《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

五、企业档案整理工作要求

7.5.2  分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

4.企业档案分类基本方法

档案的分类就是根据企业职能及其档案的来源、时间、内容、特点、形式和相互联系，把一个立档单位形成的全部档案按照一定的准则分门别类，形成一个相互具有从属关系和平行关系的有机系统，达到便于科学管理与检索利用的目的。对企业档案进行科学分类，是企业档案整理工作的一项核心内容，包括确定分类方法、制订分类方案、编制分类号。档案分类的质量在很大程度上取决于分类方法的确定是否科学合理。类目设置应涵盖企业档案的全部内容，并保持相对稳定，还要留有一定的余地。分类号的编制力求简明扼要，方便实用。

企业档案分类的基本方法主要有以下10种：

（1）按职能分类。指按照企业的职能分工划分企业档案的类目。各类企业在档案分类时均应将职能分类应用于一级类目（即大类）的设置。一般企业可按照《工业企业档案分类试行规则》设置经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、干部职工等10个一级类目。企业也可以根据特殊情况，在上述10个一级类目的基础上做适当增减。

（2）按年度分类。指按照文件形成或内容所针对的年度划分企业档案的类目。比较符合管理类档案的形成规律和特点。

（3）按保管期限分類。指按照档案的保管期限划分企业档案的类目。一般适合于管理类档案二、三级类目的设置。

（4）按组织机构分类。指按照企业的内设机构划分企业档案的类目。按照组织机构进行分类，可以客观地反映企业各个内部机构的工作活动的历史面貌，保持企业中同一内设机构形成的档案材料的完整。一般适合于大型管理性企业集团的档案管理。

（5）按问题分类。指按照档案内容所反映的问题性质划分企业档案的类目。按照问题进行分类，可使关于相同问题的档案得到相对集中，有助于档案的综合开发利用。一般适合于管理类档案。

（6）按专业分类。指按照档案内容所涉及和反映的专业性质划分企业档案类目的方法。一般适合于产品、设备、基建、科研等科技类档案二级及其以下类目的设置。

（7）按型号分类。指按照产品或设备的种类与型号划分企业档案的类目。按照型号进行分类，能够使同一型号产品或设备的档案材料集中地反映出其全貌及内部结构的关系。

（8）按项目分类。指按照独立的项目划分企业档案的类目。按照项目进行分类，是以各个独立的项目为分类单元，将同一个项目的档案材料成套地集中在一起，使其能够全面、系统地反映该项目的全部活动内容和过程。一般适合于科研、基建等档案的分类。

（9）按特征分类。指按照某种工作产生的档案的特定名称划分企业档案的类目。一般适用于会计档案的类目设置。

（10）按载体分类。指按照档案的不同载体形式划分企业档案的类目。

还有一些其他分类准则，如按人物分类等。在实际应用时，不同层级的档案分类可采用不同的分类标准。如，一级类目按职能分可设基建档案类，而基建档案的二级类目又可按项目分类，每个项目的三级类目还可按专业分类等等，可以综合其中几种分类标准灵活运用。企业档案的分类要根据立档单位的具体情况，包括企业性质、档案种类与数量等多种因素来综合考虑。档案分类层次的确定亦应如此，不同性质、规模的企业，档案的分类层次允许有差异，规模较小、档案数量不多的企业可适当简化档案分类层次，可仅设一、二级类目;规模较大、档案数量较多的企业档案分类层次应多一些，可设置到三、四级类目。同一立档单位不同门类的档案，由于工作性质与任务以及档案的数量各有不同，分类层次亦可有所区别。

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