试探交通档案信息化管理

苏安翠

摘 要：在交通事业发展过程中，交通档案发挥了重要作用，它能够为交通建设和管理提供可靠参考依据，确保交通项目决策的合理性与科学性、管理的精准性和有效性。如今信息化技术已经覆盖到社会各个领域当中，为各行各业发展提供了巨大支持。将交通档案管理与信息化技术充分结合起来能够进一步提升交通档案管理质量及效率，将档案文件的价值充分发挥出来。基于此，本文对交通档案信息化管理进行了综合性分析，并提出了相关措施，以供参考。

关键词：交通档案；管理；信息化

1.实现交通档案信息化管理的重要意义

交通档案管理是一项相对复杂的工作，涉及内容较多，覆盖范围较大。随着交通网络的不断发展，交通档案信息规模也在不断扩大，传统模式已经难以满足交通档案实际管理需求，需要将信息化技术融入到交通档案管理当中。首先，利用信息化技术能够进一步提升交通档案管理效率。将传统纸质档案转变为电子化档案更有利于档案资料查询、修改及存储，并能够借助网络手段快速传递档案文件，实现档案资源共享。实现交通档案信息化管理意味着能够降低档案管理整体成本，为档案管理者以及使用者提供便捷[1]。其次，利用信息化技术对交通档案材料进行处理，可简化档案信息编制，并节约存储空间，方便而快捷。借助计算机设备以及专业软件可对交通档案信息进行二次加工，将其中潜藏的价值挖掘出来。在信息检索过程中，通过信息化管理能够从大量资料当中快速获取需要的内容。实現交通档案信息化管理有利于促进相关人员更新档案管理理念，创新档案管理思维。并且能够及时将交通信息成果通过网络共享于社会，让社会公众更好地了解交通事业发展动态。

2.现阶段交通档案信息化管理存在的部分问题

虽然目前交通档案信息化管理愈来愈受到重视，在某些领域也获得了一定成果，但在部分环节上还是存在着一定问题：（1）信息化管理模式与传统纸质化模式不统一。档案管理信息化与传统纸质化档案管理缺乏统一性。纸质化档案信息化录入进程相对缓慢，使得信息化管理进度滞后，对交通档案开发利用等产生了阻碍，也无法满足档案信息共享要求。同时部分单位在相关软硬件设施方面投入不足，一些陈旧设备并未得到及时更新，使得档案信息化平台建设“捉襟见肘”[2]。（2）机制问题。部分交通档案管理机构在档案信息化方面缺乏一套完整健全的管理机制，使得相关工作分工较为模糊，未能明确各岗位工作人员职责。这使得档案登记、统计、信息化数据上传以及资料利用等工作会出现各自为政的情况，管理秩序较为混乱，信息化程度不够。（3）人员问题。现阶段大部分交通档案管理人员是档案专业出身，他们在档案专业知识以及技能方面具有较高的素养，但在信息化知识以及技术方面缺乏积累。很多交通档案管理人员存在“重保管，轻使用”的固化思维，过于重视档案资料收集存储，但却忽视了对档案信息的开发利用，也不善于借助信息化工具对档案材料进行进一步开发，这样就无法挖掘交通档案蕴藏的潜在价值。

3.完善交通档案信息化管理的有效举措

3.1更新档案管理工作理念

要进一步完善交通信息化管理工作，必然要转变档案管理工作理念。一方面，相关部门要加强交通档案信息化管理宣传工作。在改革过程中，可聘请相关专家对档案工作人员进行宣传及讲解，让档案工作人员充分意识到交通档案信息化管理的重要性，使其能够逐渐转变传统理念，更新知识储备，主动应用信息化技术开展档案管理工作。另一方面，交通档案管理部门领导要发挥带头作用，将档案信息化建设当成一项常态化工作来做，针对工作岗位特点及性质，配置合适的人员，由专人负责，各司其责，将交通档案管理信息化工作落实到位[3]。通过更新理念，让信息化管理逐渐替代传统纸质化管理，创设出交通档案管理的新局面，进一步提升相关工作效率及质量。

3.2加强软硬件平台建设

交通档案信息化管理离不开相关软硬件设施的支持。交通及相关管理部门可联合当地档案部门加快交通数字化档案馆建设步伐，打造出一个健全的信息管理系统，实现交通档案信息资源共享，进一步提升档案管理的综合效益。首先，要完善数字化归档工作。借助数字设备对纸质文档进行扫描，将纸质文档转变为便于储存的数字文档。其次，要加快数据库建设步伐。应该将相关文档信息均纳入数据库当中，利用数据库进行分类管理，并借助专业软件进行数据整合分析，再进行有条理的归档。再者，要加强网络安全体系建设。借助数字化手段虽然能够为档案存储、归档、查阅等提供巨大便捷，但同时也面临着网络环境下的各种安全威胁，如网络非法入侵、病毒感染、黑客攻击等。因此，相关部门要加强网络安全建设，通过设置防火墙、杀毒软件、访问权限等尽可能消除安全漏洞，防止数字化档案文件丢失、损坏、泄露，为交通系统正常运转奠定良好基础

[4]。另外，交通档案管理部门要及时更换陈旧、老化设备，加快硬件设施更新。在软件建设方面可与专业机构合作，打造出一个与单位需求相匹配的平台，促使各项工作顺利实施。在条件允许的情况下，还可借助大数据技术对交通信息进行充分收集整合，借助云平台技术储存交通档案信息，将数字化档案储存到云端，确保数字化档案文件的安全性。

3.3加强制度建设

规范化的制度是实现交通档案管理信息化的基本前提。各级交通管理部门需要结合单位以及部门实际情况统一制定规范化的交通档案管理信息化规章制度，并及时向上级部门报批，获得批准后再实施。一旦公布实施，有关部门要严格按照规章制度执行相关工作，确保交通档案管理信息化工作的秩序。与此同时，要建立相应的责任机制，将责任与实际岗位充分关联起来，做到责任到人。一旦出现问题，可及时追究责任，并对相关工作进行完善。另外，要建立有效的激励机制。对于工作成绩突出的人员要给予奖励，并在部门内及单位内进行表彰，树立榜样，起到激励作用。对于违规人员也要严格按照规章制度给予惩罚，以此来约束其行为，让档案管理工作规范化实施。

3.4重视相关人才培养

一方面，相关单位及部门可适当引进具备信息化专业背景的人才，对交通档案管理人才队伍进行补充。另一方面，要重视内部人才培养。部门可定期组织档案工作人员参与信息化技术专业培训，强化其知识储备，不断提升其岗位胜任力。还可向上级部门提出申请，在上级部门协助下邀请专家开展专题座谈会，分享经验，扩大档案管理人员知识视野。对于能力突出、表现优异的人员可鼓励其继续深造，将其打造为复合型人才。

[参考文献]

[1]汤柏龄.浅析交通档案管理的信息化构建思路[J].黑龙江交通科技，2017，40（12）：201，203.

[2]丛春妍.对交通档案管理信息化建设的重要性与途径探讨[J].城市建设理论研究（电子版），2017（28）：62-63.

[3]翁韶琼.浅析交通档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].福建建设科技，2017（02）：92-93.

[4]宋晔.交通档案管理信息化中存在的问题及对策解析[J].企业技术开发，2015，34（33）：64+67.

（作者单位：莱西市公安局交通警察大队，山东 莱西 266600）