考核与激励方面

1.考核方面

办公用房出租企业应建立出租考核管理办法，定期对办公用房出租率、出租合同执行状况、租赁收入、欠款回收等方面进行综合评价，确定考核办法，考核结果公示，并报告企业负责人。

2.奖励、激励方面

办公用房出租企业应建立欠款回收考核制度，促进欠款的催缴和收回。明确专职部门，落实责任人，加强对出租办公用房的管理监督，强化考核激励，确保出租力、公用房的安全完整和保值增值。通过绩效考评指标，调动企业各部门员工的工作积极性，使办公用房出租率提高，促进出租业务经济效益的提高。

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