加强事业单位人事档案管理信息化建设的策略分析

姜蔚

摘  要：我国的高技术人才主要集中在各类事业单位，随着国家深化事业单位体制改革，逐步打破了以往的传统人事管理方式，建立了新型、现代化的人事管理模式，与之配套的人事档案必须加强信息化建设以适应此种模式。基于此，本文对事业单位人事档案管理信息化建设中的问题进行分析并提出了相应解决建议。

关键词：事业单位;人事档案;信息化建设

事业单位作为我国社会主义市场经济的特殊产物，一直承担着提供社会公益服务的重要职能，在社会主义建设和改革开放中起着巨大作用。十八大以来，国家不断深化对事业单位体制机制改革，其中也包括事业单位人事管理改革，人事档案管理工作作为事业单位人事管理的重要核心工作，也对其提出了更高的改革要求。

1目前事业单位人事档案信息化管理的主要问题

1.1领导对人事档案管理不重视

许多事业单位的负责人将主要精力放在业务工作和管理工作中，认为人事档案管理工作只是人力资源部门一个很简单的日常工作，没有意识到人事档案高效、有序的管理对业务工作带来的帮助。

1.2专业的档案管理人员数量和工作能力严重不足

一些事业单位没有专职的人事档案管理人员，往往由人力资源部门的工作人员兼职保管，有些事业单位的人事档案管理人员并非专业出身，导致工作能力不足，无法按照专业的档案管理要求对档案进行接收检查、登记造册、保存保管并按照规定借阅使用。这就容易导致档案录入登记错误，目录与实际档案不符等现象。甚至有些人事档案管理人员利用自身能够接触人事檔案的便利条件，作出一些调换修改档案内容的违法犯罪行为。一个机关事业单位人数众多，面对如此数量庞大的人事档案资料，如果不采用科学高效的管理方式，也容易出现档案丢失或混乱的情况，给使用档案带来很大的问题。

1.3无法高效利用档案

因为目前的人事档案管理仅停留在最低级的保管、保存阶段，无法充分发挥人事档案的信息优势，只能被动的由相关人员前来调阅，提供的信息也只是工作经历、奖惩经历等最基本、最表面的信息，没有为人事部门考察、培养人才起到有效的参谋作用。

1.4档案材质以纸质材料为主

在信息化如此发达的今天，许多的事业单位人事档案的保存模式仍是传统的纸质材料，没有信息化管理系统，没有电子化档案和数据库。有些事业单位人员数量众多，仅人事档案保存都需要占用大量的空间，日常的查阅、使用非常麻烦，档案管理人员劳动强度大，而且纸质档案保存受环境影响很大，温度、湿度、光照等都会对纸张的长期存放造成损害，为保证档案安全，需要投入大量资金购置档案柜，对档案室进行恒温恒湿、消防通风的改造。

1.5信息化建设基础设施投入不足

事业单位人事档案信息化建设进度缓慢原因很多，但其中一项重要原因是信息化建设基础设施投入不足，没有足够的资金投入作保证，一些单位的人事档案管理部门甚至连最基本的计算机、打印机都没有配备，严重影响了人事档案管理实现信息化。

1.6没有统一的信息化管理标准

国家或行业部门没有出台统一的人事档案信息化管理标准，一些单位只是根据自身需求，制作方便自己管理使用的人事档案数据库，各单位之间无法实现标准统一和共享数据库，导致了档案信息化只是将储存媒介从纸质转移到计算机中，无法真正发挥数据信息化方便、快捷、高效的优势。

2针对事业单位人事档案信息化建设的建议

事业单位改革是国家深化改革的重要组成部分，而人事制度改革又是事业单位改革的重要组成部分。为了保证人事制度改革的顺利进行，主管部门在人事管理的各个环节包括档案管理都要有创新、有突破。因此建议从以下几个方面进行突破，建立一个数据完备、使用便捷、安全可靠的人事档案信息管理系统。

2.1从制度上明确人事档案管理要求

单位要建立严格的人事档案管理制度，按照档案管理的全流程，明确工作步骤，通过建立制度，明确人事档案的初期审查、档案接收、档案录入、档案保存保管、档案借阅使用、档案保密、违规处理等全流程的管理要求，加强制度的执行检查，防止发生违反档案管理要求的行为。要对相关人员进行档案制度管理教育培训，提高服务意识。同时明确档案查阅的权限和审批流程，保证档案管理的机密性和使用的灵活性。

2.2配备专业的人事档案管理人才

人事档案管理是非常科学和严谨的一项工作，需要专业的人才才能胜任，事业单位特别是单位领导要高度重视人事档案管理工作，不能仅将其视为普通的事务性工作，要安排有相应能力的专业人员负责管理，如有条件应配备专职人事档案管理员。注重对人才的培养建设，采取业务交流、外部培训等多种方式提高档案管理人员的业务素质和职业道德素质。

2.3发挥人事档案的作用，为选人、用人提供帮助

人事档案管理部门不能仅满足于做档案文件的保管者，要根据单位工作性质和特点，结合人事信息管理系统充分发挥人事档案管理的信息优势，为人员职称管理、工资管理、调动管理等及时准确的提供信息。

2.4加大人事档案信息化建设资金投入

资金保障是人事档案信息化建设最基本的保障，单位领导要改变以往观念，重视人事档案管理工作，加大资金支持力度，配备必须的软硬件，有条件的可以建立人事档案局域网，既可以实现一定范围内档案查阅的便利性，又能保证档案管理的安全和机密。

2.5加强人事档案管理的保密工作

信息化建设和网络传输技术的发展，大大提高了人们使用、查找档案的效率，但同时也带来了安全和保密工作的挑战，在我国目前的人才管理制度下，人事档案是评价人才、管理人才的重要材料，一旦档案数据库被黑客攻击，将产生严重影响，因此必须高度重视其保密和安全工作，请专业的网络安全人员定期检查维护数据储存设备，保证档案的安全保管。

3结束语

随着国家对事业单位体制机制改革的逐渐深入，人事档案管理工作面临许多新的压力，承受着许多着新的考验，而信息化建设基础设施薄弱、人员能力素质不达标、顶层设计缺乏更是严重影响着事业单位人事档案管理信息化水平的提升。正因如此，事业单位及主管部门更应转变观念、加大投入、注重人才培养，不断提高人事档案信息化管理水平，为深化事业单位改革打好基础。

参考文献

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