中小企业人力资源外包的风险及防范对策问题研究

(广西城市职业学院 广西 崇左 530000)

一、中小企业实施人力资源外包的优势

(一)精简企业规模、促使机构重组。通过人力资源外包，企业的人力资源部门就可以从繁琐的事务性工作中解放出来，调整组织结构、精简对企业可有可无的员工，进而使人力资源部门的人员专注于战略层次的人力资源管理工作。除此之外，成功的外包服务也可以带动企业其他部门的员工，激发他们工作潜能和工作热情，提升工作效率。同时，当企业面临并购、重组等问题的时候，重要信息是相互保密的，需要有第三方来做资料收集与分析等工作，并提供专业化意见。第三方人力资源外包机构能够站在公正的立场上做专业化的处理，合作双方会更容易接受并取得互赢的结果。

(二)聚焦企业开展核心业务。在竞争激烈的生存环境中，中小企业的精力是有限的，没有过多的时间和精力去关注能为企业带来价值以外的工作，如人事档案管理工作、员工培训工作等非核心工作。中小企业只有与人力资源外包机构建立合作关系，通过外包机构提供的专业的人力资源管理方案，完善企业管理机制，以确保企业核心业务的突出和绩效的有效提升。通过人力资源外包，中小企业由此可以谋求到更大的利益。

(三)有助于企业获取高素质精英。在信息技术与知识经济的推进下，人力资源管理职能的运行需要向科技化、数字化、虚拟化发展。比如ERP系统、HR数据库等,通过编写新的程序，开发相关的软件,将人力资源管理程序数字化,为企业的员工和管理人员提供个性化的自助服务,并通过创建员工职位信息电子数据库,高效地管理员工。①通过运用电子化人力资源管理的手段，建立员工信息数据库和各种管理系统，使得人力资源管理工作更加规范化、数据化。因此，人力资源外包就成为了让企业获取技术支持和数据服务的最佳途径。

二、中小企业人力资源外包风险分析

(一)中小企业人力资源外包风险类型

1.外包机构选择的风险。不同的中小企业出于不同目的的考虑来实施人力资源外包，有的是为了战略化经营，将事务性的工作外包出去，有的是为了压缩管理成本，有的是为了减小管理压力。然而，如果企业在自己都不清楚为什么要外包时候就盲目地实施这一战略，那么，这只会造成人力资源管理部门管理混乱，企业信息外泄的严重后果。因此，中小企业决定人力资源外包的时候要考虑到是否符合中小企业的战略发展需求。

2.组织变革的风险。当中小企业实施人力资源外包的同时，企业管理系统也面临着变革的问题。原有的工作流程和工作重点都有所变化，事务性的部门面临着重组和解体，一部分员工也同样面临着调离岗位或辞退的风险。如果企业在这个时候不拿出具体的组织变革的方案，就会导致中小企业的员工缺乏安全感，增加员工的流失率。此外，为了与外包机构默契地共同管理，在合作初期，企业会花一些时间与外包机构共同商讨管理方案、管理流程等事宜，投入一些基础设施维护新的管理系统，这无疑会增加中小企业的成本。

三、中小企业应对人力资源外包风险的有效防范措施

(一)人力资源外包实施的可行性分析。在实施人力资源管理外包前，必须具有明确的目标，详细分析中小企业进行人力资源外包的动因和战略发展需求，不能只为了推脱人力资源管理部分职能的责任而盲目实施。此外，企业还要对人力资源外包活动进行成本——效益的分析和企业适应程度分析。例如，企业的人力资源外包活动是否划算，是否在企业开销的预算之内。但外包效益不能只从利润的角度出发，也要从考虑人力资源外包附加的战略价值，如外包机构提供的高质量服务提高本企业的综合管理水平、企业内部员工核心业务能力的提高等。企业的适应程度主要体现在企业能否适应人力资源外包带来的一系列改变、能否与外包机构建良好稳定的合作关系等。

(二)签署细致的人力资源外包合同。合同是联系企业与外包机构之间的重要纽带，象征着合作的开始。合作双方在人力资源外包过程中是委托代理关系，因此外包合同的签订可以维持这种良好的关系向规范化发展，同时也保证了合作者间的合作关系，双方的权利与义务就受到了法律的约束。同时，合同也是保证人力资源外包过程有效的措施之一，促进了人力资源外包业务的顺利进行。因此，合作双方一定要制定出一份详尽的协议。

在签订外包合同时，企业要重点保护商业机密，一定要制定相关的制度维护企业的核心商业机密。为了避免人力资源外包市场中的不正当竞争，外包机构有义务保密被服务企业的信息安全。

(三)进行企业内部沟通协调工作。企业进行人力资源外包会对内部员工的工作造成不小的影响，甚至部分员工将面临丢工作的风险，这使得他们感到非常不安，情绪波动较大，影响工作质量。因此，中小企业在实施人力资源外包之前，要妥善安置即将面临下岗的员工，在力所能及的情况下，应尽可能提供一些物质补偿，给离职的员工一系列的离职补贴，以便保证这些员工在找到新工作前有一些保障，减轻其恐慌。势必要与内部面临工作调换的员工提前疏导和妥善安排，以达到打消员工顾虑，减少抵触情绪作用。

(四)参与外包工作全过程、动态管理外包项目。虽然外包把人力资源部门从繁琐的日常工作解放出来，但人力资源部门的管理人员还是要参与和监控外包的全部过程。通过和外包机构不断进行一些业务上的交流，企业可以从外包机构那边获取一些专业知识和管理经验,提升自身的人力资源管理能力和业务水平，防止人力资源管理部门职能朝边缘化发展。与此同时，企业通过参与人力资源外包的整个过程,企业还要实时监控外包机构的服务进展情况,针对外包效果与企业需求目标之间的差异,共同探新改进,协助外包机构修改工作流程和工作方法，从而不断迎合企业自身的战略目标。

(五)建立定期报告、验收评估制度、拟定备用应急方案。各中小企业与外包服务机构可以经过协商，建立一套双方都可以接受的定期报告制度，通过及时有效的信息反馈，企业随时掌握外包实施的具体情况，与外包服务机构一同解决出现的各种问题，帮助其不断地调整服务方式，保证企业与服务机构的顺利合作。

【注释】

①张翔.企业将流行人事外包.经贸导刊,2003(4):44-44