信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策

刘存强

摘 要：在信息化时代，档案的管理方式也迎来了巨大变化，虽然各项技术极大地解放了人力，但也给管理上带来了一些新问题，本文将对这些问题进行分析，并提出相应的对策。

关键词：信息时代 高校工作 档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2019）03-00-01

经济的迅速发展带来了科技的进步，加速了社会信息化的进程。如今是一个信息爆炸的时代，对信息的利用和管理显得尤为重要。许多高校的档案管理也顺应了信息化的时代潮流，采用了较为先进的技术手段，但这项工作是一项系统性工作，并且较为复杂，在实际管理中还存在着许多问题。只有针对存在的问题对症下药，找出解决对策，才能够做好高校的档案管理工作。

一、信息时代高校档案管理工作的重要性

在传统的档案管理方法下，档案主要以纸质形式保存，在查阅、保管时都有许多不便之处，为了保障档案的整洁完好，档案管理部门需要动用大量的人力物力资源进行看护，一旦遭遇突发事件，档案被损毁，将对档案所有者造成不可逆的损失。此外，传统的档案在翻阅查找时也需要耗费许多时间。但接入信息化手段后，档案不仅有纸质版本，电脑上还存储着许多备份，不易丢失、损坏，易于保存，在进行信息检索时，效率大大提高了。这都是信息化手段带给档案管理工作的重大转变。

二、信息时代高校档案管理工作面临的问题

1.管理软件缺少通用性

档案管理软件的出现是信息化趋势在档案管理领域的一个具体体现，也给这一领域带来了革命式的变化。有了各种管理软件，档案管理工作变得更加方便快捷，效率显著提高，也节省了许多人力物力资源。但这些软件还是存在一些问题，目前许多高校使用的档案管理软件都是由软件管理公司自主设计的，在使用时很容易遇到不通用，不兼容，这就给跨区域的档案管理和档案调动工作带来了不小的麻烦。

2.档案管理信息化标准不够规范

档案的信息化管理本身就具有信息化属性与实际效用，而只有确立了信息化的统一标准，档案信息的真实性和安全性才能得到保障。但是，我国目前还未制定出详细而规范的档案管理信息化标准，导致各高校在进行档案管理时会遇到标准不一，难以取舍的现象，严重干扰了档案管理工作的正常秩序。同时，信息化标准的不规范，还会让档案资料的安全性受到损害，真实性也受到质疑。

3.档案管理的保密性与安全性有待提升

虽然与纸质的保存方式相比，电子档案具有轻便、易保存、不易损坏、节约空间等优点，但是与此相对应的，电子档案的安全性和保密性也会经受更大的考验。首先是网络安全，电子档案极易被人人为地篡改或是黑入学校系统窃取，密码等信息的泄漏也会将档案置于十分危险的境地。此外，电子档案不像纸质档案那样具有实物性质，因此一旦意外删除又没有备份，那么造成的后果不堪设想。

4.相关的法律法规还不够完善

我国目前已经颁布了档案管理的有关法律，来保障档案的安全性不受侵害，但这些法律主要都是针对传统的档案管理方式来制定的，对于目前的电子档案形式还缺乏相应的法律规定，因此在进行档案管理工作时缺少合理并充分的法律依据。档案法律的滞后，对于高校的档案管理工作来说是一个比较突出的制约因素。

三、信息时代高校档案管理工作面临问题的解决对策

1.加强软件的兼容性设计

在高校的档案管理工作中，经常会遇到档案的收取和调用事项，尤其是在毕业季，那么这个时候就要考虑到档案管理软件的兼容问题。学校需要联系相應的软件开发公司，在设计时尽量选择能与所有系统适配的管理软件，同时也要倡导软件开发行业对档案管理软件兼容性和通用性的关注。此外，学校自身也应该加强信息化建设，对各项设备进行定期的维修，及时地更新学校档案管理部门的各种设备设施，对管理人员进行信息化培训，努力提升档案管理的信息化程度和专业水平。

2.统一信息化档案管理标准，规范管理

首先，在标准的制定上，国家应该出台有关细则，对信息化大背景下档案管理标准进行一个详细规定，同时，给予各高校一定的自主权。各高校可以在国家有关标准未出台前，根据各院校的实际情况来制定一个校内的档案管理办法，在全校的范围内统一执行，等待国家标准出台了，再执行国家标准。总而言之，就是要规范档案的管理工作，令管理工作有一个统一的标准进行衡量，只有这样，档案管理才不失它的严谨性和严密性。

3.提高档案管理的安全性与保密性

在高校中，档案就是学生的第二张身份证，甚至比身份证还要更加重要，因为身份证丢失可以补办，但档案的丢失却会造成无法挽回的后果。因此，可以说，安全性和保密性就是档案的生命。高校在进行档案管理时，需要对档案的安全密钥进行加固的防护，一旦有人侵入系统，立即启动防火墙装置，并采取应急预案；在需要调用档案时，需要有两人以上的负责人员进行签字并盖章；在编辑档案信息时，信息应自动备份。这种种举措都是在位档案的安全保驾护航。

4.完全相关的法律法规

我国在档案管理方面的法律法规还是比较滞后的，落后于时代。但是，我们应当看到，法律的发展应该与时俱进。档案管理工作已经走向电子化、信息化，因此法律也应该根据社会现实作出调整，推出适用于电子化档案管理的法律条文，只有这样，才能够使各大高校在进行档案管理时有法可依，在档案权益受到侵害时可以拿起法律武器，捍卫学校的权益，捍卫学生的权益。

结语

高校的档案管理工作因信息化时代的到来而受益颇多，产生了翻天覆地的变化，但由此也产生了一些问题，主要根据这些问题找到针对性的解决办法，就能够让档案管理工作尽享信息化时代的便利，让每一位学子尽享改革开放成果。

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