新工作环境下的团队协作工具交互设计分析

王昭

摘要：团队协作工具是当今办公工具市场新兴的工具类型，是随着人们碎片化的办公时间、多地址的办公环境、团队化的沟通行为而产生的。随着团队协作工具市场的发展，相关软件也分化成不同的类型。但无论软件类型如何丰富均是源于交互设计理念，产品符合使用者生理和心理需求。基于此，本文以团队协作工具为例，总结交互设计方法和原则，为日后的设计实践提供指导。

关键词：交互设计 用户研究 协同工作

中图分类号：TB47

文献标识码：A

文章编号：1003-0069 （2019） 03-0124-04

序言

随着时代的发展，行业分工日益精细，人们的需求越发多样，传统的办公模式和沟通方式已无法满足人们的日常工作需求。尤其是基于互联网的团队协作工具的出现，使传统的办公工具受到了挑战。它解决了人们办公过程中的流程记录、任务分配、任务检查、在线交流等诸多问题，逐渐成为当代重要的工作工具。

一、团队协作工具的定义

团队协作工具是指能够对团队工作中的任务管理、文件共享、工作进程管理、团队沟通等方面提供支持的工具。团队协作工具的核心在于利用信息化平台，促使各种信息的共享、整合，减少交流障碍。

传统的工作交流，以IM、邮件、文档等媒介作为主要的沟通方式，但由于这些软件自身的局限性，在使用过程中带来了诸多不便，如使用IM软件沟通时所有信息混杂，邮件中不易定位想要查找的相关信息等。人们为了更高效地完成工作任务，团队协作工具孕育而生，逐渐成为市场的宠儿。团队协作工具不仅在应用市场受到青睐，还受到了资本市场的推崇。其中Teambition已获得多轮IDG资本、戈壁投资的融资，2014年即入选中国最具投资价值50强企业，于2016年8月又获得了腾讯的战略投资[1]，为企业的发展注入资金。以群组聊天为突破口的团队协作工具Slack，2014年即获得1.6亿美元的融资，公司仅成立8个月估值即已达到11.2亿美元[2]。与此同时，谷歌、阿里巴巴、微软、腾讯等各大互联网公司也纷纷布局在线团队协作工具，市场前景广阔。

团队协作工具与传统的OA（办公自动化，Office Automation）系统即有联系，又有区别。二者均为解决企业内部各部分事务的协调管理，提高生产效率。但OA软件主要应用于流程管理，层级审批，信息中心等功能，目的在于对于企业、组织的有效管理，更强调对人的管理。而团队协作工具主要应用于项目管理，方便项目人员的信息交流，管理制作流程等，强调“人”对“项目”的管理。由于不同的交互设计理念，产生了不同的团队协作工具类型。

二、团队协作工具的分类

根据交互设计方式的不同，可将团队协作工具分为：任务型、沟通型、合作型。

（一）任务型团队协作工具

任务型团队协作工具在此类工具市场中占有非常重要的位置，也是主要方向。以任务为核心，将文档、成员、内容共享等功能串联在一起。此类交互设计方式符合互联网产品设计中以功能入手的设计方式，满足人们的工作需求。使用者将任务录入，形成任务列表，并在每个任务中附加其他信息实现协同工作的目的。

（二）沟通型团队协作工具

上述以任务为导向的协作工具更倾向于从任务分配的角度出发进行产品设计，但在产品的开发过程中，任务的分配仅是处理项目进度的一部分问题，而在产品开发过程中的沟通渠道，也具有很大的市场需求。由于传统工作中常以QQ群、微信群等方式沟通，但海量的内容及开放式的平台均为信息的针对性传递、内容的安全及任务的追述造成了非常不利的影响，沟通型的协作工具很好地解决了这些问题，以沟通界面为核心，串联协作工具的相关内容，此类设计方式符合以需求入手的设计方式。

（三）合作型团队协作工具

除了任务型和沟通型的团队协作工具外，在工作中还会遇到合作完成某一件事的情况，例如商业策划书需要经过反复的修改与讨论，但无论是通过现场会议，还是透过使用IM软件、邮件等，都会出现讨论过程较长，内容探讨有歧义等状况，而以合作为导向的团队协作工具就很好地解决了此问题。合作型工具主要以文档为核心，将IM沟通、内容共享、成员管理等方面融入其中。

上述三类是团队协作工具中最重要的类型，极大地解决了团队协作过程中的各种问题。但无论模式如何，均是以交互设计理念为指导，从用户的实际出发，解决团队协作过程中的问题。

三、团队协作工具的交互设计理念

（一）分析使用场景，构建产品理念

“场景”一词本形容生活的时间与空间，但随着互联网的普及与发展，“场景”不再单单指物理上的空间位置关系，常常与沟通、使用等行为联系在一起形成新的虚拟场景。“使用场景”在互联网产品中将真实场景和虚拟场景结合在一起，通过分析“用户”、“需求”、“场景”形成用户解决问题的情境[3]。

1.工作环境的多样性

人们的工作环境已不再局限于传统的办公室，咖啡厅、图书馆、卧室等均有可能变为工作地点，并已成为新时代下人们办公的趋势，只要能够连接互联网，无论身处何地均可办公。团队协作工具的功能设计就是为了适应这样的场景而出现的。打破了传統工作时面对面的沟通方式，只需通过团队协作工具即可实现互动，在释放人自由的同时，提升了生产效率。虽然当今社会总是批判人们都像生活在虚拟的空间中，缺乏最基本的人与人之间的面对面交流，但是虚拟世界中的团队协作工具可以大大提升工作效率。

以Trello工具（如图1）为例，用户仅需通过连接互联网，无论身处何地均可与同事共同工作。而且用户无论使用电脑还是移动设备，熟悉的工作界面设计使用户可以顺畅地使用。由于当今人们工作内容的多样性，该工具还为用户提供定制化的其他各类事项的记录功能，使人们不仅在合作项目时可以使用该工具沟通，还可记录工作或生活中需要处理的其他事项，拓展了产品自身的使用空间限制。

2.平台的多样性

当今几乎所有的团队协作工具都具有多平台应用环境的特征，也是该工具的发展趋势，随着移动设备功能的越来越多，许多之前只有在电脑中才可完成的内容也可在移动终端中完成。多平台的操作行为使人们可以坐在沙发上，打开APP即可与同事进行讨论、编辑文档，通过云端的同步技术可随时在各平台中同步内容不必担心内容的缺失。

Slack工具（如图2）不仅可以在网页端进行访问，还可通过下载桌面快捷方式、手机、平板电脑等多种平台的软件进行同一账户的共同访问，方便用户随时转换软件平台，无需再次登录，为用户的使用带来了便利。

（二）研究用户行为，确定产品形态

“用户行为”是指通过调研、查阅资料等形式，对用户使用过程中的行为进行分析和总结，对不断改进交互设计、产品形态确定具有重要的意义。在当今的团队协作工具设计时，通过对用户行为的研究，出现了多种工具[4]。

1.行为一：我要将任务发给大家，完成后可以有所反馈

此行为是团队开发产品时最重要的需求之一。互联网开发领域区别于其他实体生产领域，产品开发的各环节相互重合、交叉、反复，生产的产品也需要反复测试，经过团队所有成员的努力才可能很好地完成并上线互联网产品。任务类的团队协作工具满足了用户的使用行为，就像以前通过一张Excel表格记录任务事项一样，PM可以很好地处理当前的人员分配，调整产品开发进度;项目组成员也很好地了解到自己的工作事项，使执行者处理好时间上的分配。

国内外较为著名的解决该需求的团队协作工具分别为Trello、Asana、teambition、tower等。以Teambition为例（如图3），其界面采用任务清单模式，团队通过此种方式管理产品开发全过程，可随时追述产品开发的各阶段，为企业控制产品质量提供了有力的支持。平台还为用户提供了全局化的操作平台，通过默认设置的“待处理”、“进行中”、“已完成”三个模块控制自己工作的总体进度，实时了解自己的工作内容及当前的工作状态。在任务中还可设置任务的执行者、分配子任务以及关联的相关文档，实现任务到人，任务可追述的目的。在平台中还为使用者提供IM沟通、文档存储等功能，拓展了工具的适用范围。在Trello工具中还为用户提供了完成比例的模式，使用户可以更视觉化地了解到工作状态。

2.行为二：我要和大家沟通

沟通是项目进程中的重要组成部分，随着参与项目的人员越来越多，尤其在当今全球化合作的背景下，项目组成员也遍布世界各地，与此同时，人们发现在QQ或微信上的工作群组越来越多，在查找历史记录方面越来越困难，传统交流模式在项目推进中有巨大的阻碍作用，本应属于生活中的资源也被工作占用。团队协作工具通过调研洞悉到用户相关需求后，也在工作中集成了沟通功能，通过云端技术存储相关数据，可在多平台的环境中随时调取相关记录，在线交流。在团队协作工具中，不仅可以针对项目组成员沟通，还可针对每个不同文档进行讨论。这是通过研究用户需求所得到的重要数据，摒弃了原有在IM软件中所有内容混杂的情况，为使用者提供了便利。并且由于对信息安全的考虑，诸多公司在软件的开发过程中禁止使用传统的IM软件，而定制化的团队协作工具很好地解决了用户的困扰，不仅可以在公开的互联网环境中实现信息的共享，在封闭的局域网中用户也可以实现信息的串联。

以Slack（如图4）平台为例，登录平台后显示为左右两个模块，左侧类似于微信账号中的群组列表功能，右侧为沟通界面，用户可在沟通界面中实现内容的沟通与文档的上传，并可针对上传的文档进行在线沟通。沟通类协作工具改变了人们对传统团队协作工具的认知，将任务的概念弱化，更强调团队协作过程中的沟通。Slack还逐步整合了邮件、短信、twitter等多种工具，将各种碎片化的内容整合在一起为用户提供便利，强大的第三方集成功能为软件的发展提供了强大的动力支持（如图5）。

3.行为三：我们一起做件事

“共同创作”是随着浏览器技术、互联网技术和云存储技术的提升而应运而生，在工作环境中，文档是项目文件的重要组成部分，无论是合同文档还是交互设计文档都是重要的产出物。但一份文档在确认之前均需通过反复的沟通与修改，之前是通过邮件或面对面会议的形式，但这种方式非常不利于效率的提升。团队协作工具可以进行多人在线编辑，不必经过反复会议即可敲定文档的最终版本。在这类工具的交互设计中，将非面对面修改时所遇到的问题考虑得非常清晰，为使用者提供了便利。

以“石墨文档”为例（如图6），此类工具区别于传统团队协作工具，以文档作为主要的界面，将任务指派和沟通的功能赋予其中，不仅可以进行划词讨论、在线修改，还可追溯不同历史时期版本。用户仅需将文档分享给相关人员，即可实现多人的同时在线编辑，在提升效率的同时节约了沟通成本。此类工具解決了协同工作过程中作为项目重要承载手段“文档”的管理和使用。

（三）体验协作工具，完善产品形态

以用户为中心的设计是当今所有交互设计师所遵循的重要设计理念，是强调让用户参与到整体产品设计的全过程。对于团队协作工具而言，最终为了满足人们不同的工作需要，提供优质的服务[5]。

1.界面内容符合用户的使用预期

所有团队协作工具都将每个项目成员定义了不同的“角色”。“角色”一词不同于传统现实空间中对人身份的定义，而是强调在项目中的身份。在团队协作工具中，每个人都会被赋予一类“角色”，如项目经理、产品经理、设计师、工程师、测试员等，当相关人员进入到协作工具后，每个角色所看到的信息不尽相同，但也有交叉。此设计可以让项目的执行者在使用过程中自动屏蔽无效信息，更清晰地了解到自己所要做的内容。项目的掌控者是项目的全局进度把控人员，其界面所查看的信息则更宏观和整体，为掌控者提供项目进度、任务复查等相关界面，不被细枝末节的各个功能点所困扰。

在Teambition中，当一个或多个执行者被分配相关任务时，任务界面中会有各项的任务列表，可以随时查看各任务的完成情况。而项目掌控者看到的则是整体大的功能模块的完成进度，通过不同内容的展示，满足使用者的查看需求。

2.產品的设计者也是产品的使用者

任何的产品设计绝不是闭门造车，设计人员也不是对各行业都有深刻认知，所以交互设计师在产品设计中，不仅要成为产品的设计者，更要成为自己产品的使用者，任何臆想的功能均是不可取的。只有自己真正去使用，才能够了解到该类产品交互设计的真谛。很多产品设计师把大量的时间用在用户调查与用户使用后的行为数据收集上，殊不知自己也是用户的一员。通过设计者不断使用产品，发现产品的不足，使该产品的交互设计不断改进。

就像Tower工具创始人所说的那样，他们为了让项目参与者真正体会到团队协作工具的真谛，他们在一段时期内推出了不在办公室工作的行动，项目参与者均在网上使用Tower工具交流、沟通、协作，通过在使用过程中发现问题，优化交互设计，提升用户体验（如图7）。

四、团队协作工具未来设计方向的思考

（一）融合性设计，多视角解决用户问题

市面上已经出现许多方便我们日常工作的各种类型的工作软件，无论是负责沟通的微信、邮件、企业内部IM等，还是负责管理的OA，都需要我们频繁地关注，唯恐因一时疏忽而错过重要的工作内容。团队协作工具的出现虽然解决了用户在工作中的部分需求，但是与上面所陈述的工作软件一样具有一定的独立性，等于给用户又加入了一款新的工作软件，未在根本上为用户实现真正意义上的工作便利。

在团队协作工具的开发过程中，不应只考虑到为用户解决工作中的某一个问题，应从整合的角度出发，全方位地进行设计，为用户带来真正的便利。同时，还需考虑到现有工作软件短期内的不可替代性，应考虑如何在统一界面中将不同领域的软件内容进行整合，使用户在同一界面中处理内容，减少软件间的切换。随着整合度的提升与用户习惯的培养，逐渐将现有的办公软件进行替换，为办公带来一场新的革命。

（二）打破单一设置，开发个性化模块

现有团队协作工具在功能上还是处于通用化模块的设计阶段，虽然部分软件推出更高级别的付费功能，但有时还是无法满足企业的需要。企业内部无论是管理模式还是对外沟通方式都有着很大的差别，现在单一化的软件模式在企业管理中早已不再适用。但定制化开发又为企业增加了巨额成本，而提供模块化的功能组件可以很好地解决这一问题。

模块化的功能选择就像之前出品的模块化概念手机一样，用户需要任何的组件、配置，只要根据自己的要求进行选择，即可组装出自己满意的产品，而模块化的功能组件功能就可以满足企业的个性化需要。同时可以为用户提供更多的增值服务，为协同工作软件提供商带来新的赢利点。例如小企业需要的仅是简单的考勤、沟通等基本模块即可，而大企业可能需要会计、人事等更高级的企业管理功能。

（三）摒除累加式设计，宏观化规划工具

现有团队协作工具大部分是通过单一的工具模式发展而来，并且已经发展得较为完善，但随着用户的激增与功能业务的拓展，软件功能也越发强大，不断推陈出新。但由于软件前期规划的短视或技术原来导致后台架构搭建较为封闭，在开发新的模块过程中仅能以累加的模式增加相关功能。这种软件的提升模式虽然在功能上越来越强大，但是由于各个模块之间的分割，导致后台代码数据量巨大，拓展性较差，也会造成相关的软件发生错误的几率增加。

在软件设计之初，就应该站在宏观的视角出发，以长远的规划为目的，为协同办公软件后期的发展提供充足的空间，同时还要考虑好软件各部分之间的信息交流，才不至于在后期的开发过程中需要对后台程序进行大规模的修改才能将相关功能加入，增加了企业的开发成本。

结语

随着团队协作工具在当今办公市场的发展，相关产品层出不穷，但调研时不难发现，虽然团队协作工具市场潜力巨大，但是同质化倾向异常严重，尤其是中国的类似产业，创新性较为缺乏。我国相关产业从业者应不断挖掘产品潜力，创新产品设计，为产品提供更强的智力支持。随着产业的蓬勃发展，付费使用的方式也逐渐成为团队协作工具重要的盈利模式。但国内付费软件市场还未被完全激活。这不乏因为产品本身的可替代性原因。创造出独创的产品设计，为用户提供更多优质的增值服务，使用户从被动付费到主动付费的转变，为企业的发展提供动力。随着团队协作工具市场的不断扩大，会有越来越多的相关产品呈现在我们面前，为我们的工作提供便利。.

参考文献

[1]融资首发团队协作工具Teambition获得腾讯战略投资[Z]11ltp： //tech qq com/a/20160818/048066.imn 2016年8月18日腾讯创业

[2]企业沟通协作平台Slack融资1 2亿美元，估值达112亿美元[z] https： //36kr com/p/216647.html 2014年ii月i日boxi

[3]产品分析之【使用场景】篇[Z] http： //www.woshipm com/pd/169959.brml 2015年7月2日小Z

[4]许小侠，陶江情感化设计再个人用户APP中的体现于应用[J]无线互联科技，2017 （12）：51-52

[5]陈思交互设计的行为分析在产品设计中的应用分析[J]艺术科技，2015 （9）：187

[6]王雷，张宪互联网商业语境中的交互设计田设计，2017，30 （8）：118-119

[7]孙海洋，吴祜昕移动应用中的场景交互设计研究[J]设计2017，30 （10）：104-105