加强农机档案管理推进农机化进程的思考

◎周卫务

（广西农机化服务中心 530023）

农业机械化是我国农业现代化建设的重要构成因素，而各级农机系统的农机档案作为农机化开展进程中一系列工作的真实记录以及重要信息载体，农机档案管理工作的科学化、规范化，既是农业机械化管理的基础性工作之一，更在提供便民农机服务、研发推广农机新技术及新机具、促进农机安生生产以及全面反映农业机械发展现状、提供科学的农机化发展思路和发展规划等方面发挥着重要的参谋作用，因而历来备受重视。然实践中，由于近年来我国农机化水平的显著提升，农机档案数量持续增加，农机档案管理工作不断加重，因此，在我国整体农业经济发展迅速、农机在农业现代化建设中地位愈发凸显的历史发展时期，加强农机档案管理，从而更好地为推进农机化进程服务，是我们农机档案管理工作者的重要职责之一，笔者就此进行分析探讨。

一、加强源头管理，确保档案真实完整

在农机科学研究、行政管理、基本建设以及生产技术等农业机械化活动过程中，都会形成一系列具有重要历史价值的文字材料、图片材料、表格材料、影片材料、录像材料等，从种类上划分主要有农机监理档案、农机科研档案、农机行政管理档案、农机购置补贴档案、农机鉴定档案、农机化示范推广档案、农机行政审批事项档案等等，以农机监理档案为例，涵盖了农业机械注册登记、检验、转籍及变更；农业机械驾驶操作人员考核、发证、异动登记；农业机械驾驶操作人员违章及农机事故处理等重要信息资源，因此从如上所述可见农机档案具有种类繁多、内容复杂、规模庞大等普遍性特点，这也使得档案管理人员在拆阅登记、盖印、传阅以及归档整理等一系列工作中或多或少地会存在一些缺陷及不规范问题，如档案数据台账填报不准确、内容不完整、少填漏填等。以拖拉机档案为例，实践中部分已办理的拖拉机档案中发票缺失、身份证复印件缺失等现象十分普遍，个别地区的拖拉机档案甚至只是简单地进行了表格登记。以上种种不规范问题既大大降低了案卷质量，同时档案的缺损也为后续的保管、查阅等工作增加了诸多不必要的麻烦。造成以上问题的原因是多层次的，比如档案人员管理意识不强专业化标准水平较低、档案整理劳动量大立档程序繁琐、各农机部门档案管理建档立卷不标准等等，这就要求农机档案管理部门在实际工作中要加强源头管理，一方面要以坚强的责任意识武装档案管理工作者的头脑，调动其工作的主动性和积极性，另一方面要严格按照档案管理标准化要求做好从立卷、归档到保管、查阅及销毁等一系列工作，切实做到“妥善保管、有序存放、方便查阅、管理规范”十六字方针。同时，还要强化定期检查及清查工作，对既往存在的不规范现象、缺损、质疑以及某些早期档案统计指标与现行统计指标出入等问题，及时进行审核、查漏、补缺以及修订完善，从而切实保证所有档案资料的真实性、完整性以及连续性。

二、借助大数据发展契机，加强档案数字化建设

当前，我国已经进入大数据时代，早在2015年国务院就提出了要“开发利用好大数据”的战略思想，因此，开展农机档案数字化建设，既是顺应现行大数据环境管理体制的必然趋势，也是农机管理部门对农业机械化实施科学管理、正确决策的基础，更是有效破解传统手工劳动为主的档案管理模式劳动量大、效率低的重要途径，对于规范农机档案管理、减轻基层机构办公经费负担、实现边远地区档案的实时录入、方便档案统计和查询、提高农机监理行业的信息化水平等等，具有台阶性的现实意义。故而当前虽然我国农机档案信息化总体水平依然较低，但我们仍应根据自身条件及特点借助大数据发展这一契机，推进农机档案工作的数字化建设，以适应当前以及未来一段很长时间内档案事业的发展需要。实践中，推进农机档案数字化建设应重点注意如下两大问题：一是档案存储形式及检索工具问题。农机档案形成时的原有载体 (如纸质载体)从立卷、归档到保管、查阅等一系列环节中，很容易因多层原因而造成破坏，因此在数字化建设过程中我们也不能忽视对实体档案的管理，既要保证纸质文件储藏的干净、整洁、通风、干爽，又要做好纸质文件和电子文件的“双轨制”，形成内容相同的两套档案，从而既能更好地实现对档案的双重保护，同时以方便为后续利用提供参照互补。此外，要开发一套适合的检索工具，当前在检索工具编制方面各部门可依据本单位实际情况采取直接目录检索或全文检索等方式，前者主要是以著录项目组成档案机读目录数据库，再按不同的要求利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等，后者则是用计算机进行档案检索，按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。二是档案安全性问题。网络的开放性为大众提供便利的同时也伴随着严重的网络安全问题，而农机档案中不同程度地涉及到一些国家及内部秘密内容，这就强化档案安全问题尤为重要。这就要求我们在农机档案数字化建设过程中，要抓好档案信息在运转及发布程序中的公开保密审查及督促检查，保证信息公开的安全性。同时，严格结合电子档案的涉密情况以及开放程序制定等级，针对性地采用权限审核、身份认证等进行严格管理，同时强化对设备的运行及维护，以多样化手段确实提升档案信息的安全性。

三、加强开发利用深度，实现档案价值最大化

农机档案的一个重要价值就是提供便民农机服务促进农机化资源共享，这也是档案工作的落脚点。以农机购补档案为例，需要归档的内容主要分为农机购置补贴工作档案及报账资料档案两部分，在具体内容方面更是涵盖了诸如农机购置补贴工作制度、工作规范、计划指标、实施方案等文件资料；农机装备、试验、示范、推广、生产等相关活动；农机购置补贴政策中群众投诉、咨询的相关记录及处理结果等等，实践中通过对以上海量信息的收集、加工及提炼，将其转为有价值的农机化科技信息，既能更好地实现为农机化兴机、强农、富民提供优质化服务的目的，又能全面、真实地掌握本区域内农机化发展的自然规律和经济规律特点，从而为农机化发展思路和发展规划提供科学的参考和借鉴。因此，对于农机档案我们不但要重视“藏”，还要学会“用”，进一步加强档案信息资源的综合开发利用程度。然实践中，由于农机档案本身具有一定的保密性以及一些部门的重“藏”轻“用”，导致行内内部“信息孤岛”现象比较普遍，档案管理部门在提供利用档案方面主动参与意识较差，而更多的是被动管理档案和根据需求查找提供服务，如农业机械自然情况、购买者信息以及补贴信息等，使得我国农机档案的开发利用率仍然较低，因此，我们有必要借助当前的大数据技术，积极主动地利用各级农机信息网络系统和网络平台建成全行业档案数据信息交互平台，创新服务管理。如，可以充分利用互联网信息传播快捷、互动方便等突出优势，及时、主动地做好群众对档案服务工作的需求及意见的询问、收集、整理工作，从而第一时间解决群众在农机档案方面存在的问题和困惑，切实提高档案服务的效率，实现农机档案价值的最大化。

总之，长期以来，我国始终着重将扎实推进农机社会化服务放在重要的战略地位，在农机方面更是给予了大量的资金补贴和政策支持，这在一定程度上促进了农机合作社和农机服务组织的兴起及壮大，也使得全国范围内农机保有量及农机操作人员数量持续激增，农机档案规模阶梯性增长，因此，作为农机档案管理工作者，我们应当自觉地增强自身的责任意识、担当精神以及管理水平，从多方面进一步加强、完善农机档案管理工作，从而更为地好农机科研单位、生产单位、管理部门以及农机用户等社会群众提供优质化的信息资源服务的同时，助推农机管理工作不断向前稳步发展，进而为农业发展奠定良好的发展基础。