技工院校档案管理如何提高实效性

高静

摘 要：作为一项基础管理工作，档案管理对技工院校的管理有着非常重要的作用。教学档案、教职工档案、学生档案、基础设置档案等都属于技工院校档案管理工作的内容。档案管理工作有一定的复杂性，管理人员必须做好管理工作，才能满足学院管理需求。笔者了解了本校的档案管理工作的相关内容，根据实际情况提出提高档案管理实效性的措施，以供参考。

关键词：档案管理 技工学院 实效性 提高措施

中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）05-00-01

一、重视工作观念的转变

由于一些陈旧的档案管理观念的束缚，技工院校档案室长期处于较为封闭或半封闭的状态，技工院校档案管理人员主要工作内容是对于档案的简单收集、整理、利用、保管等。由于教研与职称评审、院系申报的各种基地等对于档案应用的各种要求较多，利用程序比较复杂，档案管理人员不能是单纯的保管员，要根据需求发挥本职工作的全部效能，应该及时准确提供各种重要信息的资料。档案室也因此变成了信息储藏的中心。随着信息化社会的逐步发展，技工院校档案管理人员必须转变工作观念，重视档案管理的基础工作与档案信息资源的开发，积极完成档案的宣传工作，并于其他的学校展开交流，才能更好地提高技工学院档案管理的实效性。

二、重视档案管理基础工作

1.完善建档工作

技工院校档案管理人员应当重视建档工作的完成，及时、完整、系统的完成档案的收集、整理、利用、保管等工作。技工院校档案管理人员还应当重视学院已有档案的形成与积累。根据不同的需求做好分类复制备份工作，这样可以高效便捷的调阅到资料，更好的为借阅者服务，提高效率。

2.重视技工院校档案标准库房建设

学院领导对档案极为重视，在2018年新建了一个标准的档案库房，还配有一套档案智能管理系统，完成了智能化档案库房的建设。档案管理人员可以利用現代信息技术，建立本校的档案信息数据库，便于后期的档案信息的分类、整理、利用以及保管。档案信息数据库的建立，能够使利用档案的用户可以跨越时间、空间的限制，有利于档案利用率的提高。

3.重视档案管理人员的综合素质

随着时代的进步与发展，人才的竞争逐渐成为社会的主要竞争。技工院校应当重视本院档案管理人员的综合素质的提升，定期参加培训课程，不断提高自身的专业素质。档案管理人员还需要有较熟练的电脑操作，才能更好地完成现代化的档案管理工作，提高技工院校档案管理的实效性。

三、重视档案信息资源的开发

1.挖掘档案价值，完成档案信息服务

技工院校档案管理工作需要寻找到更大的发展空间，以此来确立档案管理工作的发展方向。档案管理人员需要将本学院的档案进行整合与筛选，将完全没有存在意义的档案另外存放，挖掘有价值的档案制成专题目录，或是汇编成为专题资料交给学院的信息办利用，才能够更好地提高档案的价值，提高档案管理的实效性。

2.积极完成档案利用需求的探寻，完成档案跟踪服务

技工院校档案管理工作必须秉持“同步介入”的原则，结合社会以经济发展的动向，拓宽档案工作的空间，实现技工院校档案价值的最大化，提高技工院校档案管理的实效性。

3.建立并完善管理制度

建立完善学院的档案管理制度，结合当今时代与社会的相关管理理念，了解档案管理的先进经验，利用先进的档案管理技术，对历年重要的档案进行扫描备份，使用较为灵活的服务方式满足利用档案的用户的需求。

四、重视档案工作的宣传与服务

档案管理人员需要加强档案管理工作的宣传，让教职员工、学生、社会各界人士更加了解本校档案管理工作的内容，是学生与教职员工更加深入的了解档案管理的重要性，各科室人员对档案材料的收集并及时归档，提高学院档案的利用率。

1.完成档案室内容、分类以及价值的介绍

技工院校档案管理人员应当为教职员工、学生、社会各界人士介绍学院各个时期的档案，以及形成档案的原因。工作人员需要按照档案的种类将档案进行保存，以便于后期完成档案的查阅与储存。

2.介绍检索使用档案室的规章制度

档案管理人员需要通过各种宣传手段向教职员工、学生、社会各界人士介绍本校档案利用的相关手续，还需要介绍利用档案的要求、查阅范围，对于内部人员的档案查阅范围也应当设置一定的权限。档案管理人员向教职员工、学生、社会各界人士介绍这些内容，可以使其在查阅档案的过程中遵守一定的规则，避免对档案管理工作造成影响。

3.介绍技工院校的档案利用方法

各界用户对于档案的利用较为多样化，单一的服务形式已经不能满足用户的需求。档案管理人员必须选择更多的更为先进的服务方式，如档案证明、档案复制、院史展览馆、档案展览等，才能更好地利用技工院校的档案资源。

4介绍技工院校档案的编研成果

为了能够准确地把握社会导向并加以利用，技工院校的档案管理人员必须积极做好编写院史、学院的荣誉室、各系的发展史等整理工作，重视形式与内容的创新，才能有效的提高档案信息资源的开发与利用，提高技工院校档案管理的实效性。

五、重视与外界的学术交流、合作

技工院校在完成档案管理工作过程中，应当积极开拓管理思路，创造良好的管理条件，利用多种渠道和多样化的管理形式，重视与其他学校之间的交流与合作，从其他学校中学习相关的先进经验，并结合本校的实际情况积极改良，使本校的档案管理工作质量与水平不断提高，有利于提高本校的档案管理工作的实效性。

结语

根据文中内容可知，技工院校的档案管理工作是一项基础工作，会对学院的教学管理与行政管理产生重要影响。因此，技工院校的档案管理工作必须重视工作观念的转变、重视档案管理基础工作、重视档案信息资源的开发、重视档案信息资源的开发、重视与外界的学术交流与合作，才能保证技工院校的档案管理工作取得实效性。技工院校需要重视本校的档案管理工作，并结合本校的实际需求，多方面的提高档案管理工作的效果与水平。

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