谈如何做好医院行政档案管理

王士伟

摘 要：随着现代化进程的不断推进，医院行政档案管理也跟随时代变化而不断发展。目前我国医院行政档案管理存在一些问题，作为医院的行政档案管理者，应积极发现并解决问题，探究医院行政档案管理难点及发展方向，从而为医院长远的发展作出努力和贡献。

关键词：医院;行政管理档案;问题;创新

行政档案是机关、组织、个人在社会中形成的具有保存调查功能，以文字、表格、音像等各种方式呈现的历史记录。医院行政档案管理人员的主要职责就是将这些历史记录以现代化的方式进行管理和保存。如何做到科学管理、系统管理，是医院行政管理人员所要思考的问题。

一、医院行政档案管理存在的问题及其原因

1.存在问题

当今医院行政档案管理存在很多问题。例如，档案资料的缺失，人员信息不全，档案管理不规范等诸多问题。第一，很多医院工作者的信息和科研成果，经常会因当时档案记录收集不及时或档案的年限过长而导致缺失。第二，在医院行政档案中也经常会存在张冠李戴现象，大大增加以后辨识资料的难度。第三，有些医院会出现无编号、无标题、无盖章的三无文件，无法进行医院行政档案管理。第四，原始记录的丢失，无法做到档案的集中收集、归档保存。

2.问题原因

第一，因医院档案室发生意外而导致档案丢失。例如，火灾水灾等非抵抗性原因，在自然灾害的影响下档案破坏及缺失。第二，因为医院行政檔案管理制度和设备存在缺陷，医院的纸质档案和电子档案都应是保密保存的，很多医院的档案管理室较为陈旧，设备比较落后，经常会出现因设备故障而导致电子档案丢失的现象。所以，提升档案管理技术和升级档案管理设备，刻不容缓。第三，因不法分子的入侵和偷盗，导致部分档案及科研成果的丢失。第四，作为医院行政档案的直接接触者，医院行政档案管理人的不当行为，对医院行政档案的保存是灾难性的打击。

二、创新医院行政档案管理对策

1.升级医院档案管理设备

第一，提升医院行政档案管理设备水平。在很多医院，尤其是乡镇医院，医院行政档案管理一般是以纸质的形式存在，没有电子档案的形式。这样的医院行政档案管理是非常落后的，而且不符合我国现代化发展。所以乡镇医院的行政管理者，应增强管理意识，将新技术引进医院行政档案管理中，例如引进办公自动化系统，升级计算机设备，将自动化系统覆盖整个医院、各个部门，让每个部门在归档时，可以做到电子档案与纸质档案同步归档，实现医院行政档案管理现代化。

第二，实现医院信息现代化管理。目前最先进的档案管理技术是办公自动化，其核心是将电子文件进行分类处理，归档保存。大部分医院在处理文件时，先将电子文件打印成纸质文件，再经各部门负责人签名并签署意见，最后归档汇总。这样的档案处理模式有一个很大的缺陷，就是电子版原件在各部门散落，并不能很好地归档。而医院信息现代化管理的目标，是将电子文件与纸质文件共同进行归档保存。医院行政档案管理必须将纸质文件与电子文件进行结合，保证二者的完整性、实效性、统一性。

2.针对特殊档案安全管理

重视各部门的特殊档案管理，在医院的日常工作生活中，各部门都会存在一些特殊档案，而这些档案需要特殊对待，特殊管理。例如，在医院检验部门，特殊性疾病应进行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度传染性的疾病，对这些疾病的文字档案与电子档案应进行特殊性管理，归入特殊领域档案部分，及时与相关机构联系并将档案移交归档;在医院内，应针对这些患者的个人信息进行安全保存，避免患者的信息遭到泄露。另外，牵扯医院内部利益的档案也应进行特殊性安全管理，如医院内部的药物、手术器材、医疗器械等花费问题，应进行严格保密，避免遭到不法人士对这些资料进行偷窃或伪造。

3.提升档案管理人员素质

目前导致我国医院档案管理水平低下的主要原因，是医院行政档案管理人才的不足和缺失。因此，要提升我国医院行政档案管理的有效性，就必须提升档案管理人员的素质。第一，提升行政档案管理人员职业素质，我国《档案法》规定，档案工作人员所具备的职业素质是：忠于职守，爱岗敬业，遵守法律，保守机密，博学进取，公正服务。在医院行政档案管理人员职业素质培养中，首先应当弘扬我国社会核心价值观，对于在工作中表现优秀职业素质的档案管理人员，提供晋升、提高待遇、深造学习等机会，从而激励档案管理人员的工作积极性。第二，提升行政档案管理人员业务能力。在医药卫生档案管理办法中明确提出应对档案管理人员的业务能力进行考核。根据规定，医院行政档案管理部门应设立严格的考核制度和考核办法：（1）对于在医院行政档案管理中，表现优秀的档案管理人员，进行计分，根据计分结果进行档案管理人员的职称评定和职位升级。具体计分方式：在服务过程中受到各部门表扬，记1分，在工作过程中全年无失误，记1分等等。（2）对于在医院行政档案管理中存在失误的档案管理员，先让其进行技术失误分析，然后在会议中进行检讨，保证不再犯同类错误，最后在计分系统中进行扣分处理。（3）对于考核成绩扣分相对较多者进行警告，并在全年表彰大会中，让其作检讨报告。对于屡教不改者进行辞退处理。对于在工作中存在重大失误，并影响医院发展的档案管理人员，永不录用处理。医院行政档案管理人员应定期进行培训和学习，提高其业务能力。可以每三个月举行一场培训活动，邀请其他医院优秀档案管理人员讲述先进经验，教导先进技术，每年推选两名档案管理人员，提供再学习机会，并在学习结束后，对两名档案管理人员进行结业考试。

三、结语

总而言之，医院行政档案管理是医院工作中非常重要的一部分，因为医院行政档案中所记载的科研结果、人员调动、会议信息等都是医院内部非常重要的文字档案。他们的遗失可能会造成医院运行障碍，或是影响医院内医疗人员的晋升和职称的评定。所以加强医院行政档案的管理，必须调动医院档案管理人员的工作积极性，也要发动医院所有医疗人员、工作人员共同配合，只有大家群策群力，才能促使我国医院行政档案管理实现现代化。

参考文献：

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