责任资金核算与管理机理剖析

段国勇

一、概述

责任资金（Responsibility funds，Responsibility money），指责任中心或责任主体责任可支配或权责上归属责任主体使用的资金。责任资金是责任会计在资金管理控制上的一个延伸。责任资金是指为适应企业内部经济责任制的要求、对企业内部各责任中心或责任个人的经济业务进行规则与控制、以实现业绩考核与责任明确的一种内部资金管理模式。若干个责任资金主体的责任资金汇集一起就形成了一个组织的资金，换句话说，在绩效评价的今天，将企业若干责任中心的资金汇总一起就是企业组织的资金。责任资金概念既适合与内部经济责任承包模式的建筑企业，也适合承包承租经营的各类企业，更适合于实行二級模拟市场运行的企业，同样适用于阿米巴经营模式对资金的管理。

本文以实行内部经济责任承包责任制的建筑企业或加工服务型企业为例进行阐述。该类企业的特点是：实行项目内部经济责任承包，经济责任承包人为项目责任主体，其资金由经济责任人在经济责任制合同授权或约定范围内依法依规进行用度，资金不足则由经济责任责任人自行筹集；公司或组织作为独立的资金责任主体，以自己的资金作为公司组织本身的责任资金；公司和各项目经济责任主体的责任资金一起构成了公司作为法人主体或非独立法人（如分公司、区域公司）的全部资金。在这种体制下，公司属于经济责任承包的发包主体，也是管理服务、经营监督、商誉提供的主体或平台；项目经济责任主体这是每个独立项目的实际经营生产者、组织管理者和资金责任承担者或者阿米巴。公司的责任资金主体包括公司机关本身和各责任资金项目（或个人）。

内部经济责任制的责任化管理有效促进了企业将不同的拳头组合起来形成了更强经营优势、人才优势、资金优势和灵活组织优势，有利于企业做大做强。但同时如果不做好责任资金的风险控制，同样也会形成较大的杠杆风险，也就是经营优势成倍增加的同时，其潜在的资金和债务风险也会成本增加。这就为如何强化资金的会计管理提出了要求。目前很多财务人员对会计核算和责任责任台账有所了解，但对其机理认识尚不够深入，这会对管理效果埋下风险。

本文主要就责任资金管理的机理进行剖析。

二、责任资金原理分析

（一）从出纳的层面分析

一个会计核算主体的资金的收入来源各种方式获得的资金，也等于各种责任主体（责任中心、责任项目或责任人）取得的资金；同理，资金的支出也是如此。根据上述基本原理，可以总结为：

（1）公司资金收入=公司机关资金收入+责任主体A资金收入+责任主体B资金收入+......+责任主体Z资金收入；

（2）公司资金支出=公司机关资金支出+责任主体A资金支出+责任主体B资金支出+......+责任主体Z资金支出；

公式（1）减去公式（2）就形成了公式（3）：

（3）公司资金余额=公司机关资金余额+责任主体A资金余额+责任主体B资金余额+......+责任主体Z资金余额。

基于公式（3），出纳人员应当做好资金的勾稽核对，确保日记账体系准确无误。也就是：现金日记账余额+银行日记账余额=公司机关资金余额+A资金余额+B资金余额+......+ Z资金余额。

需要指出的是，经济责任资金是经济责任主体可自由支配的资金，若货币资金的支配性或流动性受到严格限制，那么这种资金应当作为资金责任主体的货币资金占用形态，而不能作为可支配流动形态。也就是责任主体的责任资金等于该主题的所有货币资金扣除被限制流动性或支配性的货币资金。

出纳应当在管理组织货币资金建立日记账体系的同时为各个责任资金主体（包括公司机关本身）建立其责任资金台账，有序记录其责任资金权利额度的增减变动。责任资金台账的登记规则和日记账相同，但摘要记录应更加详尽，且可以根据收支类别设置多栏式明细账，这样更有利于准确反映管理分类信息，为不同的决策需要创造良好的数据支撑。

（二）从财务管理层面分析

从财务管理的角度，资金的来源表现为负债、所有者投入和收入；资金的占用表现为资产、成本和费用。按照收支平衡的原理，则：所有者投入+负债+收入=资产+成本费用。资产又分为货币资金和非货币资金资产，进而存在如下等式：货币资金+非货币资金资产+成本费用=所有者投入+负债+收入；货币资金=所有者投入+负债+收入-非货币资金资产-成本费用。

我们将资金分为流动性支配性较强的资金和流动性支配性受限的资金。流动性支配性较强的资金也就是经济责任可支配的资金，简称经济责任资金；流动性支配性受限的资金在表面依然是货币资金，但是在实际的权利上表现为不可支配性或支配受限性，在财务管理的角度，将其视为资金占用的形式更为妥当，可作为受限货币资金管理，例如：（1）银行本票、银行汇票、信用卡存款，该部分资金已经转化为定向支付功能，不能任意支付给其他任何人，这部分资金在支付前暂将票据作为可支配资金对待，但要加强监督；（2）开立保证金专户缴纳的信用保证金存款、交易保证金、农民工工资保障金、市场诚信保证金、投标保证金、存出投资款等，该部分资金虽然存入到了银行账户中，但其使用受到了严格的限制，因此其在会计上无论是在“银行存款”核算还是在“其他货币资金”核算，均不能归入作为可自由支配货币资金，即经济责任资金。与之相反的是，外埠存款，虽然在“其他货币资金”中核算，但其使用并未收到限制，因此依然作为可自由支配货币资金管理，列入经济责任资金中管理。

综上所述，我们可以得出：

货币资金=所有者投入+负债+收入-非货币资金资产-成本费用；

自由支配性货币资金+支配受限性货币资金=所有者投入+负债+收入-非货币性资金资产-成本费用；

自由支配性货币资金=所有者投入+负债+收入-支配受限性货币资金-非货币性资金资产-成本费用；

可自由支配性货币资金=责任资金收入-责任资金占用或耗用

可自由支配性货币资金=责任资金账面余额

如果将资金归属到某个经济责任主体，则存在如下公式：

经济责任资金=经济责任主体投入资金+经济责任主体举债投入资金-经济责任主体用途受限货币资金-经济责任主体非货币性资金资产-经济责任主体成本费用；

组织责任资金总和=公司责任资金+经济责任主体A责任资金+经济责任主体B责任资金+......+经济责任主体Z责任资金；

公司的货币资金总和=组织责任资金总和+经济责任主体A支配受限性货币资金+经济责任主体B支配受限性货币资金+......+經济责任主体Z支配受限性货币资金。这一公式，为出纳经济责任账与货币资金之间的勾稽关系。同时，出纳对非受限性货币资金的记录不当，也是造成责任记录错误从而可能导致资金被错误多用的重要因素。

（三）从会计层面分析

为了保证经济业务得到正确的计量和记录，在会计上必须将经济业务明确记录到相应的经济责任主体。为了达到这个目的，从会计体系建立上有两种方法：模拟内部银行法和会计项目辅助核算法。本文以会计项目辅助核算法为主要方法进行阐述。

所谓会计项目辅助核算法，就是对组织发生的所有经济收支业务按照责任主体进行责任主体归属辅助核算。在手工会计操作下，这种方法采用对一级或二级科目设置经济责任主体明细账方式实现，即：“上级科目--经济责任主体—下级明细科目”模式进行会计核算和记录；在电算化则采用辅助核算模式，即明细账按照传统方式设置，所有科目除了支配性流动性不受限制的货币资金科目外，均 按照“资金责任主体”设置辅助核算，这样便于在电算化报表编制时按照资金责任主体取数。

在发生经业务时，会计人员首先要判断该笔业务涉及哪些责任资金主体，然后计入相应责任资金主体的对应会计科目中。

（一）第一类，单个责任资金主体的责任资金注入

借：现金 或 银行存款等科目

贷：其他应付款—XX责任主体—自垫资金/投资资金

（二）第二类，单个责任资金主体的责任资金支出

借：成本类相关科目-- XX责任主体

或 资产类相关科目-- XX责任主体

贷：现金 或 银行存款等科目

（三）第三类，单个责任资金主体的责任资金收入

借： 现金 或 银行存款等科目

贷：收入类相关科目-- XX责任主体

或 负债类科目-- XX责任主体

（四）第四类，两个责任资金主体的经济利益结算

借：损益类科目—利益减少方责任主体

贷：损益类科目—利益增加方责任主体

（五）第五类，两个责任资金主体的责任资金往来

借：往来相关科目—资金减少方责任主体

贷：往来相关科目—资金增加方责任主体

第四类和第五类，借贷方科目应当相同。一方面，双方利于结算并未引起整个单位的损益发生实质变化，只是责任主体之间的利益再分配，会计科目相同可以直接引起报表内部交易直接汇总抵消；另一方面，从会计科目直接可以看出利益的流动方向。

（六）第六类，责任资金的退出

1.自垫资金退出企业，实质是负债的减少

借：其他应付款—XX责任主体—自垫资金

贷：现金 或 银行存款等科目

2.经济责任考核奖励导致责任资金的减少

借：成本类科目—XX责任主体 （提取奖励）

贷：应付职工薪酬-xx责任主体

发放并扣取个税时：

借：应付职工薪酬—xx责任主体

贷：应交税费—个人所得税---公司 （公司代扣个人所得税）

银行存款或现金等科目

三、责任资金购机关系剖析

（一）总资金与责任主体资金勾稽关系

企业货币资金总额等于各责任主体资金总和，在会计上表现为各责任主体的贷方科目余额之和减去各责任主体的借方科目余额之和。

（二）出纳台账与会计明细账勾稽关系

在出纳和会计记录在时间口径、业务范围一一对应一致的情况下且无差错的前提下，出纳的责任资金台账金额与会计明细账存在如下勾稽关系：

某一时点某责任资金主体的责任资金出纳台账余额=该时点该责任主体的贷方科目余额之和减去借方科目余额之和。

（三）发生额勾稽关系

在出纳和会计记录在时间口径、业务范围一一对应一致的情况下且无差错的前提下，出纳的责任资金台账金额与会计明细账存在如下勾稽关系：

某一时期某责任资金主体的责任资金收入之和=该时期该责任主体反映资金收入增加的科目资金增加发生额之和。

某一时期某责任资金主体的责任资金支出之和=该时期该责任主体反映资金减少的科目资金减少发生额之和。

某一时期某责任资金主体的责任资金净增加额=该时期该责任主体所有会计科目的贷方发生金额之和减去借方发生金额之和。

（四）出纳与会计勾稽关系失衡的核对调节

会计和出纳在信息传递上可能存在差异或因对业务理解不一致或记录政策差异造成会计和出纳记录不平衡，如果是差错或不平衡因素必须通过核对的方式查找出来。会计应当编制出纳和会计余额调节表来调节平衡双方余额以达到核对一致的目的。

如果不平衡因素属于差错，当月结账之前的的差错，应通过正确的错帐更正方法及时更正；当月结账以后发现的差错，应当在次月及时订正。

对于出纳会计不平衡因素应当调整，调整后的余额应为责任中心实际可动用的余额。

调整公式如下：出纳责任资金台账余额+出纳未记会计已记收入-出纳未记会计已记支出- 出纳错误多记收入+出纳错误多记支出=出纳账面可动用的实际余额=会计责任资金余额+出纳已记会计未记录收入-出纳已记会计未记支出-会计错误多记收入+会计错误多记支出=会计可动用责任资金余额

（五）差错与风险控制

责任资金管理是一项严禁且敏感的工作，记录差错容易引起资金权利纠纷或公司责任资金被占用风险，因此，无论是主管责任资金台账的岗位还是会计岗位均要有高度的责任感，确保数据记录与计量真实、准确。

在风险控制上应当落实如下措施：

1.强化岗位责任制建设，将责任资金管理纳入工作绩效考核机制。

2.确保出纳和会计岗位的自身复核机制落到实处，确保原始凭证的手续完备和准确。

3.确保至少每月一次进行出纳责任资金台账与会计帐的核对与纠错。

4.做到账证、帐帐、账实、帐表正确。

5.做好各级会计岗位的监督和检查，确保资金管理内部控制措施落到实处。

四、责任资金核算管理的现实意义

责任资金核算管理机制能够有效保障各责任资金主體的资金权利核算清楚，考核到位，有利于资源共享，资金分权。在目前江浙一带建筑工程内部经济责任制广泛应用经济责任资金核算管理体系的情况下，可以向如下管理型企业推广。

（一）品牌好资金实力弱需要抱团做大的企业

品牌良好但资金实力相对偏弱的企业，如纺织类行业，可以通过合作经营模式，实现品牌共享，资金互通，权利分担的形式进行抱团做大企业，同时不削弱企业原有股东的控制力。品牌享有者可以自带资金在享受自身责任资金的情况，借品牌优势，进行品牌生产和市场开发。品牌提供方需要强化对经济责任主体的品牌管理和资金核算以及风险控制。

（二）需要资金和资源整合的农业合作社

目前你农业合作社主要采用共同投资，共同开发模式。但为了进一步优化绩效模式，提升合作这积极性，可以采用农业合作社内部再经营责任制小承包模式。在会计核算上，实行经济责任制责任资金核算，从而在管理上促进经济责任制绩效考核和分配。一盘棋，一个篮子，多个鸡蛋，实现送蛋孵化，蛋生鸡，鸡创效益的效果。

（三）实行阿米巴模式管理体系的企业

（四）实行模拟二级市场管理的企业

（五）其他实行经济责任制考核且需要单独考核资金流量和经营业绩的企业。（作者单位：浙江广厦建设职业技术学院）