探析档案管理归档整理分类技巧

蔺强

摘  要：档案指的是在社会生产生活中所产生的事件，通过文字、图片和视频、音频等进行的记录。档案是对历史的记录具有真实性和准确性与客观性的特点，对社会生产生活活动进行有效的反应。因此在对档案进行日常整理和管理等具有重要意义，通过对档案进行合理的分类、整理和归档，不仅为管理工作提供了便利性，也为公众进行查阅提供了便利性。因此对档案的分类整体和归档技巧等，应进行合理的研究和分析。

关键词：档案管理;归档整理;分类技巧

档案可对原始信息进行相应的记录，这是档案所具有的重要特征之一。档案是一种具有普遍性的社会现象，并且对继承人类社会的文化和历史等方面具有重要意义。伴随社会生产生活而产生，是人类社会特有的一种现象。对档案进行合理的保存对后续的发展具有重要参考和指导作用，所以对其进行合理的分类和整体等，可以提高管理工作的质量，避免信息的丢失与失真等。

1 档案管理归档整理分类现状

1.1 档案整理理念有待于进一步提高

部分机构和部门在进行档案的整理时，仍按照以往的方式进行，致使管理工作缺乏现代化思想的正确指导。分类归档意识的缺失，不仅无法保障工作的质量，还使得工作量增加并提高了工作难度。因此针对缺乏现代化思想指导的问题，应提高重视。

1.2 档案整理缺乏专业化

据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员;二是缺乏专业化整理方法;三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。

1.3 档案整理缺乏信息化

信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等;二是缺乏信息化储存与保管的思想;三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。

1.4 归档装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时;塑料夹装方式成本高、易老化;无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求檔案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施;对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制;对大于A4幅面的纸张进行折叠;对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。

2 档案管理归纳整理分类技巧

2.1 档案管理技巧

在对档案进行相应的管理时，应对几个方面提高重视。如档案是否具有整体性，即是否遭受损害，无论是在历史上还是在经济文化上均具有重要的作用。并且通过档案的记录形式可反映时代的特征，如以往的原始档案大多为孤本、磁盘，不仅具有珍贵性还具有脆弱性。因此在进行日常的管理时，对其是否收到损害，以及产生的损害等均要进行记录。避免档案遭受过大的损害，导致物质与精神财富收到损害，严重时甚至会导致出现文化断层。并且还应提高对档案安全性的重视，如孤本档案、文物等，这些可对以往的政治思想、社会发展水平和文化等进行有效反映，是时代的见证，因此保障其安全性尤为重要。而安全一方面是指作为对国家军事、政治和文化等方面进行记录的文件，若其缺失安全性并遭到泄露，则国家的利益和公共利益便会受到危害，甚至会对国家的团结发展和安全造成破坏。最后还应提高对档案使用寿命的重视，以往的档案多为纸质，具有脆弱性的同时也具有不可恢复性。因此在对档案进行日常的管理时，应通过合理有效的措施，实现档案寿命的延长，避免造成不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在对档案进行整理和归纳时，应保障对档案的全面了解，从而知晓其中的重点部分，以及非重点部分。进而在归纳整理时，合理的进行删减和保留，并划分其重要性。档案间具有一定的历史联系，所以在进行归纳整理时还应提高对档案联系的重视，从而保障整理后的档案具有较好的完整性，避免信息缺失和失真，使整理工作可以顺利有序的开展。以往在对档案进行归纳整理时，国家并未制定统一的标准和规范，导致不同的省市、区域使用的归纳整理方法不同，使得档案馆间无法进行有效的沟通交流。为此国家制定并下发了相关的整理规则的文件，对档案的归纳整理规定了具有统一性的标准。因此在对档案进行归纳和整理时，应该变以往的方法，严格按照统一的标准与规范进行，从而加强档案馆间的沟通交流。并且在进行归纳整理时，及时发现其中存在的问题，如类目不相符等，并及时进行修订和改正。在进行装订填写卷皮时，也应提高重视，避免出错，从而避免浪费时间和精力，促进档案事业的进一步发展。

2.3 档案分类技巧

在对档案进行分类时，先对档案的内容进行有效的了解，之后再依据档案的内容进行分类，保障分类的合理性和有效性。在档案的日常工作中一个重要的环节便是分类，通过合理且正确的分类可以有效提高档案的有效利用率。还应结合文件的分类进行标记，保障后续查询时更具方便性，进而保障工作质量的同时提高工作效率。

3 结束语

档案无论是对以往发生的事件进行记录，还是对未来事件进行指导等方面均具有重要作用和意义。为保障档案的使用功能可以正常有效的发挥，对其进行合理且适当的分类和整理，并进行有效的保存刻不容缓。因此应正确认识到档案进行合理分类和整理的重要性，并对整理、分类和归档等环节的技巧全面掌握，切实提高档案管理工作的质量与效率。

参考文献

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