对体育会计档案数字化管理的探讨

吕晶淼

会计档案的数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等，把以纸质为主的各种载体的会计档案信息转化为数字化信息的过程。会计档案的数字化，使传统会计档案的内涵和外沿发生了变化，对会计档案管理工作提出了新的要求。体育会计档案是指体育机关业务部门、体育训练基地、体工大队、体育院校、各种体育团体、体育科研部门和体育设备生产厂等，体育单位在体育活动中形成的各种会计档案。本文结合体育会计档案数字化后所具有的特点和工作实际，谈一点如何做好体育会计档案数字化管理的粗浅认识。

一、体育会计档案数字化的特性与优势

体育会计档案包括田径运动、体操举重柔道运动、摔跤拳击跆拳道运动、游泳跳水运动、水上运动、自行车运动、射击运动、大球运动、乒乓球羽毛球运动、武术运动、小球运动、棋牌运动、航空运动、全民健身活动、冬季运动等运动管理中心的数字化会计档案以及体育局机关的部分数字化会计档案。这些数字化的会计档案和其他行业的数字化档案一样有着相同的特性与优势。

1.体育会计档案数字化后存储介质以磁盘、磁带、光盘等各种磁性介质为载体，不可直接阅读，必须在相匹配的计算机硬件与软件系统环境下才可使用。实现档案数字化管理的体育会计档案可通过权限控制在网上查阅打印，以减少对库存档案的调阅和复印次数，还可降低库存档案的老化速度，解决档案反复借阅利用与档案保管之间的矛盾，这样可以最大限度地对档案原件进行有效保护。同时，数字化副本异地备份保存，可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保档案信息安全。

2.体育会计档案实现数字化后，每年的会计档案只有几张光盘（或磁盘等）和一本原始凭证，可节省巨大存储空间，一间库房存放几十年的会计档案绰绰有余，较之占用大量库存面积的纸质会计档案，可节省大量人力、物力和财力，降低管理成本，同时还可以减少大量纸质凭证、账簿和报表的打印、传递、装订等成本。

3.体育会计档案实现数字化后，社会公众可通过网络和数字化档案管理系统“即时异地”查询利用所需要的电子文档数据原文信息，打破了“时、空”的限制，实现资源共享，从而大大提高工作效率，提高档案的利用率。数字化体育会计档案采用微机检索，与传统的手工检索方式相比，具有检索路径多样、方便、快捷、高效的特点，有利于提高财会档案工作服务质量，促进各项体育事业的健康发展。

4.由于体育会计档案数据可以被记录在磁盘、光盘等磁性介质上，在技术上对体育会计档案电子数据信息实施的非法篡改、修改、复制、伪造、销毁等违法行为不留痕迹，发现难度比较大，具有较强的隐蔽性和社会危害性，使得安全存取功能薄弱。同时，网络环境下，利用技术上的安全漏洞，信息更易被窃取、泄露、非法增删改等，特别是计算机病毒的侵害，也是长期困扰计算机信息系统安全的重要因素，对体育会计档案数据信息有着极大破坏性。

5.数字化的体育会计档案，其存储、检索、利用由于与所采用的计算机硬件设备和相匹配的软件系统密切相关，加之计算机硬件、软件需要不断升级，要求在存储体育数字化会计档案数据时，必须同时考虑及时保存相应的计算机软硬件系统，或对原数据进行转换，以适应新的计算机软硬件环境需求，否则已存储的会计档案数据将无法检索利用，因此数字化的体育会计档案对计算机系统的软硬件有着较强的依赖性。

二、做好体育类数字化会计档案管理的几点体会

1.建立健全体育各项目数字化会计档案管理的规章制度是做好数字化会计档案工作的保障。为此，我们制定了各体育项目数字化会计档案的收集、分类、鉴定、销毁、整理、立卷归档、保管存放、查阅利用、保密、数据备份、会计档案岗位责任制、计算机软硬件和数据管理制度等的多项管理制度，实现了数字化体育类会计档案的规范化管理。

2.配备计算机专业管理人员，建立预防病毒的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，定期对系统安全性进行检测，切实保障计算机硬件与软件系统的安全。

3.注重各体育运动中心数字化会计档案管理人才培养。由于体育类数字化会计档案内容广泛，具有专业性强的特点，因此我们没有按一般档案的管理办法进行管理，而按照专门档案进行专业化管理。体育类数字化会计档案的管理，要求档案管理人员不仅要有档案管理学的基础知识和实践技能，还要求其熟悉各项体育活动和赛事的流程和内容，具有一定的会计专业知识，具有熟练使用计算机和运用现代化管理手段的技能。重视培养具备档案、体育运动、会计、计算机专业知识的复合型人才，是做好新时代各体育项目数字化会计档案管理的关键。

4.定期备份各体育项目运动中心的数字化会计档案信息数据，形成脱离原计算机系统的数字化会计档案。同时，档案管理人员把会计档案数据的备份文件保存好，并做好相应的记录，以便计算机硬件系统在损坏后，能够在最短的时间内恢复原有的数字化会计档案信息系统。

5.参照档案库房建筑设计规范和标准，以及数字化会计档案信息载体的物理特性和保存要求，创造良好保管条件，注意防潮、防热、防尘、防磁，定期进行检查，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丟失。

6.针对数字化会计档案易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，采取设置用户识别控制、操作日志管理，数据存取权限限制、输入输出控制，源程序与数据加密，设置密码口令，设置恢复功能等控制功能等技术手段，在源头上防范泄密事件的发生，强化信息安全管理。

总之，体育类会计档案数字化管理，既是一项重要的档案管理工作，又是一项重要会计业务工作。各体育项目运动中心每个从事数字化会计档案管理的档案工作者，无论专职还是兼职，都应该不断探索数字化会计档案形成的规律和特点，进一步改进管理方法，充分发挥信息化时代体育类会计档案信息的优势，提高数字化会计档案利用效率，为领导决策服务，为各项体育赛事的顺利开展服务，为建设体育强省做出档案人应有的贡献。

（作者单位：北京中企华资产评估有限责任公司河北分公司）