简述档案管理方法的现代化

闫晓静

摘  要：本文对档案管理的现代化进行了详细分析，发现档案工作随着科学技术的进步在收集、整理、管理方面模式上发生了巨大的变化，这些变化对档案信息的储备与使用来说是一种优化，但是同时这样的转变也给档案整理人员的工作提出了更多要求。

关键词：档案管理现代化;问题;措施

1 档案管理现代化特征

1.1 信息化

信息时代的到来，让各个行业的发展都贴上了信息化的标签，且受到信息化改变后，行业的发展模式也发生了较大变化。新时期的档案管理工作核心内容是运用信息技术提升管理效率。档案信息的资源建设与基础平台建设是信息化最主要的两个特征，通过信息化的渠道，档案资源的利用率得到提升，同时让档案的信息资源共享程度也得到了扩展。

1.2 虚拟化

纸张是传统档案管理工作中的重要载体，这一载体的存在让传统的档案管理工作不得不借助于人力。但是信息技术出现却让档案的人力处理方式发生了彻底变革，在人力管理模式下，档案信息的资源分享非常有限，想要实现共享难度很大。因为在承接起这个共享工作时需要大量的人力支撐，对信息进行整理。同时人力的方式让档案信息的收集、整理、鉴定、编目登一系列的环节耗费的不仅仅包括人力，还需大量的时间支撑。现代化技术的出现让这些流程得到简化，并通过更加虚拟的方式让档案的管理效率更高且更加节约时间。

1.3 数字化

数字化、符号化也是档案管理工作现代化的主要特征之一。支撑起数字化工作技术主要是计算机、扫描仪等现代电子技术，这些现代化技术将馆藏的纸质档案通过信息录入的方式输入到电脑设备中或软件中。就这样，这些落实到纸质载体上的信息转化为了电子文件。现代微缩影技术以及数码技术同样是数字化技术中较为突出的两个代表。这些技术都是通过计算机识别、存储、管理电子文件的。主要的区别是微缩摄影技术可以直接将大量的纸质文件通过微缩技术制作成为相应的电子文件，数码影像则是利用数码相机与光磁转换技术对影像进行处理。

2 档案管理现代化工作现状

2.1 水平与利用率低

对历史资料进行简单的整理、收集、存档并不能将整个档案工作进行概括，这也不是档案工作的主要内容。档案应获得规范且合理整理，并安全的被保存起来以备后续使用，这无论对个人还是企业来说都具有异常重要的作用。档案其实是一项相当专业且复杂的工作，但是就目前的档案管理行情来看，很多企业与单位并未对这项工作进行重视，在档案的管理上仍然是藏多于用。这直接让档案利用率降低了很多，不仅仅严重浪费资源，档案工作还会因此浮于表面，管理工作也因此意义不足。

2.2 管理人才匮乏

档案管理人员是档案管理现代化的主力军，他们既需要掌握先进的科学技术知识，能够利用科学技术知识对新技术展开日常使用，更新和维护新设备，还得具有较高的文化素养和一流的管理技能，但从目前档案人员的现状来看，许多机关、企业、事业单位的文书，档案管理人员，仍然停留在收发、查找阶段。

2.3 信息化程度低

由于现在管理人员的档案意识不够强，资金投入与实际需要严重不符，资金短缺导致物理购买现代化的档案挂你设备，技术落后延迟，信息化程度较低，同时也造成人才引进困难，甚至人才流失。

2.4 管理手段滞后

我国档案管理水平相对落后，有的档案部门没有能够对信息进行集中存储处理的如计算机等现代化管理设备，甚至连起码的分类装订、防火、防蛀等基础设施也没有，档案管理人员仍然依靠手工方式采用原始手段对档案进行装订和保管，不仅费时费力，还影响长期保存档案的质量和快捷使用档案的效率，因此，档案管理工作向现代化管理迈进是当务之急的一项改革。

2.5 不够重视工作

领导和职工对档案的淡薄意识普遍存在，例如学校档案的系统性和完整性受到不能按时形成材料上交的处室的严重影响，这些处室上交材料不及时导致校方不能按时完成年度立卷工作，进而导致材料分散在处组室甚至个人的手中，给工作带来了很多麻烦。

2.6 管理设备不先进

档案管理现代化所需要的软件，硬件设施因为档案管理意识淡薄和资金投入的有限而得不到购置升级，导致档案管理现代化严重滞后，档案管理自动化软件是档案管理中至关重要组成，虽然该软件很大程度上有利于档案的现代化管理，但由于开发技术还不够成熟，造成文件和档案之间脱节，导致管理变得极为分散，引起难以集中管理使用系统中的档案信息这一问题，从而无法有效共享档案信息资源，严重影响了档案管理现代化的进程。

3 加强档案管理现代化的措施

3.1 安排秩序，循序渐进

档案管理工作上的重要目的是让档案信息发挥出价值，人们通过计算技术实现了档案信息价值的提升。对档案信息进行综合性管理之前，应先根据各个档案类别的重要性、价值、利用率等方面的情况进行整体资料排列，并对可以开放的核心档案与社会利用率较高的档案及进行优先整理，让其利用水平得到提升并增加其信息利用上的安全保障，加快档案管理工作的计算机进程，并让档案的社会利用效率提升到最大。

3.2 现代化意识转变

领导干部对地区单位档案工作的现代化管理工作的进程起着至关重要的作用，因此实现档案管理现代化的过程中应首先在领导者的头脑中树立重视的意识，其次是领导工作人员一起依靠科学管理观念形成与时代发展方向一致的现代化管理意识，防止出现对档案管理现代化的单一认识，同时将计划经济时代形成的对档案传统的管理模式进行革除，将被动形式的档案管理模式进行转变，转变为主动、开放式的模式，让档案的现代化建设可以有规划有流程的开展，给工作、企业、人事等方面的档案信息管理工作水平进行全面性的提升。

3.3 科学管理方法辅助

时代的进步与发展，直接增加了更多的档案管理内容，同时也让档案管理工作的价值获得了大大提升。因此企业与单位中的人员必须加大对档案管理工作的重视力度，并引起足够的重视，储备专业素质高的人员，让档案管理工作上的优化与转折可以更为顺利的开展，同时配合科学的档案管理手段，让档案管理工作的现代化水平逐步提升。

3.4 先进设施辅助

引进先进的管理设备是实施档案管理现代化的重要手段。现代化的档案管理对设备和技术的依赖性较强，这一点有别于与传统档案管理。所以加强现代技术在档案管理中的应用，为档案管理部门及时配备相关的办公设备，能够有效提高档案管理的现代化水平。各级档案管理单位需要加大财政投入，尽量合理拨款给档案管理部门，为其工作的顺利展开提供经济支持，帮助其引进领先的技术和设备。

4 结束语

总而言之，档案管理工作既是记录社会文化发展的有效措施，又是信息的内存库，是一项复杂又系统工程，要想使档案管理工作拥有一个科学、完整、合理的现代化管理体系，就必须充分调动各方面的积极性，加快档案管理信息化建设步伐，实现档案管理信息化，挖掘档案管理新型人才，提高档案的整体管理水平。

参考文献

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