街道办事处档案管理信息化建设工作思考

李葛 徐长安

摘要：在新形势的发展要求下，对于街道办事处档案管理工作也提出了更高的要求，要利用信息化手段切实提升街道办事处档案管理水平，优化目前街道办事处的服务能力；而街道办事处档案管理进行信息化建设也是便利为民、建设和谐街道文化、加强基层建设的重要体现。本文将对街道办事处档案管理工作现状进行探究，从而提出加强相关建议。

关键词：街道办事处；档案管理；信息化建设

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）10-0279-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

Reflections on the Informatization Construction of Archives Management in Subdistrict Offices

LI Ge1， XU Chang-an2

（1.Wulanhaote Xing'an Street Office， Ulanhot 137400， China；2.Party School of Xing'an League Committee， Ulanhot 137400， China）

Abstract： Under the development of the new situation， higher requirements have been put forward for the archives management of subdistrict offices. We should improve the level of archives management of subdistrict offices and optimize the service capacity of current subdistrict offices by means of informationization， while the informationization construction of subdistrict office archives management is also convenient for the people， building a harmonious subdistrict culture and strengthening the grass-roots construction. Important manifestation. This paper will explore the current situation of archives management in subdistrict offices， and put forward relevant suggestions to strengthen.

Key words： information construction；archives management；subdistrict offices

街道辦事处在社区服务中起着重要的作用，承担着为居民服务的重要职责。随着城市化进程的加快，社区规模也在不断增加，对街道办事处档案管理工作也越来越看重。随着数字化社会的不断发展，街道办事处的档案管理工作也面临着手段更新的发展要求，为了推动街道办事处档案管理工作信息化进程的加快，要加强街道范围内对于档案信息化建设的有效宣传，做好对于基础档案信息的数字化加工，并且结合目前的管理状况，加强对于信息化档案安全保障体系的有效建设。下文将针对街道办事处档案管理信息化建设工作提出一些思考，希望能够推动街道办事处档案的管理工作进入信息数字化的轨道。

1 街道办事处档案管理信息化建设的重要意义

街道办事处的档案管理工作涉及街道居民生活的方方面面，无论是医疗保险档案信息、残疾人档案信息以及居民最低生活保障等，都与档案管理息息相关，所以做好街道办事处档案管理工作，才能够提升街道居民生活的幸福指数，促进街道区域的和谐稳定发展。

但是目前的街道办事处档案管理工作还存在着不足，比如纸质档案在收集与保存的过程之中，会存在破损以及字迹模糊等现象，加之很多档案都没有备份，一旦档案损坏就会对于当地居民产生很大的影响，档案管理质量也达不到相应的要求。所以街道办事处档案管理信息化建设能够极大地解决这一问题，提升档案管理的效率与治理，从档案管理员的角度上来看，大大提高了工作效率，避免出现纸质档案保存不当的问题[1]，在日后的管理过程之中可以更加容易地录入与浏览。

从街道居民的角度上来看，街道办事处档案管理信息化建设也极大便利了当地居民的生活，能够让目前的街道办事处档案管理工作向公众化、服务化、规范化方向转变，给予街道办事处更多的空间来发挥街道档案的作用，让目前的档案管理工作能够贴近居民的生活实际，并且在街道办事处档案管理连入网络时，居民也可以在网上平台中搜索自身所需要的信息。而且居民在平时办手续时，经常会存在手续烦琐等现象，而街道办事处档案管理工作在实现信息化建设之后，可以依托电子化注册平台，提升了居民材料准备的效率，创新多种办理方式，从而推动目前街道办事处的工作向便民利民方向进行转变，压缩了目前的审批时限，进一步提升档案管理工作的透明度。

2 街道办事处档案管理信息化建设的具体措施

2.1 加大对于街道办事处档案管理信息化建设的宣传

宣传的力量是很重要的，如果仔细观察可以发现，街道部门经常会宣传一下额档案管理等方面的内容，这种宣传会产生很多积极的影响。往往街道居民在需要办理手续的时候，才会考虑到去街道办事处获取档案资料，反反复复跑手续，烦琐的流程给居民带来了很多不便，所以为了提升街道办事处档案管理工作的有效性，在实现街道办事处档案管理信息化建设的过程之中，也需要加强对于信息化使用方式的宣传。因为这些基础的档案信息资源如何管理、利用才是关键，所以在宣传的过程之中，也能够让街道居民们了解档案的使用方式以及可以提供的服务范围等，从而让居民可以实现自助服务，大大提升了居民办事的效率，节约了居民“跑腿”的时间。

宣传方式相对多样，对于年轻人而言，在办理事情之前会通常先上网搜索相关信息，所以可以利用设置街道办事处公众服务主页的方式，让居民进行自助查询。而一些年级较大的人就可以通过传统的渠道进行宣传，比如报纸媒体，当地新闻电视台媒体宣传等，在社区部分也可以张贴一些信息化的标语，让居民能够初步产生印象，为后期档案管理工作的广泛推广奠定基础，更好地服务于当地居民[2]。

2.2 提升街道办事处档案的数字化率

街道办事处档案管理工作不是脱离于社会档案体系而存在的，恰恰相反，街道办事处档案管理工作是整个社会中最为基础重要的一环，所以在推进街道办事处档案管理信息化进程的过程之中，要与社会整体的档案信息发展脚步相一致，将街道办事处的档案管理网络信息化建设纳入政府政务信息管理之中，使得目前的档案管理工作真正成为政府服务体系中的基础性一环，这也是我国在实现政府政务资源共享开发中的重要一环。档案管理人员需要学习档案信息技术，与当地的档案馆建设与管理做好联动工作，街道办事处档案管理在信息化建设的推动下，不再是分割开的个体，而是具有联动作用的整体，在融入档案信息管理王若的过程之中发挥档案管理便民的作用。

2.3 提升街道办事处档案管理服务能力

在街道办事处档案管理服务方面，也应该以信息化建设为载体，来提升自身的服务质量，扩大服务范围的同时，适应目前居民的使用要求以及社会的发展要求，对于目前的档案信息管理发展方向，要进行良好的组织协调工作，并且对于街道区域内的一些档案情况要做好方案制定以及情况跟踪恢复。

优化街道办事档案管理服务工作的过程之中对于一些重要的档案资料，在这一过程之中可以通过建设安全防护系统，来提升档案数据的安全性，实现对于街道办事处档案信息的安全与防护。可以结合街道档案管理的实际需要，建立万韩的档案信息数据备份体系，并且模拟可能出现的数据信息问题，建立灾难恢复机制，去确保信息的安全程度。

在硬件设施上也要加强街道服务点的建设，做好服务功能的全覆盖工作，让居民可以通过移动终端，或者是城市中所设有的自主查询终端进行查询，让居民们可以享受到优先、快捷的服务内容，甚至居民可以足不出户就查询到信息，办理到相关的业务，加强对于相关档案的应用，提升目前街道办事处对于档案管理以及档案预约查询的处理能力，根据我国一些省市街道办事处信息化建设实施经验来看，基层信息化应用水平得到了大大提升，操作平台也在不断改进与改善的过程之中为基层居民以及街道区域内所涉及的对象，都提供了十分准确、充实的数据基础功能以及应用。

所以综合来看，街道办事处档案管理信息化建设工作也需要从硬件建设与软件建设两个方面进行着手，扩大目前街道辦事处档案管理的服务面积，优化街道办事处档案管理目前的服务质量，为居民们提供更加快捷的档案利用服务。

2.4 推动街道办事处档案管理信息化制度建设

高科技产业的迅猛发展，带动了信息化建设的快速发展，对信息采集、保管和利用的方式也有相应的促进和改变。进行档案信息化建设的必要条件就是档案建设必须要有统一的标准和规范。在街道办事处档案管理信息化建设方面，也要有针对性提出相应的管理制度，确保街道办事处档案管理工作以信息化的方式呈现出来之后，依然能够实现规范化，优化目前的管理流程过程，根据信息化建设的相关原则，来加强档案资料的规范化管理。在明确行政许可事项后，规范网络办理事项的要求以及流程，在有关部门的审批信息共享机制的推动下，街道办事处也要向无纸化办公方向进行转变，以制度为保障，来推动街道办事处档案管理工作向高效便民的工作模式进行转变。

2.5 积极培训和引进相关专业人才

人才永远是最重要的资源。没有专业的人才，任何事业都无从谈起，档案信息化的管理工作更是如此。随着信息化时代的到来和国民素质的提高，实现街道办事处管理信息化是必须的必要的，然而人才是实现信息化的第一个拦路石，街道办事处档案管理工作的稳定发展，必将离不开专业性的人才，在进行人才的选择必须满足三个要求：一是专业水平高；二是文化功底深；三是具有一定的潜力。街道办事处可以采用多种途径进行人才的发掘、培训和储备。街道办事处要依据档案信息化建设的需要，走出去寻找人才，果断引进具有信息技术特长，熟悉档案管理的人才。

3 结语

目前的街道办事处档案管理在信息化建设方面上还有很大的发展与改进空间，街道办事处档案管理人员要在正确认识街道办事处档案管理实现信息化建设重要意义的基础之上，利用加大对于街道办事处档案管理信息化建设的宣传、提升街道办事处档案的数字化率、提升街道办事处档案管理服务能力、推动街道办事处档案管理信息化制度建设等多种方式，来优化街道办事处档案管理的效率与质量，给予当地基层居民更多的便利与体验，促进整个基层信息化应用的发展，街道办事处的档案管理人员也要不断提升自身的管理水平，加强信息化技术培训，适应目前街道办事处档案管理信息化建设发展的实际要求。

参考文献：

[1] 吴青璟.档案信息化建设与档案管理[J].城建档案，2018（11）：11-13.

[2] 梁琪艳.探讨档案信息化建设与档案管理[J].科学与财富，2018（29）：36.

[3] 马秀娟.街道办事处档案管理存在的问题及对策解析[J].办公室业务，2018（3）.

[4] 辛富庭.试论街道办事处档案信息化建设工作思路[J].兰台世界，2018（8）.

[5] 卢伟.信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（7）.

[6] 李成杰. 以人为本理念下党校档案管理工作的分析[J].电脑知识与技术，2018（23）.

[7] 孙凤霞.信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（5）.

[8] 郝忠义.试论街道办事处档案管理信息化建设工作思路[J].科技经济导刊，2017（7）.

【通联编辑：唐一东】