促进高职档案管理工作创新途径分析

张珊

摘 要：高职院校的发展不能只注重教学质量、办学规模，以及师资力量的发展，而要统筹兼顾，重视档案管理对院校综合发展的作用。档案管理工作也是推动高职院校发展的重要环节之一，如果忽视了档案管理工作的重要性，则会直接阻碍高职院校的发展。所以，高职院校在实际发展的过程中，要配置足够的资金以及人员，开展相应的档案管理工作，并对传统的档案管理工作模式不断进行改革创新，创造出具有本校特色的档案管理工作模式。

关键词：高职院校;档案管理;创新途径

不同于其他高等院校，高职院校的主要培养目标是为社会开展建设工作提供人才，更加偏重“实践”，而以本科高校为主的高等院校则是以“理论基础”为主，主要培养科研型人才。在高职院校实际发展的过程中，只有完善管理体制，提高教学质量，才能促使高职院校为广大的学生提供更为优质的学习环境。档案管理工作也是推动高职院校发展的重要环节之一，如果忽视了档案管理工作的重要性，则直接阻碍高职院校的发展。但是就我国大部分的高职院校而言，相应的档案管理团队缺乏技术型人才，管理办法缺乏完善性，才是导致相关工作效率不高的主要原因。所以，只有创新工作方式，優化管理思路，才能切实提高高职院校的核心竞争力以及综合管理水平。

一、主要问题浅析

（一）重视程度不足

重视程度不足是我国大部分高职院校在开展档案管理工作过程中存在的主要问题之一。首先，对高职院校的领导层而言，为了能够招收到更多学生，就会将学校的资金投入到基础性设施建设工作中，忽视了档案管理工作的重要性。其次，对高职院校从事档案管理工作的工作人员而言，在实际的工作过程中存在懈怠心理，而且工作态度不积极。

（二）经费不足

就我国大部分高职院校的实际情况而言，由于缺乏资金才是导致档案管理工作无法实现现代化的根本原因。造成高职院校资金不足的主要原因有三个，其一，国家在制定教育发展计划的过程中，优先发展偏远地区的基础教育，高职院校想要对档案管理工作进行改造升级，但是没有足够的资金。其二，地方政府在落实相关扶持政策的过程中，由于前期没有进行深入的调查工作，进而导致扶持资金分配不均，从而导致地方各个高职院校档案管理体系的改革工作出现不平衡性。其三，高职院校主要的负责人没有积极主动的寻求政府以及社会的资金支持，从而导致学校的档案管理工作无法有效的进行改革。

（三）建设工作滞后

由于学校领导的不重视以及相应管理体系缺乏完善性，也是导致档案管理工作质量不高的原因之一。（1）团队建设的滞后：根据学校发展的实际情况制定具有针对性的团队建设体系，在学校生源不断增加的时候也没有增加档案管理团队的人员数量，从而导致整个团队的工作效率低下。（2）人才培养滞后：没有建立完善的人才培养计划，仅依靠传统的岗前培训无法有效提高档案管理工作人员的工作水平。（3）薪酬体系滞后：对新时代的档案管理工作而言，只有不断提高相关工作人员的薪资待遇，才能有效避免相关管理人才的流失。但是目前我国大部分高职院校还是沿用传统的薪酬体系，显然无法满足相关工作人员的需求。

（四）服务意识淡薄

相关的档案管理工作人员在实际工作的过程中，缺乏服务意识也是主要的问题之一。服务态度差，欠缺主动服务的意识都会导致高职院校的档案管理工作效率低下。

二、改进措施浅析

（一）提高对档案管理工作的重视程度

首先，对当地政府主管教育教学工作的部门而言，要充分认识到档案管理工作对高职院校的必要性，并根据当地各个高职院校的实际情况，颁布具有针对性的法律法规，强制高职院校开展相应的档案管理改革工作，从而促进各个高职院校的档案管理工作体系不断完善。在实际工作的过程中，要加大宣传教育工作开展的力度，由教育局主要负责人牵头，落实普及化的宣传教育工作。

其次，对各大高职院校的领导而言，要强化对档案管理工作的重视程度，深刻认识到档案管理工作对本校发展的重要影响以及地位。要主动学习其他学校成熟的档案管理工作体系，并结合本校的实际情况，开展相应档案管理改革工作;要成立专门档案管理部门，专人专岗，专门负责全校师生的档案管理工作;要建立健全的绩效考核体制，以月为单位，对每位档案管理工作人员的工作情况进行统计，并按照每位工作人员的实际表现发放工资，进而促使每位工作人员都能保持积极、认真的工作态度。

最后，对工作在一线的档案管理工作人员而言要善于总结，不断提高自身的工作能力，在面对每位师生的时候，要始终保持良好的服务态度。

（二）增加资金投入

将现代化档案管理系统融入到档案管理工作，是提高高职院校档案管理工作效率的主要措施之一。但是现代化档案管理系统的建设成本较大，我国大部分的高职院校没有足够的资金购置相应的现代化设备。

对国家而言，要加大对现代化档案管理技术的研究力度，通过自主研发，不断压缩整套档案管理系统的成本。与此同时，还要增强对高职院校的扶持力度，以现金补助或者政策支持为主，鼓励各大高职院校进行档案管理工作的改造升级。对当地政府主管教育工作的部门而言，要深入分析当地所有高职院校的实际情况，加大对规模较小、创新意识淡薄的高职院校的扶持力度，优先发展档案管理现代化比例较低的高职院校。除此以外，对各大高职院校的领导层而言，要积极需求地方政府、地方企业的帮助，还要调整基础设施建设和档案管理体系建设的资金分配，加大对档案管理体系建设的投入力度，积极引进现代化的硬件设备以及智能化的档案管理软件，并组织相应的档案管理工作人员学习有关现代化档案管理工作的技能和知识。

（三）强化管理团队的建设工作

除了完善硬件设备之外，组建一支具有高水平的档案管理团队，也是提高高职院校档案管理工作质量的主要措施之一。高校在实际建立管理团队的过程中主要从以下的几个方面入手：首先，要建立完整的人才招录计划，不光要招纳优秀的应届毕业生，还要不断吸收具有丰富档案管理工作经验的人才，并展开全面的岗位培训工作，使每位档案管理工作人员都能清楚的知道自己的岗位职责以及相应的岗位技巧。其次，要不断提高档案管理工作人员在学校的地位以及待遇，要对传统的薪资体系进行改革。在改革薪酬体系的过程中，要引入绩效考核制度，对相关的工作人员形成有效的激励。最后，要强化职业道德建设，虽然档案管理工作人员的工作性质不同，但同样是高职院校发展的一个重要环节。如果相关的工作人员在实际工作的过程中思想懈怠，工作态度消极，则势必会导致整个院校的档案管理工作质量低下。所以，要开展具有针对性的职业道德素养教育工作，帮助档案管理工作树立正确的三观，促使其不断提升职业道德素养。

（四）树立服务意识

档案管理工作作为一个含有服务性质的岗位，在实际工作中主要面对本校的教师、职工，以及和本校有合作关系的公众用户。充分发挥档案管理工作人员的服务意识，才能促使高职院校的档案管理工作质量得到质的飞跃。

首先，要从档案管理服务的全面性入手。档案管理工作人员要尽量满足不同用户的不同需求，除此以外，还要提高相应的档案保密机制，并确保电子档案的安全性。其次，要树立积极主动的服务意识，在面对用户的过程中，要通过和用户简单的沟通交流，迅速掌握用户的根本需求，主动提供相应的档案资源。最后，要创新服务工作的形式，档案管理工作人员可以在工作之余制作一个简易的办公流程指示图，方便所有用户在办理业务前熟悉相应的业务流程，从而能够提高整个档案管理工作的效率值。

三、结束语

创新是新时代的关键词。创新理念的应用领域十分广泛，对于高职院校在实际开展档案管理工作时也可以用到。首先，要创新工作理念，充分认识到档案管理工作对高职院校发展的战略作用。其次，要创新工作方式，有机结合现代化的管理办法，通过计算机自动化系统的引入，提高整个档案管理工作的效率。最后，还要创新工作态度，对从事档案管理工作的工作人员而言，要端正态度，在实际工作的过程中做到尽职尽责。

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