提升档案管理信息化建设的方法策略

王瑷玲

摘 要：随着现代社会的快速发展，档案管理工作水平也逐步提高，在事业单位档案管理中也要充分应用信息化技术，促使档案管理业务水平与工作质量不断提升。这需要档案管理部门提高重视程度，不仅要转变思想观念与工作模式，也要完善制度，引进更多现代化人才，才能满足新时期档案管理工作要求，为档案的查询与利用创造更有利的条件。本文将简述档案管理信息化建设的重要性与原则，并提出了提升档案管理信息化建设的方法策略。

关键词：档案管理;信息化建设;方法

事业单位要重视档案管理信息化建设，档案管理部門应认真组织，对所有纸质档案实现数字化加工，提升档案信息资源管理的效率。档案管理的信息化涉及建设标准化、存储数字化和利用网络等内容，通过提升档案资源的信息化水平，其应有的价值才能真正得到提升，并确保档案资源数据更加可靠与真实，让单位与社会获得更好的服务，也为我国社会经济的进一步发展创造良好条件。

一、档案管理信息化建设的重要性

第一，通过档案管理信息化建设，有利于更好的共享资源。随着经济的全球化发展，只有加快档案管理信息化建设，才能突破信息使用者之间的壁垒，让信息资源开发、利用、保存与传递的速度得以加快，真正将档案资源的作用发挥出来。第二，档案管理信息化有利于开创档案事业发展新局面，对传统档案管理模式来说，已经难以满足当前形势发展要求，档案管理人员需要在管理思维上进行创新，主动消除限制档案管理信息化发展的不利因素，确保档案管理工作能够与社会整体发展保持一致[1]。第二，档案管理信息化建设也是改革进步的新要求。以往档案管理工作主要采取人工方式收集、整理与保存档案，不仅投入了大量的人力、物力和财力，但档案管理工作效率也难以提升。而在档案管理信息化建设过程中，除了能够提升档案存储数量以外，还能够让档案管理人员从繁重工作中解脱出来，有更多时间与精力投入到档案开发与利用中，能够满足现代社会发展的各项要求。

二、档案管理信息化建设的原则

第一，规范性原则，这样才能满足档案管理现代化要求，确保档案工作质量与效率实现提升。通过对室藏纸质档案的信息化管理，利用现代信息扫描、影像等技术形成计算机能够识别与处理的数字化档案，对室藏数字化档案与电子文件档案来说，均需要做到规范化，有完善的规章制度为指导。第二，安全性原则。随着档案管理数字化、网络化和信息化水平的提升，也逐步出现了很多不安全因素，这需要档案管理部门加强网络安全防范工作，通过将安全措施做到位，提升档案信息数据的安全性[2]。第三，效益性原则，在档案管理信息化建设过程中，需要用到很多学科知识，要求多专业进行有效配合，并在资金投入上有较高要求。档案管理部门应该结合室藏档案利用与用户的需求，将一些利用率与价值较高的纸质档案实现数字化，让单位各项工作的顺利开展有良好的基础。

三、提升档案管理信息化建设的方法策略

（一）转变思想观念，增强信息化意识

在档案管理信息化建设过程中，为档案管理人员带来了巨大的考验，必须充分意识到这项工作的重要性，能够主动参与其中，确保单位档案管理信息化水平逐步实现提升。在信息化时代下档案管理人员要树立起新的观念，正确理解到档案信息化管理的意义，通过档案管理信息化有利于资源的整合与共享。档案管理部门也要将档案管理信息化建设作为重要发展战略，纳入到实际日程中，这样才能与档案事业改革创新步伐相一致。档案管理人员要主动适应信息化工作方式，对档案发展趋势有正确的认识，切实增强自身责任感，形成现代化管理理念。在单位领导和档案管理人员的共同努力下，档案管理信息化建设才能取得更大成效。

（二）合理选用档案信息化软件

当前市场上档案管理软件类型较多，各单位在档案软件系统开发上未制定合理规划，造成档案信息化软件实用性与通用性不强。在事业单位的同一种软件系统中，由于计算机型号不一样，运行硬件环境与档案信息化规范化分类编码不同，因此部分单位能够正常运行，而一些单位却不能安装。因为技术不先进和缺乏系统管理，为信息交流范围与程度都带来了不利影响，为档案管理信息化建设造成了阻碍[3]。为加快档案管理信息化建设步伐，应该配置专门的档案管理软件，提升档案管理自动化水平，让档案数据在一次录入后能够反复使用。对档案数据信息来说，能够在档案部门内部共享数据，在录入数据以后，利用档案管理软件能够打印案卷目录、卷内目录、自动统计档案信息形成报表，并采取模糊查询、组合查询与分类查询等方法，能够在档案库内将所需档案信息检索出来，为档案查借阅等工作创造便利。

（三）搭建网络信息数字平台

在档案管理信息化建设中，还要重视打造完善的数字化平台，通过形成良好的网络化氛围，能够促使档案信息化管理水平不断提升。要想发挥出档案信息化系统的作用，在数字化平台建设中应该结合单位实际情况，有针对性的建设数字化平台和档案管理信息化软件平台，同时在平台信息化建设中，也要注重形成完善的档案资源管理数据库，为档案收集、归档和整理创造更加有利的条件。此外，在档案信息系统建设中，要形成档案信息查询的相关链接，确保将档案信息管理和其他信息进行有效区分，能够实现无缝连接的目标。

（四）增加投入，完善档案管理制度

在档案管理信息化建设过程中，也需要在资金上有足够的支持，事业单位要逐步加大资金投入力度，尽快配置档案信息化管理所需设备，如计算机、打印机、复印件、扫描仪和除湿柜等。同时还要结合档案信息化管理工作实际情况，制定完善的规章制度，确保档案在收集、整理、分类、储存和利用等方面都能够有章可循。档案管理部门要加大对工作人员的考核力度，促使其高度意识到档案管理工作的重要性，能够在档案信息化工作中严格按照规章制度办事，这样才能进一步提升档案管理的信息化和规范化水平，促使档案的价值真正得以体现。

（五）做好人才培训和招聘工作

档案管理部门要注重对员工的培训工作，聘请专门的信息化人员对其开展授课，让他们既能够掌握丰富的档案管理知识，还在实践演练中提升技能水平。事业单位要通过校园招聘、社会招聘和人才引进等方法，将更多优秀的档案管理人才吸引进来，为档案管理部门补充新鲜血液，确保这些专业人才能够做好本职工作，为其他工作产生带动作用，营造良好的档案管理信息化工作氛围[4]。此外，事业单位也要加大对档案管理人才的培养力度，让他们的档案知识结构得以优化，能够熟练运用各种现代设备，为档案管理信息化水平的提升奠定良好人才基础。

四、结语

总之，通过做好档案管理工作，能够为其他各项工作提供参考依据。事业单位应该提高对档案管理信息化建设的重视程度，将档案资源的优势充分发挥出来，促使档案利用价值得以提升。新形势下也对档案管理工作提出了严格的要求，需要档案管理人员尽快转变思想观念，跟上时代发展的脚步，主动采取新技术，将信息技术在档案管理中作用充分发挥出来，为我国档案事业的进一步发展创造更有利条件。

参考文献：

[1]于晶.浅谈事业单位办公系统与智能档案管理[J].通讯世界，2018，25（12）：314-315.

[2]刘青松.事业单位档案管理信息化要点研究[J].管理观察，2018（35）：63-64.

[3]高昂.基于大数据背景下事业单位档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（23）：72.

[4]赵婧.论互联网+背景下事业单位档案管理[J].智库时代，2018（48）：1-20.