事业单位档案管理规范化的分析

王丹丹

摘 要：事业单位档案管理过程中必须要做到规范化、科学化，事业单位必须要从自身实际情况出发，强化档案管理力度，确保档案管理工作实效，这是事业单位档案管理工作者的重要任务。本文以事业单位档案管理为内容，对其管理规范化、科学化进行具体分析。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

事业单位档案管理工作是单位内部管理的重要内容，管理者必须要明确档案管理重要性，落实每一步管理工作的责任，出现问题立即可以找到源头，从根本上确保事业单位档案管理效率和质量，进而为国家各项事业建设发展提供有力支持。

1 事业单位档案规范化管理的内容

结合现阶段事业单位实际情况与责任义务，对档案管理规范化管理内容进行具体分析：

1.1 档案收集阶段

档案收集作为整个档案管理的开始，因此其在整个档案管理工作中发挥着极为重要的作用，档案搜集是否全面、是否真实，会直接影响接下来各环节的工作情况。在进行档案资料搜集的时候，要确保档案搜集数量充足与内容真实，另外还要保障档案整理、档案编目、档案鉴定等不出现差错，如此才能够真正确保档案搜集工作实效与质量。基于此，强化各部门以及工作人员之间的交流沟通是非常必要的，档案收集工作必须要严格按照工作流程进行，从而完成收集，完成收集之后专门工作人员要整理入卷，并进行档案保存和移交。

1.2 档案整理阶段

在档案收集结束之后，下一个环节就是对档案的归类整理，它的整理主要通过分类、组合以及编制等操作使档案内容更为条理化和清晰化，这一阶段的工作开展是否达标直接影响着后续的查阅，一旦没有对档案进行合理的组合整理，档案就会变得混乱无序，难以清晰地展示出档案的内容，也就使其利用率下降，事业单位在对档案进行整理时，要先对上一阶段也就是收集的工作质量进行检验和确认，确保合格后方可进行系统地整理和编目。

1.3 档案鉴定阶段

对于档案的鉴定主要是从档案的固有价值出发，按照档案的价值大小来确定档案的最佳保管期限，对于保存价值很低的或者是保管期限到期的档案要及时进行销毁，这与事业单位的档案众多有关。档案自身所具有的保存价值是由档案对事业单位是否具有积极作用而决定的，也包括是否具有足够的利用价值。

1.4 档案保管阶段

档案的规范管理与其保管质量有密切关系，一旦在保管措施上出现失误就会导致档案的利用率下降。保管人员对档案的高效化保管，可以使档案的价值延长，利用率提高，反之，一旦保管措施不当就会导致档案出现泄露、丢失，给事业单位的发展带来一系列影响。此外，档案的保管和管理的各个环节之间的紧密相连的关系，在进行档案保管时，需要保管人员和管理人员做好交流配合工作，确保保管工作的有序化开展。

2 事业单位档案管理规范化策略研究

相关人员要对事业单位档案管理加强重视，对事业单位档案管理中所存在的问题进行深入的研究，并采取适当的措施进行解决，进而有效的提高档案的利用率。

2.1 强调责任

档案管理工作对于工作效率十分看重。档案管理规范化指的是在明确的管理流程和管理标准的基础之上，开展相关的档案资料管理工作。因此，想要有效的提升档案管理工作的效率，首先需要明確工作的责任主体，相关的管理人员要具有全心投入工作的自觉性。事业单位其他部门和档案管理部门工作性质具有一定的差异，档案管理所体现的作用不在表面，并且不是短时间就能够看到的，因此，这项工作没有实现良好的开展就是由于单位领导没有真正意识到这个情况。很多事业单位的领导对于档案管理工作都缺乏全面的认识，认为该工作开展良好与否与单位的发展没有太大的关系，导致其没有很好的发挥自己的积极作用。因此，想要有效提升档案管理工作的效率，首先要做的就是端正思想，将档案管理纳入事业单位重要工作之一，并健全相应的制度规范，促使其责任落实的有效。在进行档案管理日常工作的过程中，通过不定期的检查和日常监督等方式明确开展的情况。除此之外，对于其在空间上的权利也要保障，不要和其他工作部门公用一个空间，会造成工作混乱，不利于档案工作的良好开展。

2.2 健全管理体系

档案管理究其本质还是管理方面的，就我国当前开展的情况，还需要更加努力。我国推出的档案管理条例对于其明确了基本的要求，但是还需要根据事业单位的实际情况进行相应的调整。在基本的制度规范前，还是要根据根本的规章制度行事。针对档案资料的管理，建立健全保管制度，对其收档，查阅等流程在制度上明确，从而促使部门实现高效的档案管理工作。档案资料在移交时，相关负责人要在确保移交资料的真实性和完整性之后，在清单上签字。

2.3 推进各项建设

管理人员在作为档案管理工作的主要参与人，想要提升档案工作的开展效率，必须要有针对性的增强自身的专业素养，于此同时，单位也要加大相关设备资源的投入。具体主要从以下方面展开：首先，事业单位要给予档案管理足够的工作空间，以及完善的基础设施，促使档案管理工作实现有效的进行。避免一些外在情况对于档案资料的损坏，例如潮湿，走水等，消火栓等设备也要配备齐全。其次，人才资源是保证档案管理工作的质量和效率提升的根本原因之一，因此，单位应该注重人才的培养和录入。在人才招聘时，应该着重选择一些对档案管理工作有信心或者有经验的人才，同时对于工作人员的素质也要进行相应的考核。针对在职的管理人员，应该通过经常性的培训方式促使其专业能力和自身素质得到一定的提升，从而保证档案管理的工作人员能够具有充足的能力面对社会的发展。最后，基础设施是促使档案管理工作良好开展的基础条件，因此，单位要不吝啬于在这方面的投入，从而使得繁琐的工作具有强大的资源作为支撑，与此同时，信息化技术能够很大程度上提升档案管理工作效率，单位就可以有针对性的加强档案管理的信息化建设。

2.4 数据记录标准化

目前事业单位生产管理信息记录由于没有规范化的管理，造成了相关统计数据杂乱无章的现象相对严重，极大限制了各项工作的记性，为了形成标准化体系生产管理，就必须使单位各个组织结构的数据记录格式实现统一规范化，从而降低各项数据的错误率和歧义，建立统一的记录形式，对于产品制造、工作监控、质量检验等一系列工作严格贯彻和落实严格统一的管理标准，提高了各项工作的工作效率和质量，从而形成标准化体系的生产管理。

3 结束语

在明确了事业单位档案管理内容的基础上，强化事业单位档案管理力度，促进其工作规范化、科学化、现代化，这是当代事业单位档案管理工作者必须要明确的职责。做好档案管理工作，确保每个档案管理环节真实性，这是明确档案管理作用和价值的关键。相关工作者必须要做好档案管理工作，从而为国家各项事业建设发展提供有效支持。

参考文献

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