案例解读：印刷设备企业如何解决库存问题

赵艳丰

K公司的库存管理问题

K公司是国内起步较早、规模较大的印刷设备制造厂，旗下的小型丝印机产品在业界具有广泛的知名度。然而近几年，该公司暴露出了许多库存问题，使得企业库存量总是高于安全库存，滞销情况明显，具体表现如下：

1.库存总量大、周转时间长

为了提高服务水平，以保证能够满足经销商以及客户的需求，K公司会保留大量成品库存。这些库存不仅增加了仓库面积，还大大增加了管理难度，导致库存管理成本不断增加，占用了大量流动资金，增加了企业负担。

此外，我国印刷设备行业的库存周转速度远远落后于发达国家，企业要想将资金不断增值，就要将资金处于不断的流动状态。而K公司的库存周转时间过长，使得企业流动资金停留在库存管理的某一个环节当中，不仅不可增值，还会增加经营风险等。举例来说，K公司的部分原材料是进口件，进口件的订货周期较长，一般为3个月左右。如果K公司接到一个数量较大的订单，由于原材料的订货周期过长，使得产品生产时间延长，对于已经生产好的成品库存就会增加存储时间，库存管理成本骤然升高，利润大大降低。

2.库存信息更新不及时

K公司在日常收货与发货时，对于库存信息的录入不及时，直接导致库存信息不准确。例如，公司的仓库收货人员在接收到完工的产品时，通常会将入库单累计到一定数量后，才统一录入到库存管理系统中。而发货人员在将产品发出时，操作也是如此。所以这种信息录入方式会导致库存信息更新不及时，进一步使得库存管理系统中显示的信息与仓库中实际成品库存数量不符。

另一方面，印刷设备企业的正常运行需要对各种信息进行分析，这些信息包括：原材料单价及其走势，成品库存数量及其需求预测数量，原材料实际采购数量，供应商的动态信息等。而K公司在信息搜集方面，并没有专门的人员进行搜集和处理，手段比较落后。

3.实际库存与安全库存差距大

作为一家印刷设备业内的资深企业，K公司对安全库存水平的设置却不合理，产品库存总是低于或高于安全库存范围的状态。若安全库存水平过高，会增加库存成本，由于资金缺乏流动性，会大大增加库存资金风险；若安全库存水平过低，会导致出现脱销的状况，会降低客户服务水平，影响企业的良好形象。所以我们企业需合理设置并尽量减少成品安全库存水平，使其以一种灵活的方式存在。

4.库存水平与销售情况不匹配

库存一个重要的作用就是保证销售，而由于印刷设备市场存在销售的淡旺季，企业需要对淡旺季的销量进行预测，从而决定每种产品库存的数量。K公司对于销售淡旺季库存数量的估计存在误差，导致库存水平与销售情况不匹配。在旺季会出现销售缺货的状况，而在销售淡季时，由于库存的降速比较慢，资金浪费严重。

產生库存问题的原因

眼下，诸多的库存管理问题已经严重影响了K公司的经营利润，企业管理层急需找到解决一系列库存问题的有效方案。而在制定出有效解决方案之前，必须先研究引起库存问题的原因，只有把这些背后的原因都搞清楚了，我们才能“对症下药”根除问题。

1.缺少合理的库存控制方法

K公司在库存管理方面缺少合理的库存控制方法，主要体现在两个方面：一是成品安全库存量的设置不合理，二是库存控制策略过于简单化。

对于成品安全库存量的设置，K公司一般都是凭借以往生产经营过程中的经验，很少通过精确的预测与计算对安全库存量进行设置，这就导致成品安全库存量出现过高或过低的状况，从而使得实际库存量与安全库存量存在较大差距；另一方面，K公司对于库存的管理通常采用统一的库存控制方法，不同的成品库存不能进行差异化控制，这就会导致成品库存总量的持续增加，且库存管理效率低下等问题。

2.忽略对供应商的管理

K公司在印刷设备行业打拼多年，与公司存在业务关系的供应商数量较多，但公司却忽略了与供应商之间的合作与协调，缺乏完善的供应商管理体系。比如，K公司所需原材料的种类很多，但对供应商的绩效信息掌握非常有限。在原材料供应方面出现问题时，采购部门缺少足够的数据来证明哪些是经常出现的供应问题，以及哪些供应商在合作方面不积极。如果某供应商总是出现交货延迟的状况，就会极大地影响生产线作业，在一定程度上会导致企业成品库存周转时间的增加。

K公司还缺少对于供应商的激励与淘汰制度。虽然公司与其大部分供应商都保持着长期合作的友好关系，但一些供应商恰恰就借着这种稳定的合作关系大打人情牌，在供应产品的质量、价格与服务等方面逐渐欠缺，最终对企业的产品造成不良影响。所以，K公司应对供应商的资源重新进行整合，建立有效的激励与淘汰制度，将不合格的供应商及时淘汰，并做到“手起刀落”，绝不心软。

3.缺乏有效的信息管理系统

K公司对于各方面信息，例如成品库存数量及种类、收发货时间、销售信息、供应商信息等的搜集、整理、分析手段比较落后，缺乏有效的信息管理系统。尤其员工对成品库存收发货信息以及种类数量信息输入不重视，加大了企业进行库存管理的难度。

4.绩效评价机制不健全

库存管理涉及到很多部门，但所涉及的各部门的绩效考核指标不统一，K公司各部门的工作人员一般都会从自身的利益出发对库存进行管理，通常不会从公司的整体利益出发来考虑问题。例如，采购部门为了降低采购成本会购买质量略低的材料，使得成品质量下降。如果质量达不到客户的要求，企业的销售量自然会减少，导致库存积压。

第一招：加强对供应商的管理

我们可以采用ABC分类法对供应商进行细分：A类供应商，也就是重点型供应商；B类供应商，可称为优先型供应商；C类供应商，即一般型供应商。A类供应商掌握企业的核心物资的供应或者供应量很大，与企业进行长期的合作，对这类供应商应进行重点关照。C类供应商对企业的物资的供应量很小，有的可能只是一次性的交易，对这类供应商的管理不必投入太多心思。而对B类供应商的管理则处于A类与C类之间即可。

如何保持和维护与供应商之间的关系，也是供应商管理的主要内容。对供应商进行恰当的激励可以提高供应商与企业的配合程度，加强供应商与企业之间长期合作的伙伴关系，保证物资的正常供应。

K公司可以从价格、订单数量、信誉方面进行正面激励，也可以通过淘汰机制对供应商进行负激励。价格激励机制对于供应商的激励效果最为明显，较高的价格可以提高供应商的积极性，但是在制定价格激励机制时要考虑到物资质量以及交货时间、服务水平等先决条件。大量的订单也可以对供应商起到激励的作用，并且能够使供应商降低价格水平，减少企业的采购成本。淘汰机制则是一种负激励的方式，淘汰机制的存在可以增加供应商的危机感，提高合作意识，也可以使整个供应链更具活力。

第二招：加强信息管理

为了避免出现企业内部信息不对称的情况，加快共享市场、销售、库存等重要信息，K公司应引入专业的信息管理系统，负责采集销售、生产、采购等部门的相关信息，以便企业能够对市场变化做出快速响应，调整各部门的工作计划。

以往，很多印刷设备企业（包括K公司）都习惯采用物料需求计划（MRP）系统，以满足采购计划对于物料的需求。但随着生产方式以及物料管理逐渐的信息化，面对市场的快速发展形势，MRP已经不能适应印刷设备行业库存控制的发展方向。K公司急需引进企业资源计划信息管理系统。企业资源计划（ERP）以满足客户需求为目标，实现了信息流、物流、资金流、业务流等的结合，以网络以及信息技术为平台，利用计划、控制等管理职能，将销售、采购、计划、生产、存储、运输等集为一体，做到数据实时更新、实时管理。

ERP信息管理系统的导入，可以保证库存信息的准确及时录入，加强信息反馈，提高库存管理绩效。引入信息管理系统后，K公司还应对信息搜集渠道进行改善，并建立信息中心，保证有专门人员负责信息的搜集、整理、分析、传递和利用。并最终根据市场需求信息、每一季度的实际销售信息等，对库存量以及销售量进行准确的预测，实现整个库存控制系统与市场需求同步变化，减低库存成本，提高客户服务水平。

第三招：完善绩效评价体系

K公司目前的绩效评价体系不健全，会阻碍库存控制的顺利实施，目前公司急需建立统一的绩效评价体系。印刷设备企业在设立绩效评价体系时，应以整个库存控制流程的成本为基础，各部门的绩效考核指标的设立也应从公司总体战略目标出发，不仅要考虑到各部门对于库存物资单价、质量、供应等方面，还应将企业资金周转率及机会成本等方面考虑进来。

以物流部门为例，K公司在制定绩效考核指标时，要将浅层次和深层次的因素同时考虑进来。浅层次的指标包括库存物料配送的及时性、准确率，收发货时间要求以及员工的服务水平等。深层次的指标包括不良库存的情况、呆滞库存的数量和种类、库存周转周期以及次数等，并提高物流部门对这些工作的重视程度。

第四招：提高销售预测的准确性

对市场需求进行准确预测是优化库存控制的先决条件，而目前K公司对需求预测的方法、组织和管理还存在缺陷。

长年以来，K公司习惯被动地接受市场需求，然而我们要警惕，市场需求的波动会导致企业产生不良库存。因此对未来一段时间内的市场需求预测是一项重要工作，而这项工作是要通过销售预测来实现的，可见，销售预测的准确性对企业库存控制起到关键性作用。

关于销售预测的方法很多，有定性分析也有定量分析，不同的销售预测方法将直接影响预测的准确性。笔者建议印刷设备企业采取指数平滑法来进行操作。指数平滑法是生产预测中的一种常见方法，也是所有预测方法中应用最多的一种。它是通过计算销售数据的指数平滑值，配合一定的时间序列预测模型对未来的销售额进行预测。结合K公司的行业背景和历史销售数据，建议选择二次指数平滑法来进行销售预测（即在第一次指数平滑值的基础上再做一次指数平滑的方法）。而且考虑到印刷设备市场在每年的固定季节会有传统的销售旺季，故届时需要对预测结果进行一点点修正。

另外，销售预测管理要从收集市场信息开始，包括宏观市场分析、细分市场分析、竞品价格走勢等，直到做出月度销售预测、年度销售预测为止，而且预测过程中应包括预测的编制、修订、确认以及输出等环节。印刷设备企业若要开展有效的预测管理，还必须明确各岗位的职责，让预测担当人员去接受多方面的培训，他们不仅要了解、跟踪、分析市场信息，还要清楚供应链各个生产节点上所需要录入的准确信息。

目前，K公司虽然有预测担当人员，但并没有对他们进行准确性方面的考核机制。因此，企业急需设计相应的绩效考核体系，主要的考核指标就是预测准确率。为了保证其他相关人员的配合，特别是市场分析以及竞品信息的提供者，也需要设计辅助的绩效指标来综合保障。

总之，库存管理对于印刷设备企业来说十分重要。我们企业要积极采取行动，及时发现问题、分析问题、解决问题，通过一系列有效的库存管理，增强企业的市场竞争力。

作者单位：大连交通大学