高校人事档案管理系统的两项数据工作——公共数据与慢数据

(西华师范大学图书馆 四川 南充 637009)

高校人事档案信息综合管理系统，它以精准匹配查询技术、高清扫描技术和海量存储技术及其设备为基础，配合功能强大的 Excel函数匹配表单工作薄、专业的档案信息管理软件，实现对原始档案材料如纸质档案的归类、存储、查询和补充的同时，可减少接触各类档案原件的频次。此系统的基础与未来在于数字化、自动采集、以及数据管理。

一、数字化与现状

纸质资源数字化是现阶段大多数高校人事档案数字化工作的重点。自动采集需先经历初级的数字化过程——人工采集。智能技术的实现，是建立在高级阶段的自动采集和数据分析技术之上。由于技术限制，目前，我国人事档案和我校的人事档案管理还处于人工采集和高清信息采集的数字化阶段。人工采集的高清数字档案与纸质档案的管理工作相比，纸质档案的综合管理工作其地位依然不可撼动，而数字化进程需要提速。

首先，从纸质档案本身的重要性和地位看，它不可忽略。学者李薇娜做过“档案信息化管理中纸质档案的重要性分析”[1]，她认为“档案数据持续性的保管一旦用于储存电子档案信息的电子设备出现了故障，仅仅凭借现有的技术很难将档案材料完整地复原，电子档案信息可以依存的载体比较多，相对其受到的技术性限制也比较多。从保存时间这个角度来看，纸质档案虽然也会受到所处保存环境的影响，但是如果在合适的储存条件下，其储存时间也能够被延长，因此可明确纸质档案的稳定性也更强。”

其次，电子文件只被作为辅助性文件，不受重视。学者徐婧科在《纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理》中认为：很多的基层单位 OA水平较高，运用计算机下发文件，后再下发纸质文件，但纸质文件下发后，基层管理人员往往忽视电子文档，使之处于闲置状态。

最后，由于数字化管理的操作系统和集成平台的外来性，短时内增强了自动化进程，但由于系统或平台原因，如若遇到技术更迭，数据转移工作将比纸质档案的维护更为繁琐。正如游兰菊在《电子文件与纸质档案的差异及管理》的观点，通过加深对纸质档案的数字化管理，进而运用自动化手段，减少人工，提高工作效率和效果，是目前档案工作的重点。

二、自动采集数据信息的必然性及发展趋势

(一)必然性：从客观外部因素来看，随着全球人口老龄化趋势，全世界适龄劳动力减少，体力劳动的成本逐渐提高，依靠人工完成大量采集工作的成本越来越高。 加之，全球高科技工作者地区间高度流动性的成功案例(马丁肯尼与理查德佛罗里达提到硅谷和128号公路地区的高科技人才高度流动案例)[2]。

国情的变化，新型劳动力市场要求工作者不再仅是谋求机构内部晋升，而是横向发展。大规模流动和横向流动的客观外因要求档案管理实现自动化。所以，从主体和内部因素来看，随着高等教育的国际化趋势，我校人力资源流动性增强，高校人员学历素质不断提高，高层次学者对外交流的需求增强。大致估计：每年，我校至少要新增在职员工档案文件几千份。近几年每年引进高学历和高层次人才的档案材料由几十份上升至百余份。由此，每年都有数以万页的人事档案材料汇集在档案室需要管理。

可见，整理出一套能对各种在职人员、流动人员、高素质人员的纸质和电子档案自动化管理系统已显得相当必要了。

(二)发展趋势——数据信息管理：纸质资源数字化和人工采集之后，数字档案的综合管理工作的自动化程度也是需要深入的。自动化的采集将具更为完备的工作流程，含人事档案扫描系统、查询系统、登录系统、索引系统、存储、备份、建模和恢复系统等功能模块。自动化阶段的档案工作手段，在查询、索引、建模等方面，比人工采集阶段更为高级。

随着后工业社会工业进程和新技术更迭，大数据应运而生。自动采集阶段会产生大量可供数据分析的元数据。数据管理工作除了可以进行数据共享：电子化的档案信息可以实现网上查阅、档案管理、新增档案材料管理之间的无缝链接和数据共享。它还有大量的元数据需要分析处理。工作者可利用计算机软件，围绕元数据，准确统计各种创意指数，实现精英管理，从而提高创意经济、科技实力和人才吸引力。卜彦芳主编的《创意经济概论》(2014年版第220页)认为佛罗里达开发了Creativity Index的度量方法，其创意指数由4个同等权重的因素构成：

1.创意阶层占劳动力总人口的比例；

2.创新(以人均专利数来衡量)；

3.高科技产业，采用米尔肯研究所开发的广为业界接受的科技极化指数(Tech PoleIndex，佛罗里达称其为“高科技指数”)；

4.多样性，狭义以同性恋指数来衡量，能够合理地反映某地区对不同人群和观念的开放程度。广义即复合多样性指数，英文简称 CDI，包括如波西米亚人指数、文化熔炉指数等。

例如，吕庆华于2015年所著《中国创意城市评价》 认为：＂文化熔炉指数用于考察移民或外来人口比例与高科技产业发展之间的关联研究发现，文化熔炉指数与高科技指数呈正相关关系，一个城市或地区越开放发展前景就越好。”但同时，《创意经济概论》(第230页)部分赞同并深入揭示：受米尔肯研究院发布的＂文化熔炉都市地区”研究项目的启发，将这种关联定义为＂文化熔炉指数”(Melting Pot Index)。项目研究表明，文化熔炉指数与高科技指数呈现正相关，可以得出移民与高科技产业是相关联的。但，移民和创新之间并没有紧密的关联，文化熔炉指数与创新指数在统计学意义上并不构成关联。“

《创意经济概论》还谈到：波西半亚指数是指从事艺术创作的相对人口，作为该地区艺术财富创造者规模的直接依据。佛罗里达的分析结果还证明波西米亚指数有令人惊讶的预测性，此指数与高科技行业、人口增长、雇佣增长都具有显著的相关性。

所以，未来的档案元数据管理工作是提升档案管理工作价值的必然趋势，还需要深入研究各类数据指数的效用。在档案管理工作中，为提升工作价值，必然引伸出新的数据信息管理工作——档案数据统计。采集大数据之余，挖掘大数据中缺失的关键数据——“慢数据”[3]，可深化完善数据管理工作，提升档案管理价值。慢数据的力量在于以下两点：一是它作为大数据的补充，不仅感知基础设施没有获取到的数据，它还可以解开效率和消费的必然关联，可以在大数据确保效率的基础上，匹配合理的档案管理体制和人事运行机制。二是它能够引导行为的改变，大数据也许会让工作者养成依赖机械的思维，养成习惯浪费的工作方式，而慢数据的应用可以改变精明自私的大数据，直达被管理者与被管理者的灵魂。