医院档案信息化建设的问题分析及努力方向

文·谢文茹

医院在运营管理过程中形成了大量的第一手档案资料，对这些档案资料进行科学管理，可以对医院发展起到重要保障作用。随着档案管理模式的不断完善，档案科学化管理迫切需要档案管理进入信息化时代。目前，各级医院已逐步意识到加强档案信息化建设的重要性，但阻碍档案信息化建设的问题依然众多，值得档案部门研究和深思。

一、医院档案信息化建设的现状

随着医疗卫生体制改革和医疗保险制度改革的深入推进，传统的医院档案管理模式已经不能满足医院改革发展的需要。我院是一个三级甲等医疗卫生机构，医院信息化建设的发展，带动了医院档案管理信息化建设的脚步。2017年，我院积极争创山东省档案工作科学化管理先进单位，加大了对档案管理信息化人力、物力、财力等方面的投入，新增了服务器，完善了档案信息化管理系统，加强电子文件的收集和归档，建立了全部室藏档案目录数据库，基本实现了数据管理、检索查询、档案统计等功能。一方面顺利通过了先进单位的测评，另一方面也使档案管理信息化成为医院信息化管理的组成部分，大大地提高了医院管理服务水平，满足了患者对医院档案利用和检索的更高要求。

医院档案信息化建设的作用日益突显。首先，医院档案信息化的运用大大提高了医院档案的收集、检索、统计及利用效率；其次，通过档案信息化建设，减少了纸质档案的存储空间，降低了管理成本和人工投入；再次，在网络信息技术支持下，可以构建基于医院网络技术的数据库，通过资源共享提高医院工作效率。但针对档案信息化建设规划、数字资源、应用系统、信息安全等方面的标准要求，我院档案信息化建设的问题还很多，还有很大的提升空间。

二、医院档案信息化建设的问题分析

（一）对档案信息化建设的重视程度不够

医院信息化建设改变了医院传统的管理模式，优化了医院管理流程，提高了管理工作效率，让医院受益匪浅。但医护人员对医院档案信息化建设的重要性仍认识不足、重视不够。在档案收集工作中，各科室的兼职档案员受惯性思维支配，仍习惯延用传统的档案管理模式，只注重纸质档案归档，而忽略电子文件的存档，上传电子文件的意识不够，致使电子文件存档不完整、不系统、不全面，导致档案信息化建设始终滞后于医院信息化建设。

（二）医院档案信息化建设缺少统一标准

目前，医院的档案信息化建设系统，多是根据医院自身信息化建设的情况来制定，有的是自主研发的档案管理系统，有的是软件公司研发的档案管理软件，也有的是医院信息化管理系统自带的档案管理模块，没有一个卫健系统统一的档案信息化建设标准。虽然卫生部颁布了《医药卫生档案管理暂行办法》，但是对医院电子档案管理还没有出台统一的标准要求，致使医院档案信息化建设形态各异、标准不一、难以相容，起不到档案信息化数据共享共融的作用。

（三）医院档案信息化管理人员综合素质欠缺

医院档案信息化建设，离不开一支高素质管理队伍的依托。目前，医院档案管理人员普遍年龄结构老化、综合素质参差不齐，有的只熟知档案管理法律法规和工作流程，不具备过硬的理论知识和专业技能；有的能熟练掌握档案材料的收集、编号、统计、检索技能，但不掌握电子档案管理软件的使用方法，不能在档案信息化管理中独当一面；有的档案管理人员身兼数职，没有时间和精力去熟悉和掌握档案信息化管理技能，对档案工作只是被动应付。

三、加强医院档案信息化建设的举施

（一）提高认识，保障到位

提升医院档案信息化建设水平，首先要提高认识，加强保障。医院要树立全员档案意识，将档案信息化建设纳入到医院信息化建设总体规划中，同部署、同落实、同考核。将档案信息化管理人员纳入医院信息化管理领导小组中，建立医院档案信息化管理网络，制定完善的医院档案信息化建设制度，给予医院档案信息化建设人力、物力、财力等方面的支持和投入，保证资金到位、设备落实。其次，要严格落实工作责任制，将档案信息化管理制度纳入医院管理制度和分管领导的岗位职责中，强化各科室兼职档案员对档案信息化管理工作的认识，提高电子归档意识，保证电子档案材料收集齐全、安全管理。

（二）加强管理，设施到位

档案信息化建设基础设施配置，是医院档案信息化建设的必备条件，是实现档案信息化管理的基础性保障设施。档案信息化基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设和系统软件建设等。其中，基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、安全设备、档案数字化加工设备以及其它支撑设备；系统软件主要是计算机运行所需的各种程序及有关文字资料，如档案管理软件等。配置完备的档案信息化建设基础设施，一是可以自主从事最基本的档案数字化扫描工作。我院在创建档案工作科学化管理先进单位时，按照细则要求，必须实现一定比例的室藏档案数字化扫描数据，但由于我院没有配备档案数字化加工设备，只能采取社会化服务方式完成室藏档案的数字化任务，这对于档案安全造成一定隐患。二是可以将档案管理软件与医院办公自动化系统进行有效链接，让档案信息化管理系统摆脱孤军奋战的状态，强大档案信息资源的管理、利用和共享力度。

（三）重视培训，素质到位

要将档案信息化管理人才的培养纳入医院人才培养的计划中，不断提升档案人员的综合业务素质。一是医院内部制定档案业务研讨计划和科室兼职档案人员的学习计划，提升档案人员自主学习档案业务、主动掌握档案信息化管理知识和相关技能的积极性，成为档案信息化管理工作的明白人和参与者，为医院档案信息化建设的发展尽己所能。二是医院要有计划地做好档案人员的培训工作，既可以邀请档案管理专家来医院进行档案信息化专业知识讲座，也可以到兄弟单位学习档案信息化管理好的做法，让档案信息化管理人员在培训中学习，在学习中长进，在长进中提高。

（四）强化措施，安全到位

在医院档案信息化建设过程中，要特别重视各类档案数据的保密性和安全性。一是要严格执行档案管理的安全保密制度，用对信息系统设置必要的“防火墙”、网关以及权限、密码等方式加强系统访问控制，确保医院档案资料的安全。二是要做好医院“内网”和“外网”的隔离工作，给计算机系统安装防病毒卡或反病毒软件并及时更新版本，设置安全有效的安保措施，以确保医院档案数据在收集、存储、利用过程中的安全运行。

当前，信息化、数字化已广泛运用到医院管理的各个方面，“移动医疗”“移动护理”“床边结算”也大大方便了医护人员对患者的诊疗服务。医院档案信息化建设必须紧跟医院信息化建设的步伐，修正问题，采取措施，不断适应医院信息化管理的要求，为不断提高医院管理水平，提升医院竞争力，做出档案服务应有的贡献。