开展档案管理信息化工作的必要性解析

杨青

摘 要：在这个信息科技比较发达的社会，各行各业工作的开展都离不开计算机信息化管理技术，信息科技的进步，直接促进了我国国民经济的发展。对于一些事业单位来讲，档案管理工作也离不开计算机信息化管理技术，信息化管理技术的应用，使得档案管理的效率更高，档案管理的质量也大幅提高，从而保证了单位档案信息的完整性。因此，当前在我国社会主义市场经济的发展中，档案管理信息化工作的开展是十分有必要的。

关键词：档案管理；信息化；必要性解析

随着我国社会主义市场经济的发展，档案管理工作实现信息化管理的脚步也亦步亦趋。在我国，无论是大、中、小企业，事业单位，都实现了信息化档案管理的模式，但目前我国的档案信息化管理模式还存在一定的问题，需要进一步完善。但尽管如此，各单位都应当针对本单位档案信息化管理工作中存在的问题加以整改，力求将档案信息化管理的目标落实到位。

1 档案信息化管理的概念

所谓档案信息化管理，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理中全面应用现代信息科技技术，对档案信息资源进行处理、管理并提供使用服务。

由于档案信息库中的信息分类比较复杂，仅靠手工记录信息和查询信息的方式非常的麻烦，当需要查询档案信息时，需要花费很长的时间去翻阅才能找到。这种传统的档案管理方式，查询档案时，不仅耗费的时间长，而且浪费人力物力，纸质档案的保存，在存放的时候需要占用大面积的空间，而且随着天气的变化，纸质档案容易出现变潮、虫蛀或者火灾等现象，造成档案信息的损坏和丢失。而档案信息化管理实行的是电子档案，利用计算机技术来实现档案信息的管理。这种管理方式，不仅在查阅时实现了一键化查阅，省时省力，而且不需要占用太多的地方，信息数据永远不会丢失和损坏。因此，在信息化比较发达的今天，档案的管理实现信息化是一项必须要完成的工作，信息化管理的方便与便捷，给档案管理的工作带来了极大的方便。[1]

2 传统档案管理模式存在的弊端

在传统的档案管理中，通常是档案管理员用纸质的方式记录档案信息。在一个企业当中，档案信息数据是非常庞大的，随着每年员工的入职和一些业务的增加，日积月累，档案信息数据的数量变得越来越惊人。这就给档案管理人員带了很大的工作压力，档案在存放和查阅方面都是十分困难的，而且体积庞大的纸质档案的存放需要占据很大的地方，造成了纸质资源的浪费，还需要租赁大的档案室来存放档案。这样的档案管理方式费时又费力，物力人力都消耗巨大。而且纸质档案的存放对环境的要求也是非常高的，需要存放在干燥干净的环境中，避免遭到虫蛀、变潮、引发火灾等现象的发生。纸张的浪费与我国提倡的环保的理念也不相符。因此，纸质档案的淘汰是势在必得的，随之诞生的是档案信息化管理的模式，这种模式的兴起，代替了纸张的使用，利用计算机软件来记录档案信息，既环保，在查阅时又省时省力。因此，档案信息化管理模式的实行是非常有必要的。[2]

3 档案管理信息化工作的必要性

档案管理工作是一项集管理性、服务性为一体的工作，它承担着为其他部门或者企业提供数据信息查询的重要使命，它以声音、图像、文字、视频等形式贯穿于各个部门和各个企业。在我国市场经济的体制下，它属于一笔宝贵的无形资产，它自身具有的保密性特点对于我国的兴衰成败的发展具有十分重要的意义。

3.1 提升了档案管理的质量和水平

在这个信息科技比较发达的社会，网络信息的传播速度和共享性都是很便捷的。在这种形势下，档案信息化管理模式的启用是非常有必要的。在事业单位中档案信息化管理的应用，有助于各个部门之间能对档案信息进行查阅和共享，档案信息面对各个部门进行开放，减轻了档案管理人员的工作压力，档案管理部门的职能也由管理档案转变为档案信息的采集与录入方面转变，为其他企业或者部门提供了良好的信息查阅来源。另外，档案信息管理平台的建立，有利于保证档案信息的完整性，为其他部门提供了及时有效的信息数据支持，使得档案不致丢失和损坏。档案管理信息化的实现克服了传统档案管理不能远程遥控和查阅的弊端，有力的提升了档案管理的质量和水平。

3.2 为了适应社会发展的要求

在现在这个信息化的社会，信息科技技术每天都有着翻天覆地的变化，人们对于档案信息的需求也越来越高，传统的纸质档案信息在查阅、保存方面存在的弊端已经不能满足人们都档案信息的查阅需求，人们渴求的是具有时效性、便捷性和实用性的档案信息，渴望利用先进的网络技术来实现档案信息的共享，使得在工作中能随时随地的查阅信息，以便更高效率的完成工作。档案信息化管理模式的应运而生，给人们的工作带来了极大的帮助，人们对档案信息的需求，不断激励着专业人员更新和完善档案信息化管理系统。因此，档案信息化管理系统是时代不断发展进步的产物。

3.3 有效的扩大了信息的存储容量

传统档案信息主要是以纸质为载体，信息的数量非常庞大，以致于记载档案信息的纸张不断的增加，给存放和查阅带来了极大的不方便，纸张容量大到一定程度，因存放空间有限，就需要淘汰一些陈旧的档案信息，以便能腾出空间存放最新的、有用的信息。档案信息化管理的开发和利用不同，它是利用信息科技的手段，将档案信息通过微缩技术和扫描技术来实现信息的大容量存储，存储容量大、密度大、查询便捷式信息化管理的系统最大的优点，它能无限的存储信息，不会出现多余信息不得不淘汰的现象，有效的扩大了档案信息的存储容量。

4 开展档案管理信息化工作的有效举措

4.1 不断完善档案管理信息平台

目前，档案管理基本已经实现的信息化，但档案信息是衡量我国成败兴衰的重要信息。档案信息管理平台在记载存储档案信息时，一定要保证档案信息的时效性、保密性、便捷性等特点，网站的安全性也是应该考虑在内的问题。因此，相关档案管理部门一定要及时的对网站进行维护和更新，保证档案信息安全不泄露，这对于推进档案管理信息化的进度和更新是十分有必要的。

4.2 提升档案管理人员业务水平

档案管理人员素质的提升也是实现档案管理信息化的首要条件，档案管理人员首先要精通计算机技术，有统计数据的能力，具备对档案信息保密的基本素质。档案管理单位要不断的吸纳和培养复合型的管理人才，不断对工作人员进行计算机技术能力的培养，使其具备更新和完善档案信息化管理系统的能力。档案管理人员业务水平的提升，对于向其他部门提供信息数据支持、实现网站信息的收集更新、维护网站的安全等综合事项具有重要的意义。[3]

5 结语

随着信息化建设的不断推进，我国的档案管理实现信息化是时代发展的必然要求，档案管理部门要不断顺应时代的潮流，做到与时俱进。不断的加强档案信息安全管理的力度，定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，不断利用最新的管理制度和理念，提升档案管理的质量和水平，更好为其他部门提供档案信息的查询，在内部实现档案信息的共享。促进档案管理工作水平的不断提升，为我国的繁荣兴盛贡献一份力量。

参考文献

[1]刘虹.高校档案管理信息化建设要点分析[J].才智，2017，（14）：133

[2]刘宝恒.基于档案工作创新的数字化管理信息化实现思考[J].中国新通信，2018，20（24）：62.

[3]贾奇.档案信息化建设下如何做好科研档案管理工作[J].赤子，2018，（31）：173.