浅析大数据条件下高校档案馆的规范化建设要点

赵玉灵

[摘 要]档案馆建设是高校建设工作的重要内容，关乎高校教育事业的未来发展。在大数据时代，高校档案馆建设面临着新要求，必须要全面掌握档案馆的大数据特征，利用大数据创新档案工作，推进档案馆的规范化建设。基于此，本文分析了高校档案馆的大数据特征，探讨了大数据条件下高校档案馆的规范化建设要点，以供参考。

[关键词]大数据；高校；档案馆

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.08.081

[中图分类号]G647.24；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）08-0-02

0 引 言

在当今社会，档案在日常生活中扮演着无可替代的角色，尤其在高校中，高校档案馆主要对在校学生和已毕业学生在以往的社会实践活动中形成清晰的、具有完整性的固定化信息，即对学生以往生活的总结与记录。但随着我国社会的不断发展与进步，学生的档案资料越来越多样化，传统整理档案的方法已经不能精确管理高校档案，因此，高校应制订新的档案管理方案。在大数据时代，高校档案管理工作的大数据特征逐渐显现出来，高校档案数量、种类日渐增多，对档案的处理速度提出了新要求，高校档案工作面临新的挑战，也迎来了新的发展机遇。因此，高校档案管理工作人员应积极探究在大数据條件下优化档案工作的措施，改进档案管理工作的模式，提升高校档案管理工作的效率与质量，保证高校档案工作能够发挥出应有的作用。

1 大数据概述

随着信息社会的快速发展，大数据时代应运到来，给各个领域的改革创新提供了便利条件，带来了更多的发展机遇，促进了社会科学技术的普及应用，提高了人们的生活质量。大数据指规模巨大的数据，可以理解为巨量的资料信息，是IT产业与云计算、互联网产业深入发展的必然产物，标志着一次科技的技术变革。大数据具有价值高、类型多样、处理速度快、数据体庞大的特征，能够利用先进的信息技术更加专业、快速地处理和加工数据资源，充分挖掘数据资源的核心价值，提升资源利用率。

大数据既是一种技术手段，也是一种技术理念，从目前情况来看，仍有一部分人没有全面认识大数据的内涵，存在认识偏差误区，在实际应用中采取传统数据处理思维、处理方式，导致大数据只是形式化的存在，无法充分发挥出自身的作用价值。高校档案馆中包含各种科研计算数据、教学资源、人事资源信息、学校发展历程等，是名副其实的“数据大户”，因此，推进高校档案馆应用大数据技术，是实现档案馆规范化建设发展的必由之路。

2 高校档案馆大数据的特征

我国高校在发展过程中，涉及各种各样的数据信息，日积月累形成了海量的数据，这些数据直观反映了高校的建设发展情况，是高校信息系统的重要内容。在新时代背景下，高校档案馆紧随时代变化脚步，推进了档案资源的规范化建设，呈现出明显的大数据特征。

2.1 馆藏数字化档案信息资源具有重大价值

高校档案馆中具有丰富的馆藏资源，这些原生、权威、可靠真实的档案资源对于高校运营与发展十分重要，具有巨大价值，是高校无形的宝贵财富。近年来，各大高校加大了鉴定和监管档案信息资源质量与品质的工作力度，取其精华，去其糟粕，推进了档案资源的整合与共建共享，使高校档案资源具有很高的保存价值和应用价值。

2.2 馆藏数字化档案信息资源品种多样化

目前，我国高校档案馆档案资源不仅包括纸质材料的实体档案材料，还包括品种多样的电子档案资源、数据资源和多样化载体的声音图像档案资源，由于各个高校数字档案资源存在一定的差异性，加之来源大不相同，导致高校的数字化档案资源随着时代发展呈现复杂、多样的发展趋势。

2.3 数字化档案信息资源丰富

在信息大爆炸的社会背景下，档案馆成为大部分信息资源的终极“居住地”，随着高校档案馆储存量的不断增加，档案馆馆藏生成了丰富的数字化档案信息资源，工作人员利用信息技术将纸质档案转化为图片、音像。通过文本扫描等多种途径转化成电子档案信息，进一步推进高校档案馆在大数据时代中的蓬勃发展。

3 高校档案馆规范化建设的必要性

（1）高校档案馆规范化建设是时代变化的需求。大数据涉及领域越来越广泛，高校利用大数据的优势，不断提高高校档案管理工作的效率，方便了学生的学习。传统档案管理是利用纸制品进行记录，这种管理方式效率低，容易出现错误，经常出现丢失档案文件的情况。在大数据时代，利用规范化的产物对数据进行管理，可以有效避免这些问题，对档案进行长期保存，不仅不会出现丢失档案的问题，还会提高对档案进行收集、分类整理的工作效率。

（2）科学管理档案是信息时代的必然选择。在现代社会，档案对每个高等学校，甚至每一个工作人员，都具有重要作用。在传统的高校档案管理中，需要聘请大量的工作人员进行分类整理，工作十分枯燥复杂，档案丢失情况频发，十分不安全，对档案进行抽样检查也十分困难。高校是给国家输入新鲜血液的重要领地之一，不科学的档案整理将对国家资源造成巨大浪费。在大数据时代，高校应提供先进的科学管理方案，规范高校档案馆的工作，提高档案收集整理的速度；档案管理过程要透明化，让学生可以在任何情况下都可以对其进行监督。

4 高校档案馆规范化建设的对策

虽然大数据技术给高校档案馆工作提供了一定便利条件，带来了改革发展的机遇，但同时也对档案馆建设提出了更高的要求，加大了档案馆的工作难度。因此，高校档案馆只有抓紧大数据机遇，加强档案馆规范化建设力度，明确建设要点，才能够充分发挥出大数据时代的优势，发挥出档案馆资源的价值。

4.1 从实际出发，重视基础设施建设

基础设施建设是高校档案馆规范化建设的重要内容，也是保障档案馆工作顺利开展的前提基础。因此，高校要立足于教育工作的本质要求，从高校办学实力、教研水平、师资力量、人才培养等实际情况出发，意识到档案馆基础设施建设的重要性和必要性，加强基础设施建设力度，推进档案管理的改革创新，创造良好、完善的软硬件档案馆工作环境条件，确保工作人员可以顺利进行规范化管理，提升档案资源的利用率，为高校发展和社会进步提供优质的档案资源服务。

4.2 更新管理理念，完善制度建设

建立健全的规章制度是规范档案管理工作必不可少的环节，有些高校档案室领导受传统管理理念的影响，仍旧沿用一成不变的陈旧规章制度，制度内容与时代发展脱节，无法激发工作人员的工作积极性，没有体现出制度的有效性与规范性，导致档案管理工作的效果差强人意，长此以往，势必会影响档案资源价值，不利于高校的长足发展。因此，高校档案室领导要更新管理理念，树立大数据思维，并将这一思维融入制度建设中，制定出科学可行的规章制度，保证制度的强制性、权威性和规范性；工作人员要严格执行制度落实工作，通过健全工作检查、监督、奖惩等保障机制提升工作人员的责任心和自觉性，推进高校档案工作的规范发展。

4.3 与时俱进创新，促进档案资源应用

創新是各个行业领域改革发展的原动力，高校档案室也不例外。随着时代的不断变化，高校档案管理工作不能止步不前，否则会被社会淘汰，无法发挥出档案工作的积极作用。因此，高校档案馆要重视纸质档案材料与数字化档案材料的管理工作，进一步归纳、分类、整合所有档案资源，加强对用户实际需求的了解，灵活使用大数据便捷的信息处理功能，提供高质量的档案工作服务，满足用户需求。在档案管理工作中引进先进的信息技术和大数据手段，提升数据分析的准确性，全面提升档案管理工作水平，促进档案信息资源的有效应用。

4.4 加强专业人才培养，打造优质人才队伍

档案工作人员是开展高校档案馆工作的直接执行者，其服务意识、综合素养与专业水平直接影响高校档案馆的建设发展。因此，高校档案馆要加强专业人才培养，打造优质人才队伍。一方面，积极面向社会招聘高素质、专业能力强的档案管理人才，为档案工作注入新的活力，创新工作模式；另一方面，定期开展档案馆工作人员的教育培训工作，将大数据思维牢牢树立在工作人员心中，让工作人员可以掌握更多先进的信息技术，丰富工作经验，提升服务意识，成为推进档案馆建设发展的内在驱动力，在档案工作岗位上发光发热。

4.5 紧抓安全体系建设，保障资源安全完整

考虑到大数据具有信息涉及范围广、信息量巨大、数据量庞大等特征，一旦没有科学规范引用，很容易引起数据泄露、档案资源丢失等问题，甚至带来严重的后果。为了有效避免这些问题，高校档案馆必须要落实档案管理安全体系建设，保护学生的隐私信息，更规范地采集、存档、使用档案资源。只有建立起牢固安全的防护体系，才能应用新方法和新技术开展档案工作。此外，加强安全预警机制建设，并不断更新完善这一机制，避免出现安全漏洞问题，保障资源的安全性与完整性。

5 结 语

高校档案馆要以开放、包容、积极的态度来迎接大数据时代，正视大数据技术带来的发展机遇和挑战。高校应结合自身档案馆建设的实际情况，重视建设中存在的不规范问题，明确建设要点，采取有效措施发挥大数据的特征优势，科学合理地应用大数据推进档案馆规范化建设，从而提升档案工作的效率和质量，充分发挥出档案资源的利用价值，促进高校可持续发展。

主要参考文献

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