推动知识资源的共享与复用

/北京航天发射技术研究所

北京航天发射技术研究所从全面推进知识管理工作以来，在规划纲要、基础建设、信息系统、管理标准及流程体系等阶段性工作有条不紊的进行，并取得了可喜的成绩。在此笔者从知识管理系统使用者的角度，对知识推送、知识推理等知识共享工作的开展进行初步的探索。

一、现状

中国运载火箭技术研究院知识管理推进工作分3个阶段，包括知识管理推进阶段（2011年__2013年）、知识管理深化阶段（2014年__2015年）和知识管理发展阶段（2016年__2020年），研究所现阶段是知识管理发展阶段。

1.所级知识管理系统框架

所级知识地图设3个一级目录，分别是经营管理、专业知识和系统管理。一级目录下设二级目录，二级目录下设三级目录。

部门知识地图面向研究室、项目组及车间等，设有20个部门。各部门的知识地图设有一级目录，一级目录下设二级目录，二级目录下设三级目录，如图1所示。部门上传的文件，可以自动同步到所级知识地图对应的目录下。

2.共享的意义

知识管理是由概念到行动的过程，在知识管理领域有着若干评估方法。不同评估方法关注的重点不同，从注重共享的角度，选取Authur Anderson公司提出的公式：K=(P+I)S。其中K意为知识能力（见表1），P为用户人数，I为资讯或信息技术，S意为分享。S位于指数位，故S对K有决定性的影响，S的取值的提升，能够快速提升与累积企业的知识能力。

3.研究所知识共享浅析

图1 部门知识地图

表1 知识能力K（天）

将研究所知识管理系统运行42个月的累加数据进行分析：在取样人数P=34、月均上传（上传文档数除以上传人数）I=1.40时，算出共享系数S=1.156，系统月知识能力为K=61.97，运行42个月累加的知识能力为K=42×61.97=2602.74， 并 得 出以下结论：上传总数与下载总数比值约为1.66，表明贡献知识的能动性小于汲取知识的意愿，知识贡献需要大力鼓励和提倡、乃至强制要求；上传、下载文件的人均标准差系数大，表明个体知识贡献和知识汲取意愿差异大；有少部分员工非常愿意进行知识分享，主动贡献组织知识；除下载行为外，用户评分、评论、推荐、转发等行为极少，表明用户粘性和活跃度不够；下载数量从多到少依次为标准、情况资料、论文集、“举一反三”报告。其中“举一反三”报告的上传是所强制要求，报告格式规范、内容丰富，知识价值较佳；标准下载数量从多到少依次为所标、院标、部标、国标及国军标，所标收集完整、查找方便，其他标准平台存储数量有限；用户建议提升系统的实用性，如优化搜索引擎等。

4.研究院知识共享浅析

笔者在对研究所知识管理系统进行浅要分析的基础上，将此方法推广到研究院知识管理系统。暂取P=58557（系统注册用户总数），I为23166（已有知识总量），按日均访问量181人、人均下载及访问共计10篇文档计算，S估算为｛181×10/58557｝×1/3=0.0103（取小数点后四位），则每天的知识能力K=1.124。

在知识管理系统长期运行时，按与所知识管理系统运行时间相同的42个月（每月25个工作日）计算，∑K=1.124×25×42=1180.2。

二、当前的知识管理共享情况

企业知识可分为显性知识和隐性知识。显性知识是可以用规范化或系统化的语言来表达的知识；隐性知识则是主观的、基于长期经验积累的知识。企业的知识管理系统，不仅要对企业内所存在的隐性知识、显性知识进行挖掘和整理，更重要的是共享和复用，以实现企业知识的价值。

1.特殊的知识管理系统

研究所在知识管理系统之外，还有一些系统平台也有知识管理、知识共享的职能，最典型的是综合档案Web查询系统，科研生产过程的图纸、文件、三单、编研成果等，企业经营管理过程中产生的文书资料，各种活动的声像资料、产品的多媒体记录，上级的文件通知制度等目录都录入了系统中，内容丰富、数量可观，可以在其中查找自己要借阅的文件资料的名称，网上办理借阅申请、然后进行实物借阅。2014年2月至今，已经有1955条数据，日均1条以上借阅信息。由于每条借阅信息可以包含多个文件资料的借阅，这一系统使用的活跃度非常高。大量图纸文件的借阅，有力地促进了知识的传承和共享。

企业级协同产品研制管理系统AVIDM，以信息技术为核心、以项目管理为主线、以技术流程和计划流程为依据，构建了一个基于Web的、从设计、生产到管理综合集成的分布式集成系统平台和协同工作环境，其中的项目管理功能，在涉及有提交物的计划节点时，需要提交文件等提交物，管理、存储了大量的企业知识。

另外，研究所OA办公自动化系统，设有规章制度、科技情报、上级要求、学习资料、产品化建设、可靠性工程等栏目，也管理、存储着一定的企业知识。

在考虑知识为企业创造的价值时，具有知识储存、共享功能的特殊的知识管理系统，也应计入并充分利用。

2.各知识管理平台面临的问题

各系统经过几年的运行，运行平稳并积累了知识资源和用户资源，具有开展知识资源的分享和复用的基本硬件基础，研究院知识管理系统，板块设置规范、专业门类齐全、起点高、功能多，系统底蕴极佳。加快构建具有竞争力的知识管理体系，将提升企业的主动权和竞争力。在建设航天强国、科技强军的征途上，在凤凰涅槃、跨越发展的过程中，充分利用企业60余年的知识积累，充分利用已有的专业技术成果，具有深刻的现实意义和战略意义。

“知识管理绝不是一个平台、一个系统所能解决的问题，而是要根据不同类型的知识对象，不同专业的特点和具体需要，制定合理的管理措施和工具，最终形成适应弹箭设计的知识管理技术体系”。院所知识管理系统、所内与知识管理相关的平台、各厂所之间的知识管理系统之间，基本不联通。尤其是研究院知识管理系统中的不同单位间资源壁垒，导致知识库中虽然有大量的知识，但每个用户能够利用的资源仅仅是其中极小的一部分，大部分知识处于“休眠”过程中，严重影响了用户的利用知识管理系统的积极性，也制约着现有知识管理系统在企业发展中发挥更大的作用。

一是缺乏对知识价值的评价，尤其是用户对知识评价的数据。目前各系统的积分基本是直接累加的数据，缺乏对知识的评价价值，如用户对知识的评分，知识的流行性因素，用户对知识的阅读、下载、评论、添加标签、推荐、收藏、转发，以及用户个人专业技能等级要素，如用户技术职称、专业岗位等代表用户知识评价能力的参数，与用户共享知识的平均评分或评分排行计算。

二是知识间有效整合程度的评价。由于权限制约，无法对上传知识进行深度和广度方面的分析，如果能够得到某一产品或型号相对完整的研制流程数据，将倍乘地提高知识的价值，尤其在我院分工精细、专业门类齐全的情况下，更有借鉴意义。而且，从研究所情况看，与知识管理有关的各个系统，知识种类不尽相同，综合档案系统以传统意义上的档案为主，AVIDM系统以技术文件为主，所知识管理系统目前以论文、举一反三、吃透技术等技术文章为主。研究院知识管理系统提出了基本内容、经验禁忌、故障案例、共用模型、最新发展、最佳实践、学术论文、发明专利、科技成果、标准规范共10类知识资源类型。统筹考虑不同系统特点，制定统一的知识规范，为后期的应用打好基础。

3.知识管理系统提升的途径

灵活的门户系统。在知识管理系统使用情况的沟通过程中发现搜索功能的便捷程度，直接影响了员工对系统的使用频率。强大的知识库和灵活的门户系统可以相辅相成，通过构建搜索引擎、设计便于查找和利用的菜单、流程知识获取等手段，可以提高用户使用知识管理系统的积极性。在厂所间资源壁垒造成知识孤岛短时间内无法有效解决的情况下，灵活好用的门户系统在一定程度上可以提高用户的粘性。

充分利用计算机技术。充分利用现有计算机技术，妥善解决各种知识壁垒，尤其是单位内部具有知识管理功能的各系统之间的壁垒，通过一个搜索引擎可以得到各系统的知识信息，增加了知识库的容量。

建立自主学习的推送机制。当用户点击所需知识资源后，与该知识资源相关的专业背景知识进行自主推送，实现从“人找知识”到“知识找人”的跨越，需要围绕组织知识及业务流程对知识库中的知识进行梳理、分析，需要建立推送系统的自主学习机制，乃至用到大数据技术。

制度上的支持和推动将是知识管理系统走向分享与重用的主要保证。现阶段知识库的积累，离不开制度的硬性要求。可以预见，在未来的一段时间内，制度在知识管理系统的建设、知识的分享和重用过程中，仍将扮演重要角色。在大力倡导知识的共享的同时，还要对注重对知识的保护，使知识的提供者有更高的积极性投入到知识的贡献中。