新时期档案“双套制”管理模式探讨

白和焱

摘 要：双套制的档案管理模式就是利用纸质和电子化两种管理形式进行单位档案的管理、保存和归档，让两种档案处于同时可利用状态之下，并且能够互相转换，新时期随着信息技术的发展，双套制的档案管理模式势在必行，这也是机关单位完善档案管理模式的必然要求。对此我们要做好档案范围明确、载体间转换以及网络基础环境构建等方面问题，全面提高档案管理人员素质，促进相关工作的有效开展。

关键词：新时期；档案管理；双套制

1 引言

和纸质档案相比，电子档案有着自己得天独厚的优势，其发展给传统档案管理模式造成极大的冲击。过去主要使用纸质档案，占据了大量的物理存储空间，且需要极大的人工劳动量，而电子档案和纸质档案并存极大地提高了档案管理利用效率，所以在新时期要全面认识双套制管理的优势，通过有效策略实施，开创档案管理新时代。

2 明确“双套制”归档的范围

在实行档案“双套制”管理的过程中，因为档案保管部门经常出现对档案管理范围界定不清楚的问题，以至于档案划分工作缺乏科学性。当出现档案范围划分较大的时候，会在很大程度上浪费人力和物力资源，出现档案范围划分较小情况时候，容易导致重要档案丢失或者销毁。究其原因，主要是在档案管理中单纯地强调“双套”制，却没有明确区分文档备份与否，所以要对“双套”归档范围予以明确。

另外，在双套制档案管理工作中，对于具体工作流程要做到精细化管理，要科学合理地有序推进，比如对于关乎国计民生文件、政府内部文件、上级批示文件等，要按照归档要求进行双套制管理；对于机关中的日常文件，根据其实际情况考虑是否应用双套制；对于外部文件管理要求不严格的，根据隶属机关之间的情况先对其进行双套保存，对于没有隶属关系的视情况再定。

3 做好信息儲存在不同载体之间形式的转换

不同载体之间的信息储存形式转换主要有两个方面。一方面是将档案的各级目录和全文实现电子化处理，主要因为数据是否完备决定了计算机效益大小。但是对于数量规模较为庞大的文本型档案信息来说，想要在较短的时间之内将其全部转变为数字信息还不够现实，缺少实际条件支持，因为其在时间、资金和技术方面都还不够成熟，特别是对那些历史悠久和案卷数量庞大的档案馆来说更是如此。所以对纸质档案的管理要分阶段进行，逐步实现电子化。

另一方面是把长期永久性保存的电子档案实现纸质化，我国《电子文件归档和电子档案管理规范》明确规定对于长期或者具有永久性保存价值的电子文件需要将其制作成为纸质件或者微缩品，要求对各类电子文件进行归档的时候，要将对应的纸质文件和微缩品一起进行归档，所以目前的文件归档工作中还是以纸质档案为核心，电子档案为辅，想要完成两种不同档案之间的实际转化工作还是需要一定的时间和耐心。另外，“双套制”建立初始阶段，对电子档案格式加以确定，按照固定格式进行保存，有利于电子档案格式整齐划一，避免文件不可以相互转化的问题发生，为实施“双套制”提供有效保证。

4 构建网络基础环境

为能够实现对机关档案的安全、便捷和高效管理，在档案管理过程中实行双套制管理模式十分必要，特别是在当前的信息化时代背景之下，基于良好的网络基础设施环境有利于避免出现档案信息资料遗漏问题发生。一般来说，档案的双套制管理需要的网络基础环境设备有物理隔离设施、应用防火墙和身份验证技术等，其中基于内外网的隔离和控制是被实践已经证明了的最为有效的安全管理模式，所以在应用双套制管理的过程中要以防火墙为基础条件制定具体网络环境方案。

在档案双套制管理中，为保证资料信息的安全，应该结合实际情况选择具有针对性的管理模式，其中要严格管理档案管理室人员出入情况和对档案的查阅、借调情况，对此可以引入证件识别、人脸识别和视频监控系统，制定对应的操作程序和档案系统管理制度，修改档案数据的时候要得到主管人员批准，同时要有对应的安全管理责任人员在场配合完成工作。另外，强化数字证书管理。首先设置1名UK管理员负责数字证书的申请及发放工作；其次进一步完善数字证书申请及领用各环节相关手续，要求以本人手持身份证、数字证书、UK领用汇总表进行拍照确认领用；再次根据管理中心要求统一编制《数字证书签领照片登记表》，由“签领人”、“发放人”及“监发人”签名确认；最后将申领资料及申领照片及时移交管理中心存档，并做好个人数字证书管理台账。

5 加强电子文件管理的制度和标准建设

虽然目前参考的《电子文件归档和电子档案管理规范》以及相关的档案管理标准和制度规范已经陆续出台，不过我国对于电子化档案的应用目前还处于初始阶段，现阶段的主要管理办法还存在着宏观倾向严重，对此需要尽快对电子档案方面的立法予以完善，构建更加完整的法律体系，逐步实现双套制的档案管理模式应用。

6 提高档案工作人员素质

与传统的纸质化档案管理相比较，对于电子化档案管理工作的实施更具挑战性和需要一定的专业性，这就给我们档案管理工作者的业务素质提出了更高要求。现阶段我国很多的电子文件形成执行工作人员在意识方面还处于比较淡薄阶段，对于双套制管理中的电子档案管理经验积累不足，加上电子文件经常会给档案管理带来不少新问题，这都需要档案管理工作者提高个人素质。

具体来说，提高机关档案管理人员的业务素质要从以下几点入手：首先要加快转变管理观念，努力适应双套制实施之后的电子文件这个新兴事物出现带来的新变化，以此为契机实现档案管理从传统到现代化的转变；其次要加快知识更新速度，档案管理人员要及时对自己进行充电学习，努力掌握信息管理自动化基本认识和提高业务技能，协调好不同部门之间的关系，保证为电子文件的形成和归档工作营造本质上的安全管理，保证档案管理工作的连续性；最后要结合工作实际探索电子文件归档新程序和新内容，保证归档的电子文件真实、完整、有效、可应用。

7 结语

当前应用的“双套制”档案管理模式是以实现“单套制”为目标的过渡阶段，就目前情况来看，双套制的档案管理模式的应用在很长时间内将会一直存在下去，这一阶段的档案管理以纸质和电子化档案并重，需要我们提高档案管理水平，为档案管理“无纸化”时代到来做好准备，也希望每个档案管理工作者能够认真学习相关业务，为档案管理事业做出贡献。

参考文献

[1]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002（1）：38-40.

[2]陶水龙，田雷.电子档案双套制管理问题研究[J].档案学研究，2014（4）：61-64.

[3]苗红梅.浅谈新时期档案“双套制”管理[J].卷宗，2015（11）：2-2.

[4]王喜凤.档案“双套制”管理探索[J].四川档案，2009（1）：30-31.