保障档案管理保密性措施探讨

摘 要：档案是一个公司、部门用来保管个人或者公司机密的重要文件，也是公司发展奠基的关键之所在，因此对于档案的管理不仅要进行实时修改还需要有指定的具有严格管理的保管部门。对用户的档案进行严密的封锁，并且保证档案的完整性。本文就依据怎样对档案进行保密性的管理方法做出相应的简要探讨。

关键词：档案管理；保密；措施

1 档案管理工作

1.1 档案保密管理

对档案进行保密管理主要是为了防止公司机密被窃取，对相对机密的文件进行保密性管理，因此我国就强调设立对应的保管机构，对相关的信息进行保管，同时，保管机构也需要担负一定的法律责任。档案管理部门需要遵从《档案管理建设规范》进行正常的管理工作，管理部门要谨记将办公的地方与管理的地方相互分隔开，在保管档案的地方需要设置专人把守，一律禁止闲杂人等。相关的工作人员也要遵从职业道德，禁止将自己的私心用在工作方面，不能因为一己私欲而破坏了整个企业的形象，而要尽职尽责，恪尽职守，逐渐培养自己的能力，在不断实践中实现自己的价值。此外，相关的保密人员需要充分发挥自己的职能，遵从管理标准，做好档案的保密工作。就近些年来看，国家、以及相关的管理部门对于档案的管理规模逐渐扩大，对其管理制度更加细化，对管理的设备配备的更加高档，让档案管理更加完善。

1.2 关联档案安全

每一个部门都具有自己的机密工作、机密文件、机密处理方式。比如，当一个机密企业进行私密生产的时候就会涉及相关的私密档案，这时就需要有相应安全系数较高的管理部门进行妥善处理。而对于国家级别的行政机关，所做出的一些机密任务不仅相当于企业部门的发展，还涉及到行政机关的知识产权所有的归属，以及核心技术的全面研发问题，并且对我国未来的发展更是起到一定的影响力作用。档案的安全也对管理部门的形象具有一定的影响。而相对于一些私有企业管理部门，我国的行政机关的机密更具有机密性。因此，能够使相关的管理部门能够更快更稳定的发展，在平常的管理工作中就需要做到一丝不苟，并且在科学、严肃的办事态度下保护档案的安全，以防止相应的信息有所损失。

1.3 档案管理期限

为方便管理部门的统一化管理，在接受管理档案的时候就需要双方进行相应的协议签署工作，在管理部门担保的期限内赋有一定的法律责任，但是超过管理的期限，管理部门可以将文案都交给被保管人，同时，被保管人可以选择延长期限或者自己处理文案，但在这以后所签订的协议都将无效。倘若在保管期限内相关的管理部门对档案有泄密情况就必须履行相对应的法律责任，更加严重的是档案要实时有效的才可以，并且在交于管理部门后需要将相关文件进行密封，当文件泄密时被稳妥的管理部门需要对被保管人需要负一定的法律责任，对于财产损失就需要管理部门来全部赔偿，在第一时间需要向法律部门求助，针对相应的条规对其判处相对应的裁决。

1.4 档案状态的改变

对于档案管理办法中，相应管理部门的管理政策并不是一成不变的，随着时间的变迁，相应的管理部门的管理制度都根据时代的变化而改变，在近几年中管理部门的制度已经全面改革。从整体的改变上来看，可以看作提高管理、降低指标、解除机密。在这当中，提高管理是极为罕见的一种管理办法，而解除机密则是比较大范围的存在的。这其中的主要原因就是管理的制度需要根据相应的档案机密重要性来决定，档案保密期限的改变，来帮助工作人员区分档案的主次关系。根据相应档案的内容来具体判断机密级别，对相应的文案采取相对应的保护措施，以免在保密级别上出差错。

2 对档案采取监督措施

在管理部门的谨慎监督下，相关的工作人员需要采取保密措施，当管理部门对档案进行调动时，必须要提交相应的证明材料，标注相对应的时间让工作人员进行实时记录所处理的方式。在提交人员得到批准后就可以对相关文案进行适当的处理，当对档案的调动结束后相关的监督人员就需要立即对对应的档案进行检查，查看档案是否有遗漏。倘若出现任何问题监督人员都要立即向上级汇报，对其进行严厉的惩罚，情况严重的要对其处以严重警告并依法处理，通过该事件来惊醒大家遵守法律，严格执行任务的意识。

作为管理部门的内部人员都需要严格要求自己的行为举止，每个工作人员都要尽自己最大的能力去净化工作环境，改变以前的思想方式，要对档案进行适当的调整，以免出现档案内容过于陈旧而失去使用价值，如此便更废纸没有任何区别，这样就需要部门进行干预，对相关的档案进行分配以免对档案进行无用的保存。档案管理中要适当暗示工作人员哪些档案的机密性较高，总之，档案管理部门一定要加强环境的处理，做好相应的保障工作，充分体现档案的价值所在。

在档案开始对外宣传的时候我们就要干好档案的检查工作，审查工作是很重要的一个环节，具体的做法是对档案实行正确的开展地区和控制状况。刚刚开始审核的时候，必须要按照标准，对正处在敞开规模之中档案必须经过严格的检查，刚开始进行检查后确立档案的敞开的掌握位居第二，计划档案管辖的准确性和具有较高的思想品德的高级员工来进行在审查的中途中没有完成将一些文档实行重点检查的档案完成最后的决定。

3 对档案进行解密

对档案管理时直接对其进行等级分类，帮助管理人员对档案进行筛选，尽可能最大程度的让档案的价值得以实现，对相应的档案进行挑选，根据所签订的保密期限来体现一部分价值，但是有些档案是不能依据期限来判断其价值的。在保密期限内如果说只要超过保密的期限就失去了档案原本的价值，那只能说是档案还是具有时效性的，针对不同的档案进行干预管理。按照档案的价值对其实施管理，并且在管理的范围内采取一定的管理模式，并在工作的开端做好完备的预备工作。

相关的工作人员要对自己管理的档案履行相对应的法律责任，档案在有效期内但是具有机密性的，培养员工一种热爱工作，敢于承担的精神，同时，还要培养员工诚实守信的工作作风，保证客户对自己的工作放心，让自己的工作能够得到充分的认可，也是一件令人无比高兴的事情。客户对自己所需要保密的机密文件可以放心的交给一个诚实守信的工作人员，这也就进一步体现了公司对员工的严格要求，在平常都严加训练，才能在每件事情上都能够做到极致，才能在公司里表现的更加优秀，公司才能在今后的发展中得到快速的发展。但是，工作人员不能借助他人的信任就可以肆意妄为，在客户不知情的情况下由于利益，或者是被别人收买而帮助其他人来获取其他人的机密，相信员工是具有自我保护意识的。公司也要及时培养员工素养

4 结束语

根据上文的叙述，档案的保密工作不但能让相对应的管理部门得到更加稳定的发展，在保密相关档案的同时要保证相关产权的保护，以及重要技术的培养。对档案进行妥善保管提高档案的安全系数。相互稳定各自的利益，在维持基础个人利益的同时也要结合我国经济的发展进程进行相关的监督和处理，个人利益体现了整体的利益，通过共同的努力来体现彼此的有点所在。

参考文献

[1]邵文宁.提高档案管理水平完善档案管理对策[J].办公实业务，2016，（23）：12.

[2]劉雅丽.做好企业档索管理工作的几点思考[J].民营科技，2013（3）：21.

作者简介

耿昊（1980-），男，汉，河北省石家庄人，专科，助理馆员，研究方向：档案管理。