关于企业档案管理体制改革的探讨

李倩倩

【摘 要】在社会经济不断变化发展过程中，经济体制也不断进行变革，这使很多企业的发展面临着前所未有的挑战，甚至受到较大的冲击。企业针对自身在竞争市场上的境遇，为了能够突破重围和障碍，获得竞争优势，就需要做好管理工作。档案管理在整个管理范畴中属于重要组成部分，因此，所有的企业在新时期都不能坐以待毙，需要采取积极的应对措施来进行综合性的管理。本文对企业档案管理体制改革作出探讨，希望可以给相关企业管理者带来一定的参考和借鉴。

【关键词】企业档案管理；体制；改革；探讨

在经济体制改革的不断推动下，从以往的经验来看，档案管理体制还不能很好地适应新时期市场经济的要求，在某种程度上制约了企业的健康可持续发展，因此，档案管理也一直处于较为被动的状态。在新时期如何做好档案管理的体制改革工作已经成为重点和要点，需要相关工作者做好这方面的研究和分析。

一、关于企业档案管理体制的分析

企业档案管理体制在企业档案管理过程中属于重要的组织制度，也是重要的管理形式。企业档案管理体制可以分为两个组成部分，分别是外部管理体制和内部管理体制。所谓的外部管理体制就是档案管理机关及相应的行业管理机关对企业的档案进行的管理和指导。档案内部管理体制也是档案管理工作内部领导关系和隶属管理模式的创新与完善。企业外部管理体制相对来讲非常宏观，多数所说的管理体制属于内部管理体制，也是本文要重点分析的对象。即研究企业档案管理内部领导关系以及隶属形式或者管理形式等。

二、企业档案管理体制存在的问题研究

（一）企业档案管理体制过分依靠行政力量，缺少自我发展动力

在我国传统企业发展过程中，档案管理体制存在非常明显的问题和缺陷，就是过于依靠行政力量，自身发展动力不足。为了推动企业档案工作的长期发展，党和政府也批准和下发了一系列文件，如《技术档案室工作暂行通则》《自然科学研究机构档案工作的意见》等，主要是运用以上部分行政手段进行档案管理，由此也形成强大的外部推动力，这些在档案管理工作中占据了非常重要的地位。尽管此种推动力价值明显，但是在当前的市场经济条件下已经明显力度不足，政府成为档案体制以及管理的宏观调控者，企业自身力量逐渐弱化。另外企业不断改制，成为自我经营的主体，因此在现代化市场环境中，传统的档案管理工作体制已经不符合企业发展的需要，还需要逐渐地弱化外部力量，强化自我管理，否则难以适应现代化发展步伐。

（二）档案管理模式过于单一，缺少针对性和综合性

很多企业的档案管理方法十分陈旧和传统，基本是按照单一的档案管理模式进行的，在档案体制管理上采用的还是高度集中的统一化管理方法，这样企业的档案管理工作就被上了枷锁，无法在现代企业制度中站稳脚跟，单一化的档案管理模式已经不能很好地适应企业发展的需要。企业的类型有很多，经常会有跨越地区和跨越所有制的大型企业出现，这些集团档案若是要采用传统的集中统一方式管理根本无法实现。另外，国家的事业单位也进行了整顿，一些专业主管机构开始出现撤销合并现象，因此，企业无法按照统一的分类大纲进行集中全面的档案管理。在市场经济条件下，企业若想拥有良好的体制管理还需要做好多元化的工作分析，在符合国家规定和法律规定的前提下进行企业自主行为的管控，做好档案管理工作。从目前实际情况可以看到传统档案管理体制过于烦琐，档案保存依靠人工方式，并且保存时间较长，这已经不符合企业的现代化发展需要。

（三）缺少向优秀企业学习的倾向，档案管理思想落后

首先，一些外资企业在管理体制上比较关注效益，强调的是企业的成本观念，并且也愿意充分使用和调动一切社会资源。外资企业在档案管理体制上十分关注效益，并且清楚档案管理活动会耗费较多的劳动力和资金，在企业管理活动中将档案的建立、管理、利用等都进行预算分析，扩大利润空间，提升利润水平，在整个市场竞争中占据重要地位。其次，外资企业善于运用数字化手段进行档案体制的改造，不断完善企业信息化管理。为了实现档案管理的集成化，外资企业一个相对突出的特点就是善于使用现代化信息技术，运用现代化软件做好档案管理和体制革新工作，有利于未来企业的信息化集成管理。

三、企业档案管理体制改革的策略

（一）企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政改革的共同趋势所在，引领着各大企业的改革。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中

不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服務。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

（二）档案专业化是企业档案管理的重点方向

企业档案管理要完成专业化的任务，这主要是从两个维度进行分析和讨论。企业档案管理要接受政府的监督和指导，同时也要接受来自社会的监督和指导，并且减少政府在档案管理体制上的行政干预能力。若是从长远角度和趋势来分析，企业档案自主化管理方向是不可逆转的，但是仅仅依靠政府的力量也是无法完成现代化管理任务的，那么政府行政干预是一只手，自我管理就是另外一只手。从优秀企业的档案管理体制上看，专业化就发挥了重要的作用。另外，企业档案管理还可以充分地调动和使用更多的社会资源，提升管理的专业性。过多的行政干预会降低企业的管理效果，也会浪费更多的企业成本，使企业不再培养精英团队和专业工作者去完善企业档案信息管理。此外，可以增加专业化培训，开设专业培训班，给职工更多的学习和进修机会，提升档案管理意识，让档案管理和数字化以及信息化接轨。

（三）企业档案体制管理走信息一体化路径

走信息一体化的路径是现代化市场经济条件下企业档案管理体制的重要方面，也是不被社会淘汰的关键选择。成立信息中心为企业的档案管理服务，可以收集一些预测性较强的信息，采集信息或者筛选档案信息。档案信息一体化还可以对档案的流动过程进行监督控制，对档案信息做合理化协调，这样才可以让档案发挥出最大功效。档案信息化与数字化可以结合在一起。所谓的数字化是指将文字、音像等档案通过扫描录入的方式储存到计算机当中，实现档案管理的操作。例如，使用万能档案管理软件就是数字化最好的展现，这是一种突出的档案规范化管理数字化软件，可以提升档案管理效率。

四、结束语

随着社会市场经济体制不断完善，企业想要紧随社会市场前行的步伐，必须走上深化改革的道路。本文对企业档案管理体制改革作出分析和研究，认为目前企业档案管理体制还存在一些问题，必须对档案管理体制进行创新，需要从市场化、社会化、法制化以及信息化角度做好档案管理体制完善工作。

【参考文献】

[1]胡炀.电力企业档案管理与创新中的几个问题[J].东方企业文化，2015，14（18）：37-38.

[2]杨继志.浅论信息技术条件下的企业档案管理模式创新[J].黑龙江科技信息，2014，14（27）：175.