浅谈电子信息化管理模式在档案管理中的作用

李静

[摘 要]现阶段，随着社会经济的不断发展，信息化技术有了明显的改进和创新，再加上其具有其他技术不能比及的优势，已广泛应用很多领域。电子信息化管理模式，是指在档案管理中使用计算机磁盘等化学磁性材料来记载、存储文字材料的方法，其管理的具体内容包括电子图纸、文书、信件、报表等。基于此，本文主要从电子信息化管理模式的特征入手，論述在档案管理期间运用电子信息化管理模式的优势及要点。

[关键词]电子信息化管理模式；档案管理；信息技术

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.10.089

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）10-0-02

0 引 言

与传统档案管理方式相比，电子信息化管理方式具有很多优势，其主要是对信息化电子文件进行有效管理，但是，此种类型的电子文件并不具备纸质文件的直接阅读性，从而需要应用新型计算机技术读取文件内容，从而能有效提升传递以及处理的进程，同时，还不会受其他因素干扰，为人员储存、处理以及使用信息提供很大的方便。

1 电子信息化管理概述

1.1 含义

电子信息化管理工作，主要指在社会经济的发展背景下，借助计算机技术来管理和储存信息，属于一种媒介管理方式。一般情况下，电子信息化管理通常将信息保存在硬盘或者U盘内，使用计算机技术划分、传递储存的信息数据。对于这种类型的管理模式而言，具备非常明显的优势，不仅能储存文字信息，还可以从图片以及视频信息等方面入手，对其展开详细划分和处理。从中可以看出，学校有必要将电子信息化技术应用在档案管理工作中，可以为工作人员提供一定的便利，还能降低成本，促进档案管理工作顺利开展。

1.2 特征

现阶段，随着信息技术的不断改进和创新，一些软件也得广泛应用，如Microsoft office软件等，逐渐应用在学校档案管理中，提高了档案管理效率。在此背景下，学校开始优化档案管理环节，电子信息管理模式成为学校档案管理期间不可缺少的一种手段。目前，对于档案形成、管理、划分、储存以及查询等环节而言，均离不开信息化技术。在档案管理期间，工作人员必须保证有关数据的准确性和真实性，并利用档案信息管理系统寻找价值高的信息数据，加强规范性。传统档案管理包含的内容较多，管理起来比较复杂，通常是由各个部门独自管理直属部门的档案，管理模式较为单一，已经无法满足基本需求。因此，相关人员需要在传统管理模式的基础上进行创新和改进，创新档案管理方式，根据实际情况构建完善的档案管理系统，不断完善档案管理内容，以此实现档案管理的目标。

2 电子信息化管理模式在档案管理过程中的作用

在电子信息化快速发展的背景下，与档案相关的文字、声像等资料逐渐发生了变化，变为能够共享、储存和更改的电子化数据，以往简单记录为主的传统方式已经不能满足现代档案管理的需要。电子信息化管理模式在档案管理过程中的作用，主要表现在以下几个方面。

2.1 有利于构建规范化的流程体系

与传统档案管理模式相比，电子信息化管理模式能够解决以往模式存在的问题，在实现资源共享的基础上构建规范化的流程体系。目前，使用电子信息技术有利于使档案管理转换成自动化管理方式，并不受人为因素干预，只需要在前期阶段提前设置相关程序，计算机技术便可以根据实际运行情况储存和管理信息，确保信息的完整性。

2.2 提升档案管理工作的即时性

基于传统单一的档案管理模式，档案管理人员需要花费较多时间和精力分析档案数据，并将其整合在一起，加以整理和储存。该环节的工作量大，再加上档案管理工作对于人员有极强的依赖性，人为因素经常对档案管理工作的效率以及质量产生不良的影响。但是，应用电子信息化档案管理模式，则能有效提升档案管理的即时性，使相关数据资料具备价值性。

2.3 提升档案管理工作的准确性

无论是在企业还是事业单位的运行期间，档案管理工作都是不可缺少的一个环节，做好该项工作是很有必要的。在现有的学校档案中，包含了诸多内容，比如学校员工的信息档案、学校后期的发展信息等，对于档案管理工作提出了越来越高的要求，因此，学校必须确保档案管理工作的完善性和安全性。电子信息技术主要以计算机网络、电脑为信息管理载体，应用电子机械化的方式，无论是准确性还是保密性，均比人工操作方式要安全，可以为人员查找和储存信息提供很大的方便，从而在能一定程度上提升档案管理的效率和质量。

2.4 提升档案管理工作的运行效率

电子信息化管理模式的主要档案管理工具是计算机设备，这也说明在管理档案和储存信息的过程中，只需应用计算机或者硬盘等设备，便可以储存相关信息并加以应用。从实际运行情况来看，该种类型的储存方式有重要的作用，不仅能减少纸质储存占据的空间，使信息储存更加环保，还能简化相关人员的操作手续，只需要简单操作计算机，就可以查询相关数据，从而能最大限度地节省人力、物力，推动档案管理工作实现可持续发展。

2.5 实现资源共享

电子信息化管理模式可以实现档案管理以及办公自动化系统资源的共享目标。目前，通过将办公自动化系统对接档案管理系统，可以实现资源共享，使档案归档和使用同步落实。在社会信息化不断发展的背景下，在档案管理中应用电子信息化管理模式是必然趋势。但是，在我国档案开发以及使用期间，还面临着诸多问题，需要相关人员加强电子信息化管理力度，充分体现档案信息资源，以此达到管理的目的。

3 电子信息化档案管理的要点

电子信息化档案管理工作包含的要点如下。

（1）收集。在收集阶段，工作人员需要使用储存载体收集单机电子档案信息，而计算机网络电子档案则依靠计算机网络系统的自动记录功能来获取，并搭建相应的数据库。

（2）整理。在整理阶段，工作人员要做好电子档案载体的编号处理工作，使用计算机技术管理电子档案信息，提升电子档案排列的逻辑性，制作出目录，为后期查看提供便利。

（3）鉴定。工作人员要使用计算机设备对电子档案的实际管理和储存情况进行鉴定，其中主要体现为周围环境、病毒侵害以及介质情况等。面对于鉴定难度较大的环节，相关人员必须加强重视力度，以免出现问题。

（4）储存。工作人员要根据不相同的媒介选择相应的储存位置，应用合适的设备，提前做好灰尘、磁干扰等相关预防工作，合理控制湿度和温度。

（5）统计。在统计环节中，工作人员要借助计算机本身的自动统计功能开展工作，从而既能减少工作人员的压力，还能提升统计工作的效率，确保统计数据的准确性。

（6）运行。在运行环节中，工作人员需要根据实际情况搭建与之相符的网络档案库，选择多种类型的检索或者阅读方式，为档案检索和阅读提供诸多便利。

（7）编排。在编排目录时，工作人员可以在计算机设备或者有网络的区域中编目档案，不断提升编目的工作效率和质量，并加强与各个行业间的交流与合作。

（8）保密。在保密阶段中，电子档案的信息泄露方式比较多，保密任务和传统档案相比，难度更高，从而需要加强档案储存和传输的保密性。针对储存在计算机中的电子档案而言，计算机一般是和开放的因特网相互连接的，为了避免出现黑客随意盗取或者修改信息，应对电子档案进行分级保存，设置使用人员的服务权限。在传输电子档案时，学校要制定完善的保护机制，采取硬件或者软件加密的方式保护数据，确保档案传输工作顺利开展。

4 發挥档案管理中电子信息化管理模式作用的措施

在新形势下，学校要重视电子信息化档案管理工作，并采取一定的措施提升电子信息化档案管理的效率。首先，引进新型的信息化管理方式和经验，综合考虑自身情况，推动档案管理工作顺利开展。其次，制定完善的管理体系，约束工作人员的行为，以降低电子信息化档案管理工作中存在的问题。最后，有效提升档案管理人员的综合素质，打造专业性的档案管理团队，以此为顺利开展档案管理工作奠定基础。

5 结 语

社会经济的不断发展以及科学技术的进步，为开展档案管理工作提供了良好的外部条件，而应用电子信息化管理模式是发展的必然趋势。现阶段，档案管理人员必须紧跟时代发展的步伐，提升自身工作能力，在健全电子信息化管理制度的基础上实现档案管理信息化。

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