档案数字化建设中若干问题的研究

陈建新 张伟嘉 王超

摘 要：在信息技术快速发展的今天，我国企业应当明确档案数字化建设的重要性，并且加快对其的构建，只有这样才能让档案管理工作更加高效，进而为自身的发展提供支持。计算机技术在档案管理工作中的应用，能够有效推动企业的局部发展，进而促进企业的整体发展，企业应当予以高度重视。本文将对企业的档案数字化建设展开进一步探讨。

关键词：档案;数字化建设;问题;研究

计算机技术的飞速发展使得我国各行各业都得到了较为良好的发展前景，办公自动化的深入发展使得人们突破了传统工作方式下的时间限制与空间限制，有效实现了工作效率以及工作质量的提升。在信息化时代到来的背景下，企业若是仍旧采用传统的档案管理工作方式，那么就无法实现自身的快速发展。为此，企业应当加快对档案管理的数字化建设，确保信息技术能够与档案管理工作实现融合，只有这样才能促进自身的快速发展。档案管理的数字化建设指的是利用扫描等技术手段将档案传输到计算机中，从而对其进行归档[1]。档案管理的数字化建设对于企业的发展而言具有重要意义，企业应当将之视为企业建设的重要环节，并且通过多种途径加快其构建。

一、档案数字化建设的重要性

在信息技术大力发展的时代背景下，企业加快对档案的数字化建设具有重要意义。首先，企业实现档案数字化建设，能够有效提升档案资料的完整性以及安全性，避免其数据丢失以及外泄。在传统的工作观念下，企业的档案管理长期以来都得不到应有的重视，这就使得企业管理者在有需求时，档案管理人员难以及时翻阅出管理者想要的档案，在一定程度上影响了工作的高效展开。同时，企业缺乏专业的档案管理人员也是常事[2]。在部分企业中，其档案管理人员大多为兼职，他们无论是工作态度还是专业水平都未能满足工作岗位的实际需求;其次，档案数字化建设还能够有效实现企业资源利用率的提升。在传统的档案管理中，档案管理人员往往是进行较为固定的机械劳动来完成工作的，具体来讲即“接收档案——保管档案——查阅档案——回收档案。”这样的工作方式较为死板与枯燥，且忽略了管理档案的最终目的，那就是档案的利用;最后，档案数字化建设还是当前时代发展的必然趋势。随着科学技术的不断发展，计算机技术已经普及在了我国各行各业中，大多数企业实现了无纸化办公。然而档案管理仍旧是以纸质为主体，这样的工作方式严重打消着档案管理人员的积极性，且不利于企业的长远发展。纸质档案不仅会消耗企业的支出成本，而且还占用了企业大量的存储空间，不利于企业的运转[3]。综上所述，企业加强档案数字化建设不仅是企业自身的需求，更是企业的发展需求。为了实现企业的长远发展，企业应当努力实现电子计算机技术与档案管理工作的融合，打造更为高效的档案管理工作，促进自身长远发展。

二、在信息化时代下加快档案数字化建设的具体策略

（一）制定与完善档案管理工作规范及其相关标准

档案管理作为企业管理工作的重要组成部分，其影响着企业的方方面面。为此，企业若是想要实现长远发展，那么就应当加强对企业档案管理工作的重视程度，并且为之设立统一的工作制度，规范工作人员的行为，只有这样才能为工作人员找到具体的工作方向。因此，企业在引入先进的科学技术实行档案数字化建设之前，应当由企业管理层协同有关部门构建较为科学合理的制度以及相关标准，具体来讲即工作制度应当对工作人员提出具体要求，包括档案信息化建设的操作流程、档案信息的输入以及输出等各项工作，只有让整个企业的档案管理工作相互统一，才能让档案数字化建设满足企业的整体需求。企业制定与完善工作制度及其相关标准，不仅是档案数字化建设的基础，更是其重要前提，企业应当将其视为档案数字化建设的第一部，并给予高度重视[4]。

（二）提升档案管理工作的归纳与总结水平

对于档案数字化建设而言，较高效率的档案收集是必不可少的因素。企业若是想要实现资料文件的迅速归档，那么就应当组织各个部门积极参与到其中，让各个部门为档案管理人员提供相应的支持。企业在日常的工作中往往会产生大量资料，且其来源较为广泛，包括项目负责人、部门主管等，若是想要将这些庞多的资料进行收集归档，那么科学合理的制度必不可少[5]。为此，企业应当建立有利于资料收集归档的制度，要求各个部门在上交资料时，还应当一并附带电子版，这样能够有效提升档案管理人员的工作效率，减少其工作量。针对当前部分企业存在档案管理工作较为被动的现象，企业还应当转变档案管理工作的工作性质，将其从被动转为主动，这样能够有效实现工作效率以及工作质量的提升。企业应当拓展档案管理人员收集资料的途径，帮助其明确档案管理工作的入库重要性，从而实现其行为的规范。

（三）应用符合企业发展需求的档案管理软件

部分企业认识到了将信息技术应用于档案管理的重要性，并且将之视为一种重要的手段，应用在了实际中，实现了档案管理流程的信息化。然而在实际中，部分企业由于未能选择符合自身发展需求的档案管理软件，所以出现了档案管理效率低下，信息技术未能充分发挥自身价值的状况。企业若是想要实现档案数字化建设，那么就应当加强对档案管理软件的关注，并且结合自身的实际需求进行软件的选择[6]。当前，我国经济市场中存在着大量的档案管理软件，所以这为企业的选择带来了一定困难。企业应当遵循国家相关标准，选择使用较为方便，且可靠性以及通用性较强的档案管理软件进行应用，只有这样才能促进档案管理软件的高效使用。为了让档案管理软件更好的实现价值，杜绝出现与企业使用需求不符的情况，企业还应当在进行应用之前，对其进行模拟使用，从而为其有效性提供保证。

（四）加快对档案信息数据库的建设

档案数字化建设离不开数据库的支持。由于数据库在档案数字化建设中占据着较为重要的地位，所以企业应当加强对其的建设，这就对企业提出了更高的要求。企业应当聘请具备专业资质的技术人员参与数据库的构建，将原本的纸质档案转为电子档案，并且存储在数据库中，实现档案的数字化建设。数据库中应当具有多个类别，包括目录数据库、全文数据库以及多媒体档案数据库等，档案管理人员应当能够通过检索，及时查找出相应的电子档案，对其展开应用，从而实现企业资源的高效利用，帮助企业更好的发展。

结束语：

综上所述，档案数字化建设是企业档案管理发展的新方向，企业应当将其列为工作重点，通过多种途径加快对其的建设，从而为自身的发展提供可靠的后备支持。

参考文献：

[1]沈姣.全媒体时代大学生党员档案数字化建设路径研究[J].山西档案，2016（6）：58-60.

[2]朱葵阳，曾伟忠.我国病历档案数字化建设的意义、问题和策略研究[J].兰台世界，2016（6）：56-57.

[3]程大帅."互联网+"时代城镇图书档案数字化建设研究[J].山西档案，2017（1）：74-75.

[4]孙红光."互联網+"环境下的档案数字化建设研究[J].兰台世界，2018（6）：59-61.

[5]江雪青.信息化环境下的文化艺术档案数字化建设[J].电脑知识与技术，2016，12（4）：233-235.

[6]李春燕.档案数字化建设存在的主要风险和控制初探[J].卷宗，2018（1）：103.