如何推行中学档案工作的规范化标准化

摘 要：档案管理是学校管理工作的一项重要内容，通过对档案的管理有助于提升校园管理效益，挖掘档案资源，推动学校的发展。基于此，本文先是分析了中学档案管理的现状，其次提出了推动规范化、标准化档案管理工作的有效策略。通过展开规范化档案管理工作，让学校档案得到更完整的保存，为学校管理提供档案支持，为学校长远发展建立基础。

關键词：中学管理；档案管理；规范性；标准化管理

档案管理是一项复杂的工作，规范化和标准化的档案管理可以更完整的保护中学档案资料，让学校档案可以发挥出更大的作用，提高档案管理的规范性有助于提高管理工作效率，提高档案完整性，提升学校的管理能力。因此，研究档案管理的规范化和标准化具有重要的意义，在校园管理工作中展开规范化档案管理，有利于简化管理程序，提高学校管理能力有辅助作用。

1 中学档案管理现状

目前中学档案管理并没有规范的管理制度，本校档案工作参考的《广州市学校档案工作规范》为内部文件，国家缺少统一的标准和制度。领导对于档案管理工作不够重视，没有建立规范管理制度的意识。由于缺少管理制度的规范，档案管理工作缺少参照标准和规则，管理工作十分混乱。学校领导在管理学校上，更加重视教学质量，重点管理教育教学工作，没有认识到档案的重要价值，让档案中有重要价值的信息资源被搁置浪费。

另外，中学档案管理使用工具落后，管理人员素质水平有限。目前学校的管理人员并不是专业人员，虽然参加过档案业务培训，但对档案管理的全面工作不太熟悉，只是当做办公室文职工作进行管理[1]。工具和人才的缺乏导致档案管理效率低下。如今很多先进的档案管理信息技术和信息系统被应用在管理中，但是中学并没有及时引进，仍然使用纸质档案，以人工方式进行管理。如果出现人工操作失误，或者档案丢失，会给学校带来巨大损失。

2 推动标准化档案管理工作的有效策略

2.1 注意对档案管理工作的领导和重视

学校档案是教学科研工作中形成的有保存价值的各种文字、图片、声像材料，具有凭证作用和参考作用。推行档案规范化和标准化管理，学校领导要加强对档案管理的重视和领导，让档案管理工作成为管理的重要内容。学校领导需要以档案管理标准要求管理工作，在宏观层面对管理工作进行引导，和教学工作结合起来，共同展开管理。在中学中，要招聘档案管理专业人员带领管理人员，保证档案管理的专业性。学校加强对档案管理工作的重视，安排专业的档案管理人员加入档案管理工作，从而让档案管理进入到规范工作的轨道中，让档案管理效率得到明显提高。中学只有在大方向上加以领导，提高学校领导和管理人员对管理工作的重视程度，才能把控档案管理工作的方向，让档案管理工作可以提高工作标准和工作规范性。

2.2 以培训提高档案管理部门工作能力

中学档案管理工作涉及到学校行政档案、教学档案、党群档案，以及相关基建档案和声像档案等，管理内容繁多，管理工作繁琐，人工管理方式已经难以满足当前档案管理的要求[2]。因此，中学需要积极提高管理部门能力，优化档案管理工作，提高管理人员的素质水平。首先中学需要引进信息化工具，将档案积极转化为电子档案，使用计算机工具进行编目归档。中学可以引进先进信息管理系统，利用规范化的管理系统进行规范化管理。其次中学要注意对档案管理人员的培训，提高管理人员素质水平是推动规范化档案管理的关键，安排管理人员进行专业档案管理培训，保证管理人员可以掌握必要的专业知识。

例如：中学借鉴国内大企业的管理经验，引进信息管理系统，使用信息管理工具进行档案的管理。将重要的纸质档案进行电子化处理，在系统中保存起来，在后期学校直接生成电子档案。在信息系统中，学校要将电子档案进行备份处理，避免档案丢失，同时利用访问权限保证档案私密性。学校要定期组织管理人员进行培训，针对档案管理标准，对管理人员进行培训， 保证管理人员对于管理规范十分熟悉，在工作中严格执行档案管理规范。为了规范管理工作，中学可以对管理人员展开考评制度，根据规范制度的落实情况、档案工作的开展情况以及管理效果，对管理人员进行评价，评价结果将纳入管理人员的绩效考核中，从而维护档案管理的规范性效果。

2.3 建立规范标准的中学档案管理制度

一个规范标准的档案管理制度可以让档案管理工作具备一个统一的标准，减少使用档案过程中出现的使用权限、借用手续、使用方式以及使用要求上存在的矛盾。在中学档案管理制度中，包括保密原则、借用程序、岗位责任以及归档取用操作等内容，制定规范管理制度之后，需要要求管理人员按照规范制度执行，保证档案管理工作达到标准化水准。例如：要求学校在立卷归档时，要保证档案内容可以完整的记录校园的实际情况，可以反映出学校真实的教学情况、科研情况以及管理工作，准备完整的手续，保证文件材料可以得到长期保存。在建档完成后，要根据档案对于学校的价值，确定档案材料的保密级别，制定文件保存期限。档案内文件的排列顺序需要按照标准，文字材料在最前面，图样在文字之后，正文在文稿之前，将文件顺序目录和页码张贴在右上角。学校档案文件中，文件排版格式、标题格式、批注、签名、报表等格式都需要使用统一的标准进行制定，从而进行规范化管理。

2.4 积极支持档案管理开发和科研工作

中学档案是学校建设发展过程的记录，教师的教学和科研活动形成的宝贵资料，中学档案直接反映着校园的特色和面貌。通过档案可以了解一个学校的行政管理标准、校园历史和发展规划，档案作为一个学校校园文化的积淀，是学校的宝贵财富。中学想要推动规范化档案管理，需要大力支持档案开发和科研工作，让标准化档案管理获得发展的动力。通过对学校档案的开发利用，推动校园文化的建设，创建健康积极的校园环境。对档案展开科研工作，将学校档案中重要的信息作为科研资源，推动学校科研活动的展开。例如：中学可以举办科研竞赛，鼓励教师使用档案资料展开研究，针对学校管理和发展提出研究结论，从而为学校的发展提出建议。这样可以让档案资料发挥出更大的价值，体现出规范化管理的效果，让校园档案管理工作可以形成良性循环。

3 结论

综上所述，本文基于中学档案管理的现状，提出了推动档案管理工作提高规范性的有效对策。首先中学要注意对档案管理工作的领导和重视，主动投入更多的精力在档案管理工作中；其次要以培训提高档案管理部门工作能力，对管理人员展开培训，引进更先进的信息管理系统；再者要建立规范标准的中学档案管理制度，以制度约束管理工作，提高管理工作规范性；最后要积极支持档案管理开发和科研工作，让学校档案发挥更大的价值。

参考文献

[1]程蕾.试析中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2018（11）：122.

[2]陈雁如.新形势下中学档案管理的主要问题与优化策略[J].办公室业务，2018（01）：119.

作者简介

张倩（1985-），女，汉，湖北省汉川人，本科，二级教师。