谈行政管理工作中办公室的沟通协调作用

王祥坤

摘要：随着经济和各行各业的快速发展，办公室行政管理工作是在当今社会企业发展过程中不可缺少的一部分，随着企业发展的速度越来越快，在领导和决策层对企业整体走向发挥重要的作用，办公室管理起到梳理企业架构，防止因为发展过快而导致管理工作处于落后状态。办公室管理人员在企业中的地位往往因为不是效益创造者而遭到很大程度的忽视，如同安全管理之于工厂，办公室管理人员之于企业，也在无形中起到为企业发展发挥着保驾护航的作用。行政人员对信息的传达，对员工的关心，对任务的完成无形中起到了保持企业运转的作用。本文就行政管理工作中办公室的沟通协调作用的相关内容展开了一系列的浅谈。

关键词：行政管理；办公室；沟通协调

引言

企业办公室工作在企业的运行和发展中有着重要的作用，代表着一个企业的形象。为了更好地应对新经济环境下对企业办公室工作带来的挑战，企业要采取相应的措施，通过创新办公室理念、合理分配工作、创建完整的办公室体系、提高办公人员的整体素质等方式，使企业办公室工作的质量和效率切实提高，为企业的发展提供更大的动力。

1企业办公室管理工作的重要性

不管是国有企业还是私营企业，办公室工作都在企业的运行和发展过程中扮演着重要的角色，而且对于国有企业来说更是如此。办公室工作的特点就是其处理的事务非常琐碎、繁杂，表面上其只是对于这些事务进行按部就班的处理，然而实际上办公室工作是保障企业正常运行的纽带，关系到企业各部门之间的相互协调。办公室工作要对于企业的各部门、各项业务活动进行准确、合理的协调和沟通，通过对企业整体的情况进行把握，为基层、机关、领导等进行全方位的服务工作，并保证企业各项工作的顺利、有序进行。此外，由于人们通常会通过观察企业办公室的工作水平来评价整个企业的业务水平，因此办公室工作往往还代表着一个企业的形象。

2沟通协调工作的技巧

2.1下级关系协调

从下级关系的角度考虑，主要的协调方式是深入到基层当中，真诚为员工服务。首先，应该建立信任关系。信任能加速人与人之间形成紧密关系，更好的使员工参与到当中。其次，建立真诚关系。办公室应该真正走进员工队伍当中，与广大员工建立和谐的关系，构建良好的工作环境，营造健康和谐的员工关系。最后，充分发挥带头作用。与其指挥，不如参与到实际工作中为员工提供指导[2]。在工作中切实的榜样作用比任何所谓的命令都更有力量。如果领导能深入到员工当中，与员工共同完成工作，能在很大的程度上提高员工的认同感，从而对其工作热情发挥鼓舞作用。

2.2办公室管理人员具有的能力

随着当今社会发展的越来越快，企业的发展速度也十分迅猛，所以，办公室的行政管理工作也受到了重视。因为办公室行政管理工作对企业发展有着重要的作用，所以企业对办公室管理人员也就有着严格的要求。良好的人际沟通能力，是办公室工作人员最重要的素质，拥有良好的沟通能力，能够在工作中和其他员工保持良好的状态，以免出现员工不配合造成工作难以进展的场面发生。沟通能力也是每个人在日常生活中必不可少的能力之一，可以使每个人受益匪浅。协调能力是办公室人员需要具备的另一个素质，上传下达领导的决策和任务是办公室人员工作中另一项重要的任务，领会好领导的决策，并对工作人员进行相应的协调，使得工作能够进行，任务按时完成。一旦出现协调失误，会令工作出现停摆，难以为继。所以协调能力在工作当中起到至关重要的作用。关照同事，也是办公室员工所做的工作之一，当前越来越多的独生子女投入到社会工作的大熔炉，他们在家里收到父母呵护关怀，在工作中往往无人依靠。如果办公室人员可以对这些刚刚步入社会，又想要在自己的岗位上走出一条道路的员工给予一定的关照，那么他们一定有动力去工作，有热情去奉献自己的青春。

2.3对同级的沟通协调

起草一份重要文件、组织一场重要会议、开展一项具体活动，这都需要多个部门共同来完成。企业办公室就要统一筹划，首先要领会上级领导的意图，提出初步方案，然后再和同级部门进行沟通协商，充分征求各方意见，达成共识，经领导同意后，再把任务分解下去，让各个部门明确责任，各负其责，精诚合作，组织实施，这样才能较好的完成企业的各项任务。同时，要密切与其他项目办公室的沟通联系，保持良好的双向信息传递，交流经验，互相学习，取长补短，共同提高。

2.4对上级的沟通协调

要从领导站位的高度出发，多观察多思考，向上级传递反馈各方面的动态，为上级决策提供具有价值的参考建议。要认真领会上级领导的工作意图，通过沟通协调让上级领导的指导意见能够全面贯彻下去。同时，又要以办公室掌握明了的事情、信息去为企业领导班子成员之间搭建一条联系的纽带，帮助企业领导成员传递信息、沟通思想、消除误区，促进整个领导班子成员统一思想，拧成一股绳，劲往一处使，共同抓好企业的各项工作。

2.5处理好服务领导与日常事务的关系

办公室行政管理工作是一项综合性的、系统性的工作，因此既要处理好服务领导的工作，又要做好与自身相关的日常工作。协调好两种工作是办公室行政工作的重点。只有保证了工作的重点，才能发挥办公室行政管理在日常管理工作中的作用。所以，在行政管理工作中，工作人员要始终围绕全局工作、重点工作以及中心工作来开展。也就是說，日常工作要让路于中心工作，及时领会领导的意图，把握工作的动态，提高工作的计划性，使重要工作及时落实到位，并逐步处理好各项日常事务。

2.6创建完整的办公室体系

在企业的办公室工作中，如果没有一个完整的工作体系，就容易导致在工作上的不严谨，造成工作上的失误，不但给企业的发展埋下一些不稳定的因素，也会给企业的形象造成一定的损害。所以企业要建立完备的办公室工作体系、制定完善的办公室工作制度，明确日常规定和考核，使办公室工作人员在工作中保持认真负责的态度，明确处理事务的要求，如：会议召开的时间、内容等要求，避免对办公室的工作效率产生影响。

结束语

在当前社会中，办公室管理人存在如管理混乱，人员素质不高等诸多问题，但对着社会发展，办公室行政管理在企业发展过程中的作用越来越受重视。完善企业管理架构，提高管理人员素质，从根本上发挥作用，才能使得办公室行政管理在企业发展过程中变得至关重要。办公室作为企业管理中的重要职能部门，有着协调、传达、调节等作用，对办公室工作人员有着综合素质的要求，其涉及多个方面。总之，要使办公室行政管理工作得到较大的提升，必须处理好服务领导与日常事务的关系，协调好行政工作与单位各级组织的关系以及不断提升自身的综合素质。

参考文献

[1]王学智.论港务企业行政管理中的办公室协调艺术[J].办公室业务，2018（18）：48.

[2]赵婷婷.如何有效提高领导者的沟通和协调能力[J].时代金融，2017（03）：202.

[3]刘丽敏.探析行政管理工作中办公室的沟通协调作用[J].科技风，2015（20）：6-7.

[4]钟联.企业办公室工作的创新与思考[J].办公室业务，2013（8）：26-27.

[5]高燕.对做好企业办公室工作的几点思考[J].办公室业务，2017（19）：150-151.

（作者单位：中铁二十二局集团第二工程有限公司）