新时期企业档案管理信息化建设探讨

陈子莹 张倩男 刘微

摘  要：在社会经济不断发展和信息技术进程快速推进的情况下，人们的生活发生了翻天覆地的变化。企业档案工作要想顺应信息时代的潮流，就必须加强其信息化建设，才能提高档案工作的质量和水平，实现档案工作的价值和作用。本文介绍了档案信息化的含义以及企业档案信息化建设的重要意义，并提出了推动企业档案信息化建设的策略。

关键词：新时期;企业档案;信息化建设

1 企业档案信息化的涵义

所谓企业档案信息化主要包括两个方面的内涵，一个是对企业产生的电子文件实施的实时管理，从电子文件的形成到归档利用或者销毁，建立统一的电子文件管理系统;另一方面是指对企业原有传统纸质档案的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

2 企业档案管理信息化建设的重要意义

2.1 企业档案管理信息化建设有利于实现信息共享，顺应时代趋势

一些企业只管理自身产生的纸质档案，因为纸质档案的可靠性高、凭证性强、直观可见，并未对纸质档案进行信息化管理。随着我国信息化进程的快速推进，电子文件已不可抗拒地渗透到了社会和生活的各个领域。企业电子文件数量激增，传统的企业档案管理模式显然已不能适应，纸质文件的管理方式已不足以应对，致使目前我国某些企业档案管理模式无法满足现代企业工作的需求。

企业档案管理中应更多引入电子档案，一些企业的档案均开始利用电子档案来对其进行保存。企业实现档案信息化，不仅提高档案的利用性和共享性，更扩大档案资料的适用范围。在如今信息爆炸的时代，企业档案管理应顺应社会信息化的发展趋势，实现企业档案信息化，最大限度地实现档案信息资源共享，使得档案利用便利。

2.2 企业档案管理信息化建设是企业进行现代化管理的重要手段和方式

企业档案管理信息化建设，可以极大地提高企业档案管理的科学性以及有效性，实现对于企业档案管理的网络、信息化，通过档案管理信息化以及数字化，实现企业档案服务的高效化，从而实现企业档案管理的资源共享，提高企业档案管理的效率，为企业档案管理的进一步发展提供便利。

3 推动企业档案管理信息化建设的策略

要实现档案管理的现代化、信息化，企业档案管理部门要注重档案管理手段，加快档案管理的现代化和信息化建设，需要做好以下几方面的工作。

3.1 强化意识，转变模式

在档案信息化建设过程中，企业档案管理部门领导要保持开拓精神，增强创新意识，密切关注档案信息化过程中出现的新情况、新问题。档案管理人员要增强科技化意识，不断提高自身的计算机管理技能。档案管理工作中应用计算机技术时，档案管理人员要转变传统模式——“重管理、轻利用”，变“封闭型”为“开放型”，开阔视野，将现代化技术运用到档案管理工作中来。

3.2 理清工作思路，确定企业信息化阶段目标

企业要理清工作思路，把档案信息化建设列入企业的总体规划，确定档案信息化工作的长期和短期目标，分阶段、有计划的实施信息化建设工作，促进企业档案实现现代化管理。企业档案信息化分为以下四个阶段：

一是起步阶段，建立目标数据库。这个阶段主要工作有：确定企业档案隶属信息化管理的范畴、档案机读目录标准的制定、编目检索软件的研制和采购、目录数据库的建立和充实。

二是准备阶段，逐步实现全文数字化。这个阶段的主要工作有：纳入信息化管理范畴的传统档案进行原文信息数字化转换，文档、图片、多媒体等各种类型档案信息归档标准体系的建立、综合数据库的建立、研究网络环境中档案信息的利用方法、档案信息网络平台的建立。

三是发展阶段，完善各类电子文件。主要工作有：进一步完善信息化档案标准体系，对已形成和新形成的电子文件按标准整理归档、完善包括档案信息安全、利用服务在内的各项规章制度、研究电子文件的长久保存的方法、确保电子文件的真实性、可用性。

四是成熟阶段。实现存量档案数字化、增量档案电子化，档案信息化管理工作流畅，档案利用率和工作效率大大提高，实现信息资源共享。

3.3 加强人才建设

档案人才队伍建设是企业档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程，需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。

人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行，可以体现在以下方面：一是在实施档案信息化全员培训的同时，逐步引进档案人员相对年轻化，强化对档案人员的技能培训，提升整个档案队伍的信息化素养。二是强化对档案人员的创新教育，充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。

3.4 制订完善的信息化管理制度

第一，企业档案管理部门可以根据档案管理信息化的需要，对各项管理流程的管理人员的行为进行有效的规范和控制，对于信息化管理的各个步骤形成严格约束。第二，要建立安全管理制度。针对电子档案信息丢失和泄漏等情况制定安全管理制度，对档案管理系统的操作等都严格限制，设置权限。第三，要完善责任制。对企业档案管理人员责任不断落实，增强责任意识，在档案管理中可以进行自我控制，有效提高档案管理工作效率。

3.5 构建档案安全保障体系

信息开放与信息安全似乎是一对难以调和的矛盾，从档案数字化开始，档案安全就面临威胁，更不用说将来的信息化开放利用。要调和这对矛盾是完全可以做到的，可以实现信息开放与信息安全工作的协调发展。企业档案部门必须采取一系列的措施保证档案信息的保密和安全，技术与管理相结合是构建档案信息安全保障体系的核心原则。一方面要建立健全档案保密工作的技术标准及规范，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施确保档案数据库以及档案信息网络传输的安全。另一方面，企业档案人员必须要提高信息安全意识，严格执行档案保密规章制度，避免人为因素威胁档案安全。

随着科技进步，信息化已经成为当今社会发展的趋势，企业档案管理信息化建设迫在眉睫。档案工作者要勇于承担重任，将档案管理信息化建设视为不断奋斗的方向。企业档案管理部门应以档案信息化为契机，改革档案工作中传统管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落到实处。

参考文献

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