大数据环境下档案管理工作所面临的机遇与挑战

夏建军

摘 要：大数据时代的到来使得人们的工作、生活较以往发生了巨大的变革，为各行各业发展带来了新的契机。对于档案管理工作而言，大数据环境为其深入发展提供了巨大的支持，同时也对其提出了新的要求。基于此，本文对大数据环境下档案管理工作所面临的机遇与挑战进行了分析，并提出了相关策略，以供参考。

关键词：大数据环境；档案管理；机遇；挑战

1.大数据环境概述

大数据主要是指在一定时间内无法通过常规软件工具进行捕捉、管理处理的数据集合，需要采取新型处理模式才能有效应对的海量的、多样化的信息资产。大数据时代的到来具有其必然性，它是高度发达的计算机技术、网络通信技术以及信息化技术共同作用的结果[1]。如今大数据已经融入到了各行各业以及人们的工作、生活当中，成为了社会运转不可或缺的一部分。总之在大数据环境下，很多事物较以往已经发生了变革，要适应这种变革，必然要转变思维理念，从新的视角来审度这种变化。

2.大数据给档案管理带来的机遇

在大数据环境下，网络信息技术、通信技术以及计算机技术等愈来愈发达，这为档案管理工作提供了巨大支持，档案管理也迎来了新的机遇。首先，大数据环境能够将档案文件当中所蕴藏的价值充分挖掘出来。近年来，档案机构都加快了库藏档案数字化步伐，将传统纸质文件转变为电子文件。这些电子档案文件逐渐累积、汇聚，形成了重要的信息源，其中蕴藏了海量信息。在大数据相关技术的支持下对这些信息进行深度加工，能将其价值充分发掘出来。其次，大数据环境能够促进档案信息资源共享。借助大数据技术能够促进档案机构之间的信息交流，能够在区域范围内形成一个档案信息资源共享网络平台，进一步提升档案信息资源共享效率，为档案使用者提供更为便捷的服务[2]。另外，大数据环境能够促进档案服务方式革新。由于互联网以及移动互联网的高度发达，档案机构完全可以为用户提供远程服务，不再局限于传统窗口式服务。同时档案机构可结合用户实际需求，在充分了解客户需求趋势及偏好的情况下，主动为其推送档案信息，实现个性化服务。

3.大数据给档案管理带来的挑战

大数据环境给档案管理工作创造机遇的同时，也给其带来了新的挑战。首先，大数据环境促进了档案管理过程重构。通常情况下，档案管理主要涉及三个环节，包括档案信息收集、档案资料整理以及档案文件利用。在传统纸质档案管理过程中，档案信息由各个部门移交，主要通过手工整理，档案文件利用则采用被动服务方式。在大数据环境下，传统纸质档案管理方式显然是行不通的。档案相关信息除了部门移交外，还需要做好电子文档归档，档案资料整理则通过计算机辅助实施，然后再通过专业软件进行编研、加工、整合，将其价值充分发挥出来[3]。档案管理过程的重构对相关工作人员提出了新的要求，需要其具备一定的信息化技术操作能力才能完成各项工作。与此同时，档案信息量呈现了与日俱增的态势，如何处理海量信息已经成为了摆在档案工作者面前的重要难题之一。其次，档案数据安全问题愈加凸出。虽然将纸质文档转变为电子文档能够大幅度提升档案管理效率，但电子文档需要依托网络环境才能发挥其作用与价值，档案信息平台不可避免地会遇到来源于网络环境的病毒入侵、黑客攻击等，这对档案数据安全管理提出了较高的要求。如果安全防范措施不到位，可能会造成档案信息泄密、篡改、丢失等，所造成的损失不容忽视。另外，档案数据存储压力将变得愈来愈大。在大数据环境下，档案机构所面对的数据集将是TB级别的，传统的数据库部署显然无法有效处理TB级别的数据，需要对数据库进行完善、更新、优化，才能将这些数据有效存储起来。

4.大数据环境下做好档案管理工作的相关策略

4.1加强档案数据库开发

在大数据环境下，档案信息的有效存储离不开数据库的支持，所以档案机构需要加强档案数据库开发。大数据技术内容相对复杂，传统行业要引入大数据技术，需要突破诸多限制，难度较大。因此，档案机构可与专门的数据开发公司进行合作，在其支持下完成构建专业化的档案数据库。档案机构内部要先对库藏纸质档案进行数字化处理，并进行分类，将其转变为原始档案信息数据，再由数据开发公司进行二次加工，对相关数据进行整合，形成数据库[4]。在档案数据库开发过程中，档案机构要与数据开发公司保持密切沟通，明确档案管理、应用范围，让数据库开发“有的放矢”，避免不必要的工作量。当数据库建成后，要及时公开成果，以便档案资源共享，进一步提升档案资源利用率。另外，档案机构要加大数据库后续维护投入，确保数据库保持稳定运行状态。

4.2加强标准规范建设

在利用大数据技术手段对档案信息资料进行开发的过程中，必须建立有效的数据规范，保证数字资源格式统一，才能确保档案信息资料开发利用秩序。在相关工作开展过程中，需要充分借鉴国际标准以及国外先进标准，制定并修订出适合档案机构实际情况的标准规范文件，统一数据保存格式以及数据传输端口，防止出现信息孤岛。

4.3加强档案资源安全保护

档案机构需要高度重视电子档案信息保密工作，对于一些涉密档案文件，严格控制其上传，并采取物理隔离措施按照涉密程序进行分级保护，并按照相关规定配置相应的保密设备。与此同时，要加强计算机密码、口令授权管理，针对不同类型用户设置对应权限，让用户在权限范围内使用档案资料；还可借助数据加密法、数字水印法、数字签名技术、数字证书技术对电子档案进行保护，保证电子档案文件信息不被隨意修改、窃取、删除。档案机构还要加强应急制度建设，一旦出现突发安全问题，能够按照事先设置的应急制度进行快速处理，避免风险扩大。除此之外，档案机构需要加强数据存储备份中心建设，对档案数据进行有效备份；还可通过云技术将档案数据备份在云端，实现异地储存，进一步提升档案数据的安全性。

4.4加强相关人才队伍建设

档案机构要重视内部人才培养，通过开展定期培训活动，不断强化相关人员信息化技术操作能力，并使其转变传统档案管理思维，提升岗位胜任力。同时档案机构还可适当应聘数据开发专业性人才，对人才队伍进行有效补充。在此基础上，还要培养档案管理人员服务意识，从而为广大用户群体提供更为优质的档案服务。

5.结语

在大数据环境下，档案管理工作机遇与挑战并存。为适应新环境，档案机构要加强档案数据库开发，加强标准规范建设，加强档案资源安全保护，并加强相关人才队伍建设，不断提升档案管理质量及效率，将档案文件的价值充分发挥出来。

[参考文献][1]吴毓玲.论大数据时代档案管理的模式变化[J].现代经济信息，2018（21）：67.

[2]朱艳丽.大数据背景下档案管理的机遇与挑战[J].劳动保障世界，2018（30）：57.

[3]徐晓文.大数据时代知识管理对档案管理的启示[J].智库时代，2018（41）：287，290.

[4]李慧芬.试论大数据背景下档案管理工作的机遇与挑战[J].低碳世界，2018（09）：318-319.

（作者单位：山东省菏泽市单县卫生健康局，山东 菏泽 274300）