城管单位档案管理现代化和电子化发展刍议

杜晓璇

摘 要：伴随着我们国家科学技术水平的不断提升，在城管单位档案管理工作中渗透进入电子化已经成为了一个不可逆转的趋势。传统的档案管理模式具有诸多的弊端，比如，不能将各种档案进行有针对性的整合，形成一套完整的体系。城管单位档案现代化是对传统档案管理方式的革新和改进，能够显著的提升档案管理的有效率和有效性，对提升档案管理工作的效率具有十分积极的意义。并且还能够在一定程度上实现电子档案信息的共享，面对以上的阐述结合多年的工作实践经验，就上述问题进行了分析和思考，并提出了自己的看法和观点，希望能够给大家带来一些指导和帮助，进而有效的提升我們国家的档案管理水平。

关键词：城管单位；管理现代化；电子化发展

先进的档案管理模式是推动管理现代化不可或缺的方式，在目前的情况下，在对城管单位的档案信息进行管理的时候，通过渗透进入现代化和数字化的理念，在一定程度上与时代的发展要求不谋而合，能够使档案的管理更具科学性。

1 城管单位档案管理现代化和电子化的概述

所谓城管单位档案管理现代化和电子化，顾名思义就是在城管单位档案管理的过程之中渗透进入互联网等技术，来创新档案的管理模式，提升档案管理的效率，使城管单位档案管理更加符合人们的要求和期待。运用现代化和电子化的方式对档案进行管理，能够在一定程度上实现对各种档案和材料的实时收集、鉴别、整理、保管、转递、统计等，并且还能够运用互联网对各种城管单位档案进行共享，有效的减少了相关工作人员的工作量，是对传统档案管理模式的一次系统转变。

2 档案管理现代化和电子化发展的必要性

2.1 科学规范城管单位档案管理制度建设

通过在城管单位档案管理过程中渗透进入现代化和电子化，在一定程度上为城管单位档案管理增添了诸多的方便条件，能够有效的做到档案信息的统一调度、多点利用、一点查询、多维印证，具有十分重要的现实作用。从根本上提升了对档案信息查阅的速度和效率，对资源配置工作起到了至关重要的积极作用。

2.2 优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障

在现如今的阶段，通过在城管单位档案的管理过程之中渗透进入数字化的模式，还能够在某种程度上实现对城管单位档案全方位的管理和控制，比如，来将不同层次的城管单位档案进行合理的分级，并对其职能进行清晰的明确。与此同时，通过运用该种手段，也可以使档案有效管理，让相关档案管理工作更加具备针对性和层次感，统一管理，使城管单位档案管理机制得到根本性和彻底的优化。

通过运用各种有效的措施，来让档案管理自动化成为现实，在一定程度上可以对档案信息的管控机制进行不断的完善，以此来满足大家工作的要求。并且运用现代化和电子化的方式对各种档案进行处理，还能够减少某些不必要的步骤和条件，实现上级对下级资料的即时查阅，避免了传统城管单位档案管理过程之中各种复杂的步骤和过程，大大的提升了档案查阅的效率。并且对于城管单位档案的管理水平也起到了很好的推动和保障作用。

3 我国单位档案管理中的弊端

虽然我们国家的城管单位档案管理的水平同以往相比较，已经实现了显而易见的进步，但是这并不是说其发展已经十分完美，不存在任何的缺陷和不足。相反，其发展依旧存在着一些进步的空间，需要相关的人员尽可能的在工作过程之中弥补缺陷。比如，在当前的档案管理模式之中，档案形式的规范程度依然存在着很大的问题，许多城管单位档案的管理人员在日常的工作过程之中，对这种全新的管理模式还不是十分的熟悉和了解，导致他们对工作的适应性存在诸多问题。正是因为他们所面临的上述困难，导致他们的日常的工作环节，对电子档案的投入和观察力度明显不足。另外，由于一些档案管理人员在平时进行操作而对时候，由于存在着技术操作水平的不规范，在这样的情况下，一些档案在管理的过程之中产生和出现了一定的误差，对城管单位档案的真实性和准确性造成了严重的打击。除此之外，档案管理不规范的情况也给相关人员对档案进行入侵提供了可乘之机，这样的情况会给政府机构的自身安全带来十分严重的损害。综上所述，城管单位档案管理工作的时效性，同档案管理人员自身的素养保持着十分密切的关联，面对这样的情况，政府机构在日常的工作过程之中，应当提高对于管理人员能力的培养力度，通过这样的方式，让他们的专业工作能力实现一个明显的提升。电子档案管理工作的另一个弊端就是系统存在着落后的情况，在某种程度上同时代的发展出现了严重的脱节情况，这些问题也导致信息搜集存在着片面的情况，对电子档案信息化和时代化的发展产生了十分恶劣的影响。

4 单位档案管理现代化和电子化发展策略

4.1 健全档案管理制度，提高工作人员的专业素养

档案管理人员之间的工作能力和自身的业务水平存在着千差万别的不同，面对这样的情况，政府的相关机构在对相关工作人员进行培训的时候，要牢牢的把握因材施教的原则，只有这样，才能够让所有工作人员都学有所获，提高自身的业务能力。政府机构在开展培养工作的时候，应当对每名员工的具体情况做到足够的了解，在培养他们能力的时候渗透进入学以致用的观点。对于城管单位来说，要通过采取各种有针对性的手段，最大限度的提升他们的专业基础技能，进而让他们的传统观点能够从根本上实现扭转。除了要强化对他们的能力训练之外，政府部门还应当投入一定的时间去对他们的能力进行考察，形成优胜劣汰的工作机制，提高他们工作的动力。另外，政府还应将档案管理工作的重要意义向他们讲述清楚，通过这样的方式，来提高他们工作的责任心。在目前的情况下，电子技术已经在档案管理这个领域有了极为广泛的使用，这就在一定程度上对他们的信息技术运用能力提出了一定的要求和挑战，基于以上的原因，政府要有针对性的提高他们对计算机的使用频率，让他们能够在工作环节灵活运用计算机，为城管单位档案管理全过程降低不必要的阻碍。

4.2 实现档案保存和查询的电子化和现代化

在信息化的时代，虽然档案管理工作存在着某些问题，但是，更多的是新时代所显现出来的全新机遇。传统的纸质档案已经面临着淘汰的边缘，因此，相关的管理人员应当当机立断，顺应时代发展的要求和趋势，推动档案管理朝着电子化和现代化的方向转型。由于在传统的档案管理工作中，因为档案数量的繁多，导致管理人员的工作量十分繁重，但是通过运用电子化的档案管理措施，就能够让以上问题得到妥善的解决，显著的减少了不必要的工作量，使档案管理工作的科学性和效率型都实现了应有的提高。

参考文献

[1]姜奇林.城管单位档案管理现代化和电子化发展探索[J].现代商贸工业，2016，06（25）：74-75.

[2]朱秀娟.浅谈单位档案管理现代化和电子化发展方向[J].中国科技投资，2017，11（9）：13-14.