试论如何强化事业单位档案管理工作

王楠 贾纯真

摘 要：随着经济的迅速发展。我国事业单位的数量不断增多。其中很多事业单位的业务范围和业务量也逐渐增多。随之而来，会有大量的文字资料、影像资料等需要归档保存，这些资料记载着事业单位的发展历史，也有一些重要的发展数据和信息，这些信息的保存非常重要。因此，很多事业单位越来越重视档案管理工作，笔者结合自身所从事的工作实际对事业单位档案管理工作进行了具体分析，现与大家共同探讨。

关键词：事业单位；档案管理；现状；对策

1 事业单位档案管理工作的重要意义

1）档案管理工作对查询资料起到重要作用。事业单位档案管理能够还原事业单位的真实面貌.它既是事业单位查询资料的依据，也是职工与单位合法权益的凭证，因此，在事业单位的管理工作中，事业单位档案管理是不可缺少的重要环节。它能够记录事业单位的发展和变化情况，发现事业单位在发展过程中存在的问题，提高事业单位管理的质量，对事业单位的发展起着重要的促进作用。

2）档案管理对事业单位的稳定长久发展起到关键作用。事业单位档案是否真实科学，关系着领导能否准确分析事业单位的业务情况、业绩和事业单位在发展过程中存在的问题。真实有效的事业单位档案管理，完整地记录着事业单位的发展历史，它是事业单位留给社会各界的-本“史书”，为人们寻找适合自已事业健康发展的单位提供了重要信息，以便人们更好地寻找自己心仪的单位。

3）档案管理能够真实反映事业单位的整体水平。随着社会经济的迅猛发展，事业单位之间的竞争愈发激烈，为了满足社会需要，有效地记录事业单位的发展过程，事业单位的档案管理工作不断深化改革和创新，针对事业单位发展的特点，根据实际情况为提高事业单位的社会形象及时采取了措施，有效地促进了事业单位的全面发展。

2 事业单位档案管理工作现状

1）重视程度不足。目前很多事业单位的档案管理工作面临的主要困难之一就是人们不重视，无论是单位领导还是职员都没有重视起档案管理工作，没有人重视，工作开展就比较困难。很多人都认为档案管理工作，就是保存资料、抄抄写写，不会产生直接的经济效益，只要做好资料的保存工作，对付检查，就万事大吉。这样，就造成很多单位领导不重视，致使档案管理部门在整个事业单位处于比较低的地位，甚至造成从事档案管理工作的人员都不再重视自己的工作，只是形式上归归档，越来越不能发挥出自身的价值，档案也逐渐失去了作用。

2）信息化程度不高。随着事业单位的不断发展，事业单位业务量的扩大，档案资料也逐渐增多，传统的档案管理模式已经不能适应新时代事业单位发展的需求，还用原来传统的档案管理方式已经远远不能够对当今的档案进行有效的分档和保存。随着科学技术的发展，信息技术手段已经逐渐应用到档案管理工作中，档案信息管理系统已经得到普遍应用，但是一些先进的技术手段还没得到充分的发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛应用，一些单位仅仅将档案目录录入计算机。而资料检索和调阅等还采用手工操作，并没有实现无纸化阅档，这样就造成档案管理工作的效率降低，质量也没得到保障。

3）档案资源再利用率低。档案管理工作的重要目的之一是对档案的利用，然而，大部分事业单位的档案管理工作就是对资料的保存，基本上保存起来的档案资料再也没有被利用起来，没有利用价值的档案资源当然不会被重视。然而，这些珍贵的档案资源由于没有被整理、被加工，当然成了封存的珍宝，无法发挥出它应有的作用，无法体现出它本身的价值。这与档案管理工作的有效开展密不可分，没有进行有效的整理和利用，是档案管理工作的疏忽。

4）档案管理不规范。档案在归档保存之前，要进行标准的制作，然而我国很多事业单立都没有按照标准制作档案，造成查阅不方便很混乱的情况发生，甚至会出现档案资料破损、褶皱缺失等情况。这些基本的要求，是档案管理工作有效开展的基础。应该认真对待。

5）档案管理工作人员专业素质不高。很多事业单位档案管理工作人员并不是专业人员，很多都是其他部門人员兼职，由于本身不是专业出身，业务素质普遍较低，同时由于兼职，责任感又不会太强，造成档案管理工作质量的下降。

3 解决对策

1）提高重视程度。要想做好事业单位的档案管理工作，首先要提高事业单位领导对档案管理工作的重视程度，可以通过经常向领导汇报档案工作相关情况等引起领导的重视，同时也要加强对档案的整理与利用工作，将档案资源的利用情况多汇报给领导.让领导了解档案管理工作的重要作用和意义，从而引起领导的重视；其次，也要提高事业单位所有职员的重视，可以通过大力宣传档案管理工作相关内容，提高大家对档案工作的认识，例如，举办讲座、分发传单.板报宣传等方式，将档案管理工作的内容、重要性、作用等进行全面的宣传，从而营造一个全单位都重视档案管理工作的一个氛围，只有这样才能有效促进档案管理工作的开展与发展。

2）建立档案管理制度。制度的建立是做好档案管理工作的保障，使档案管理工作能够有制度可循，从而提高档案管理工作的质量。一是可以用规章制度严格规范档案管理的操作流程；二是可以用规章制度对档案管理工作的进行过程严格审查。经过规章制度的严格规范，可以避免很多错误操作，也能够提高管理质量，为档案管理工作的发展提供制度保障。

3）加强档案管理信息化程度。随着科学技术的发展，为了适应新时期事业单位档案管理工作的发展，要加快档案管理信息化建设进程，使档案管理逐渐实现无纸化操作，这样既能够提高工作效率，也能够保证工作质量。同时，也方便档案资料的检阅和利用。

4）提高工作人员素质。工作人员素质的高低是决定事业单位档案管理工作是否顺利开展的关键因素。因为，工作人员是档案管理工作的直接执行者，他们素质的高低直接影响工作质量。因此，提高工作人员的综合素质，是重中之重。提高工作人员素质，可以通过定期培训或者讲座的方式，提高他们的业务素质及爱岗敬业的意识。同时为了激励工作人员自我学习成长，可以通过考核的方式进行奖励，对于工作比较突出、责任心强的员工给与奖励，从而激励员工自我学习，不断提高自身综台素质，以适应工作需要。另外，档案管理部门应该多引进一些专业的人才，从而保证档案工作的有效开展。

5）注重档案安全管理。各门类档案由档案管理人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用。对于机密文件及档案的管理，要设专柜存放并单独设锁，档案室实行专人管理。无关人员不准接触，定期对档案设备进行维护保养.保证档案设备正常工作。因工作需要借阅档案资料的，严格按照保密法和档案法的规定执行，严格履行借阅手续。

4 结语

档案是珍贵的资源，是一种能产生巨大作用的资源，在我国事业单位发展的过程中，离不开档案管理工作，档案管理工作的有效开展，会促进事业单位的进一步发展。因此，一定要根据实际情况，有序开展档案管理工作，建立一支强大的档案管理队伍，提高档案管理的信息化水平，引进先进的管理技术和设备，促进档案管理工作的全面发展，实现档案管理工作的可持续发展。目前来看，虽然我国事业单位的档案管理工作还有很多需要改进的地方，但是通过上下级的共同努力，档案管理工作一定会走上正轨。

参考文献

[1]苗新.论企事业单位的档案管理[J].中国管理信息化，2015，（07）.

[2]宋琳.做好事业单位档案管理工作的思考[J].山东档案，2009，（03）.

[3]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011，（20）.

[4]赵春园.浅谈如何加强事业单立档案管理信息化建设工作[J].珠江水运，2010，（14）.

[5]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008，（24）.